Rechnungsprüfung bei E-Rechnungen: Warum bei ZUGFeRD die XML entscheidet

Eine ZUGFeRD-Rechnung verbindet zwei Darstellungen in einer Datei:

• das für Menschen lesbare PDF und
• die eingebettete, maschinenlesbare XML-Datei.

Im Idealfall geben beide Bestandteile denselben Rechnungsinhalt wieder. Doch was passiert, wenn sich PDF und XML unterscheiden? Welcher Teil ist für die Buchhaltung maßgeblich, und wer trägt das größere Risiko?

Seit 2025 ist die XML der führende Rechnungsteil

Mit Einführung der obligatorischen E-Rechnung hat die Finanzverwaltung das Verhältnis zwischen PDF und XML neu eingeordnet.

Bei einer hybriden E-Rechnung wie ZUGFeRD sind die strukturierten XML-Daten der führende Rechnungsteil. Unterscheiden sich XML und sichtbares PDF, sind grundsätzlich die Angaben in der XML maßgeblich.

Das betrifft insbesondere:

• Rechnungsbetrag,
• Umsatzsteuerbetrag und Steuersatz,
• Rechnungsnummer,
• Rechnungsdatum,
• Leistungsbeschreibung,
• Leistungsempfänger,
• Leistungsdatum oder Leistungszeitraum.

Auch der Vorsteuerabzug richtet sich nach dem strukturierten Rechnungsteil. Das BMF formuliert ausdrücklich, dass bei Abweichungen ein Vorsteuerabzug nur aus dem strukturierten Teil möglich ist. Die BMF-FAQ zur E-Rechnung empfehlen deshalb, die XML selbst zu visualisieren.

Muss der Empfänger PDF und XML vergleichen?

Eine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung, jede ZUGFeRD-Rechnung feldweise zwischen PDF und XML abzugleichen, gibt es nicht.

Der Empfänger muss aber die für den Vorsteuerabzug maßgebliche Rechnung auf Vollständigkeit und inhaltliche Richtigkeit prüfen. Da die XML der führende Teil ist, muss sich die Rechnungsprüfung auf die XML-Daten beziehen.

Wer ausschließlich das sichtbare PDF kontrolliert, prüft unter Umständen nicht die Daten, die später automatisch verbucht und für den Vorsteuerabzug verwendet werden.

Eine geeignete Buchhaltungssoftware sollte deshalb:

• die XML technisch validieren,
• die XML verständlich visualisieren,
• Buchungsdaten aus der XML übernehmen,
• Fehler und fehlende Pflichtangaben anzeigen,
• bei wesentlichen Abweichungen einen Klärungsprozess auslösen.

Ein automatisierter Vergleich wichtiger Werte aus PDF und XML ist sinnvoll, aber gegenwärtig keine ausdrücklich vorgeschriebene Einzelmaßnahme.

Abweichungen sind häufig für den Aussteller gefährlicher

Enthält das PDF keine abweichenden umsatzsteuerlichen Rechnungsangaben, behandelt die Finanzverwaltung es als inhaltlich identisches Mehrstück.

Anders sieht es bei materiellen Abweichungen aus. Weist das PDF beispielsweise einen anderen Umsatzsteuerbetrag oder eine andere Leistung aus, kann es nach Auffassung der Finanzverwaltung eine zusätzliche “sonstige Rechnung” darstellen.

Damit kann für den Aussteller ein Risiko nach § 14c UStG entstehen. Wer in einer Rechnung einen zu hohen Steuerbetrag ausweist, kann diesen Betrag zusätzlich schulden, selbst wenn die XML einen niedrigeren und eigentlich richtigen Betrag enthält.

Ein Beispiel:

• XML: 1.000 Euro netto plus 190 Euro Umsatzsteuer
• PDF: 1.000 Euro netto plus 200 Euro Umsatzsteuer

Für den Empfänger richtet sich der Vorsteuerabzug nach der XML. Er kann also nicht einmal 190 Euro aus der XML und zusätzlich 200 Euro aus dem PDF abziehen. Ein doppelter Vorsteuerabzug aus den beiden Darstellungen derselben ZUGFeRD-Datei ist nach der Verwaltungsauffassung nicht möglich.

Für den Aussteller kann der abweichende Steuerausweis im PDF dagegen eine zusätzliche Steuerschuld auslösen. Genau darin liegt das besondere Risiko hybrider Rechnungen.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 stellt dazu klar:

• Der Bildteil kann bei abweichenden Rechnungsangaben eine weitere sonstige Rechnung darstellen.
• Dann sind die Rechtsfolgen des § 14c UStG zu prüfen.
• Der Vorsteuerabzug ist gleichwohl nur aus dem strukturierten Rechnungsteil möglich.

Ist der Empfänger damit vollständig aus dem Risiko?

Nein. Das Risiko ist für ihn anders gelagert.

Verlässt sich der Empfänger ausschließlich auf das PDF, können beispielsweise:

• ein falscher Vorsteuerbetrag gebucht,
• ein falscher Rechnungsbetrag bezahlt,
• eine manipulierte Bankverbindung verwendet,
• ein falscher Leistungsgegenstand freigegeben oder
• unzutreffende Stammdaten übernommen werden.

Der Empfänger sollte deshalb nicht davon ausgehen, dass ein optisch plausibles PDF automatisch mit der XML übereinstimmt. Entscheidend ist, dass die Rechnungsprüfung und Buchung auf den XML-Daten beruhen.

Wird eine wesentliche Abweichung erkannt, sollte die Rechnung nicht einfach anhand des vermeintlich richtigen Teils weiterverarbeitet werden. Empfehlenswert ist, vom Aussteller eine korrigierte, widerspruchsfreie E-Rechnung anzufordern.

Nicht jede Abweichung ist schädlich

PDF und XML müssen nicht Zeichen für Zeichen identisch sein. Die Finanzverwaltung akzeptiert insbesondere:

• technisch bedingte geringfügige Unterschiede,
• Rundungsdifferenzen,
• verkürzte Darstellungen,
• konkretisierende oder ergänzende Informationen.

Entscheidend ist, dass der Charakter des PDF als inhaltlich identisches Mehrstück erhalten bleibt. Eine verkürzte Leistungsbeschreibung im PDF kann deshalb unschädlich sein. Ein anderer Steuerbetrag oder eine tatsächlich andere Leistung ist es regelmäßig nicht.

Fazit

Bei ZUGFeRD gilt: Die XML ist nicht nur ein technischer Anhang, sondern der steuerlich führende Rechnungsteil.

Für den Empfänger bedeutet das: Rechnungsprüfung, Buchung und Vorsteuerabzug müssen sich an der XML orientieren.

Für den Aussteller bedeutet es: PDF und XML sollten aus derselben Datenquelle erzeugt und vor dem Versand auf wesentliche Abweichungen geprüft werden.

Materielle Unterschiede können für den Aussteller besonders gefährlich werden, weil das PDF möglicherweise als weitere Rechnung behandelt wird und eine zusätzliche Steuerschuld nach § 14c UStG auslösen kann. Ein doppelter Vorsteuerabzug beim Empfänger folgt daraus dagegen nicht.

Merksatz: Menschen sehen das PDF. Steuerlich führt die XML.

Grundlagen zur E-Rechnungspflicht, zu Formaten und Fristen findest Du im E-Rechnung-Guide, und ob eine Rechnung überhaupt eine echte E-Rechnung ist, klärt der Guide gleich mit.