Erfassungsliste automatisch filtern + F4: zwei Handgriffe, die Du nie wieder hergibst

Bei einem Termin letzte Woche, live in einer Kanzlei, kam dieser Wunsch auf: “Wenn ich ein Konto oder Gegenkonto anbuche, soll die Erfassungsliste doch gleich passend gefiltert sein.” Verständlich, denn ohne Filter scrollst Du bei jeder Kontrolle durch sämtliche Buchungen des Zeitraums.

Die Antwort: Diese Einstellung gibt es längst. Sie ist nur gut versteckt.

Warum die Erfassungsliste so wichtig ist

Die Erfassungsliste ist beim Buchen Dein ständiger Begleiter: Hier kontrollierst Du, was schon gebucht wurde, schlägst nach, wie ein Fall beim letzten Mal behandelt wurde, und erkennst Klärfälle. Genau deshalb nervt es so, wenn sie immer alle Buchungen des Zeitraums zeigt: Bei ein paar hundert Buchungssätzen im Monat suchst Du bei jeder Kontrolle aufs Neue, scrollst, überfliegst, verlierst den Faden und die Zeit.

So aktivierst Du den automatischen Filter

1. Öffne die Erfassungsmaske in der hmd.fibu.
2. Oben links, direkt neben dem Zeitraum, sitzt ein kleines Zahnrad ⚙, dahinter stecken die Einstellungen der Erfassungsmaske.
3. Aktiviere dort “Buchungen für Konto/Gegenkonto anzeigen”.

Das war’s schon. Ab jetzt filtert die Erfassungsliste automatisch mit, sobald Du ein Konto oder Gegenkonto anbuchst: Du siehst sofort nur noch die Buchungen, die dazu passen, ohne einen einzigen weiteren Klick.

Hier kannst Du die Einstellung einmal komplett nachgeklickt sehen:

Das ändert sich im Alltag

Ein Beispiel: Du erfasst Erlöse auf Konto 8400. Vorher tippst Du das Konto ein, willst kurz prüfen, was diesen Monat schon darauf gebucht wurde, und scrollst dafür durch die komplette Liste, zwischen Bankbuchungen, Kasse und allem anderen. Nachher steht das Konto in der Maske, und die Liste darunter zeigt genau die 8400er-Buchungen des Zeitraums. Die Kontrolle, für die Du vorher gescrollt und gesucht hast, passiert nebenbei, während Du buchst.

Bonus: F4 im Buchungstext

Der zweite Handgriff spart Tipparbeit. Drück im Feld Buchungstext die Taste F4: Es öffnet sich die Liste Deiner letzten Buchungstexte. Mit den Pfeiltasten ↑↓ wählst Du aus, Enter übernimmt den Text direkt in die Buchung.

So sieht das in der Praxis aus:

Das ist mehr als eine Tipp-Abkürzung. Wiederkehrende Buchungen bekommen so konsistente Texte, und das zahlt sich später aus: beim Suchen, beim Auswerten und wenn eine Kollegin oder ein Kollege die Buchhaltung übernimmt und sofort versteht, was gemeint ist. Nie wieder überlegen, wie die Buchung letzten Monat formuliert war.

Und wenn ein Fall wirklich jeden Monat identisch wiederkommt, lohnt sich der Blick auf die nächste Stufe: Dauerbuchungen, warum eigentlich nicht immer?

Für wen sich die zwei Handgriffe besonders lohnen

• Vielbucher: Wer täglich in der Erfassungsmaske arbeitet, spart bei jeder einzelnen Buchung ein paar Sekunden Suchen und Tippen.
• Kanzleien mit Vertretungsregelung: Konsistente Buchungstexte machen jede Übergabe leichter.
• Alle, die kontrollieren, während sie buchen: Der Filter macht die laufende Kontrolle zum Nebeneffekt statt zum Extra-Arbeitsschritt.

Versteckte Einstellungen: ein Muster, das sich zu kennen lohnt

Die Erfassungsmaske ist kein Einzelfall: Hinter den kleinen Zahnrädern der hmd.fibu stecken oft genau die Optionen, die man seit Monaten vermisst. Es lohnt sich, sie einmal bewusst durchzuklicken. Einen Überblick über weitere nützliche Optionen findest Du im Beitrag Einstellungen der Erfassungsliste in hmd.fibu, und noch mehr Tempo beim Erfassen holst Du Dir mit den Tipps aus Noch schneller zur fertigen Buchung.

Warum solche Kleinigkeiten den Unterschied machen

Beide Funktionen sparen pro Buchung nur Sekunden. Aber Buchungen macht man hunderte pro Monat, und genau da summiert es sich: weniger Scrollen, weniger Tippen, weniger “wie hieß das nochmal?”. Standardisieren, digitalisieren, automatisieren fängt oft bei einem einzigen Haken in den Einstellungen an.

Welche Funktion hast Du ewig gesucht?

Kennst Du eine Funktion, die Du lange gesucht hast, oder suchst Du gerade eine? Schreib sie mir, in die Kommentare auf Instagram oder LinkedIn. Genau daraus entstehen die nächsten #FunctionMonday-Folgen.

Und wenn Du lieber schaust statt liest: Auf YouTube findest Du beide Funktionen als kurze Videos, und fast jeden Montag einen neuen Praxistipp als Short.