Die Geheimnisse der Kontoverweise

Ein alter Hut, der immer noch passt

Kontoverweise sind eigentlich ein alter Hut. Es gibt sie seit vielen Jahren, und wer heute über Buchungsautomatisierung spricht, redet lieber über Buchungsvorschläge, OPOS-Zuordnung oder KI. Trotzdem sind Kontoverweise nach wie vor sehr hilfreich, wenn es darum geht, dem System vorzugeben, wie man etwas wirklich gebucht haben will. Nicht so, wie das System es vermutet, sondern so, wie Du es entschieden hast.

Genau deshalb lohnt sich ein zweiter Blick auf die Details. Denn zwischen einem Kontoverweis, der Arbeit spart, und einem, der Arbeit macht, liegen oft nur ein Suchbegriff und eine Einstellung.

Die Grundregel: Ein falscher Treffer, und Du prüfst wieder alles

Für mich gilt bei Kontoverweisen immer eine Grundregel: Wenn der Kontoverweis am Ende auch falsche Umsätze erfasst, dann sollte man sich wirklich überlegen, ob er so bleiben kann.

Warum? Weil man ab diesem Moment auch diesen Kontierungen nicht mehr vertraut. Und dann kontrolliert man trotzdem alles. Jeden Umsatz, den der Verweis vorgeschlagen hat, schaut man noch einmal an, weil einer von zehn eben daneben lag. Damit ist der Nutzen weg. Ein Kontoverweis, der zu 90 Prozent richtig liegt, spart keine 90 Prozent der Arbeit. Er spart fast nichts, weil die Kontrolle bleibt.

Ein Kontoverweis darf deshalb nur eines: treffen, was er treffen soll. Sonst wird er geschärft, oder er fliegt raus.

Geheimnis 1: Suchbegriffe schärfen statt Verweis löschen

Rausfliegen muss er aber selten. Ich persönlich versuche einfach, noch weitere Suchbegriffe zu ergänzen, oder auch nur Teile des Umsatztextes, damit der Kontoverweis genau das tut, was ich will.

Das Prinzip: Ein Kontoverweis kann in der hmd-Software mit mehreren Suchtexten arbeiten, die zusammen zutreffen müssen. Statt nur „Miete” zu suchen, suchst Du „Miete” und den Namen des Vermieters. Statt „Telekom” nimmst Du zusätzlich die Kundennummer, die im Verwendungszweck mitläuft. Jeder weitere Begriff macht den Verweis enger, und je enger er ist, desto seltener trifft er etwas, was er nicht treffen soll.

Dabei muss der zweite Begriff kein ganzes Wort sein. Oft reicht ein Stück aus dem Umsatztext, das bei den gewollten Umsätzen immer vorkommt und bei den anderen nie. Welche Grundlagen dafür im Kontoverweis stecken, steht im Beitrag Kontoverweise richtig nutzen.

Geheimnis 2: Rechnungsnummern mit Struktur

Richtig spannend wird das bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern. Dort laufen die Kundenzahlungen meist ohne offene Posten direkt über die Bank, und der Verwendungszweck ist alles, was Du hast. Gerade hier ist es sehr hilfreich, wenn der Mandant einen festen Aufbau der Rechnungsnummer verwendet, zum Beispiel 2026-00001, 2026-00002 und so weiter.

Dann reicht der Suchtext „2026-”, und der Kontoverweis erkennt jede Kundenzahlung sicher.

Steht aber nur 2401 und 2402 auf den Rechnungen, hätte ich zwar die „24” als Kontoverweis. Aber genau diese zwei Ziffern werden dazu führen, dass auch falsche Kontierungen vorkommen. „24” steckt in Kundennummern, in Beträgen, in Datumsangaben und in allem Möglichen, was sonst noch über das Konto läuft. Und dann greift die Grundregel von oben: Du prüfst wieder alles.

Es lässt sich leider nicht immer etwas finden. Manchmal ist es dann das Gespräch mit dem Mandanten, zum Jahreswechsel doch einmal einen neuen Aufbau der Rechnungsnummer einzuführen. Das klingt nach einer Kleinigkeit, aber das sind genau die Dinge, die Dich schnell voranbringen. Ein Gespräch im Dezember, und ab Januar läuft ein ganzer Umsatzblock von allein.

Geheimnis 3: Konten eingrenzen, Betrag ergänzen

Auch immer wieder wichtig: Kontoverweise kann man in der Regel nicht nur für alle Konten anlegen, sondern auch nur für bestimmte. Wenn der Mandant ein Geschäftskonto und ein zweites Konto für die Miete führt, muss der Verweis für die Mieteinnahmen gar nicht erst auf dem Geschäftskonto suchen. Weniger Suchraum, weniger Fehltreffer.

Und wenn es sich um eine Dauerrechnung handelt, kann man zur Sicherheit auch noch den Betrag ergänzen. Leasingrate, Wartungsvertrag, Beitrag: Der Betrag ist Monat für Monat gleich, und der Kontoverweis greift nur, wenn Suchtext und Betrag passen. Taucht derselbe Zahlungsempfänger mit einem anderen Betrag auf, etwa für eine Sonderzahlung, bleibt der Umsatz offen und Du schaust hin. Genau so soll es sein. Für Fälle mit festem Betrag und festem Termin gibt es alternativ die Dauerbuchung, die den Umsatz gar nicht erst abwartet.

Ein Alltags-Szenario

Eine Fotografin, Einnahmen-Überschuss-Rechnung, ca. 40 Kundenrechnungen im Monat. Die Rechnungsnummern laufen seit Jahren einfach durch: 2401, 2402, 2403. Der Kontoverweis in der Kanzlei sucht nach „24” und bucht auf Erlöse. Die meisten Zahlungen trifft er. Aber einmal im Monat erwischt er auch die Telefonrechnung mit der Kundennummer 324418, und einmal die Rückerstattung über 24,90 Euro. Ergebnis: Die Mitarbeiterin in der Kanzlei klickt jeden Treffer noch einmal durch, weil sie weiß, dass einer dabei ist.

Nach einem kurzen Gespräch stellt die Fotografin zum Jahreswechsel um: 2027-0001, 2027-0002. Der Kontoverweis sucht jetzt nach „2027-”, trifft nur noch Kundenzahlungen, und die Kontrolle beschränkt sich auf den Rest des Kontoauszugs. Der Unterschied ist ein Bindestrich und ein Gespräch.

Für wen das wichtig ist

Für Kanzleien mit vielen kleinen Mandanten: Dort sind Kontoverweise oft seit Jahren unverändert. Ein Durchgang nach der Grundregel, also raus oder schärfen, bringt mehr als jede neue Funktion.

Für Buchhaltungsbüros: Bei Einnahmen-Überschuss-Rechnern entscheidet die Rechnungsnummer des Mandanten darüber, ob Kundenzahlungen automatisch laufen. Das Gespräch zum Jahreswechsel gehört auf die Liste.

Für Unternehmen mit eigener Buchhaltung: Wer seine Rechnungsnummern selbst vergibt, hat es in der Hand. Ein Aufbau wie 2027-0001 kostet nichts und macht jede Kundenzahlung im Kontoauszug eindeutig.

Und was ist mit KI?

Warum erzähle ich das eigentlich? In Zeiten von KI geht das doch auch anders. Ja, mag sein. Aber noch ist das Vertrauen nicht so groß, und so kann man sich eben auch ganz gut behelfen. Ein Kontoverweis ist nachvollziehbar: Du siehst, warum er gegriffen hat, und Du kannst ihn selbst anpassen. Das ist im Moment genau die Art von Automatisierung, der man ohne Nachkontrolle vertrauen kann, wenn sie sauber eingerichtet ist.

Wie Du Deine bestehenden Kontoverweise systematisch durchgehst, am besten direkt aus dem Kontoauszugsmanager heraus, steht im Beitrag Pflege von Kontoverweisen. Und wer das automatische Verbuchen an den Beleg koppeln will, findet die Option im Beitrag Kontoverweis nur mit Beleg.

Mein Fazit

Drei Fragen für jeden Kontoverweis: Trifft er auch Umsätze, die er nicht treffen soll? Lässt er sich mit einem weiteren Suchbegriff, einem Konto oder dem Betrag enger fassen? Und wenn nicht: Welches Gespräch mit dem Mandanten würde das ändern? Wer diese drei Fragen einmal im Jahr durchgeht, hat Kontoverweise, denen er vertraut. Und nur die sparen Zeit.