Der Infobriefkommentar geht online: Rückfragen, die sich fast von selbst erledigen

Der Infobriefkommentar ist einer der Klassiker der Finanzbuchhaltung: Fragen zu Buchungen sammeln, an den Mandanten schicken, auf Antworten warten. Jede Kanzlei kennt ihn, fast jede nutzt ihn. Und genau dieser Klassiker bekommt jetzt das Update, auf das viele gewartet haben: Er geht online.

Warum der Klassiker ein Update verdient hat

So sah der Ablauf bisher aus: Beim Buchen fallen Fragen an. Die sammelst Du, schickst sie gebündelt raus, als Brief, PDF oder Mail. Der Mandant antwortet irgendwann, gerne unvollständig, und dann beginnt das Zuordnen: Welche Antwort gehört zu welcher Buchung? Welcher Beleg war eigentlich gemeint? Bis alles geklärt ist, hast Du den Fall dreimal in die Hand genommen.

Das Problem war nie die Frage. Das Problem waren die Umwege.

So funktioniert der Infobriefkommentar online

Der neue Weg ist direkt, und zwar in beide Richtungen:

1. Du hast eine Frage zu einer Buchung. Ein Klick aus der hmd.fibu, und Deine Frage landet beim Mandanten. Er gibt die Antwort genau dort ein, an der Frage. Sie kommt also automatisch dahin zurück, wo sie hingehört: an die Buchung.

2. An der Buchung hängt ein Beleg. Dann bekommt der Mandant ihn gleich mitgeliefert und sieht sofort, worum es geht. Kein “welcher Beleg war das nochmal?”, keine Suche in Ordnern, der Beleg liegt direkt neben der Frage.

3. Ein Beleg fehlt. Der Mandant lädt ihn direkt an der Frage hoch, und er landet ohne Umwege an der richtigen Buchung. Das Nachreichen, das früher aus Mail-Anhang, Ablage und Zuordnen bestand, ist ein einziger Handgriff geworden.

So sieht der Ablauf aus, Frage, Antwort und Beleg in einem Gespräch:

Komplett mobil

Der Punkt, der im Alltag den größten Unterschied macht: Alles läuft auch am Handy. Der Mandant beantwortet Rückfragen, wo er gerade ist, auf der Baustelle, im Laden, abends auf dem Sofa. Genau deshalb kommen die Antworten so schnell: Die Hürde, “sich mal an den Schreibtisch zu setzen”, fällt einfach weg.

Was Kanzleien berichten

Die Funktion ist bereits im Einsatz, und das Feedback ist bemerkenswert einheitlich: Die Mandanten sind nach kürzester Zeit dabei, Rückfragen zur Bedienung gibt es kaum. Das ist bei Mandanten-Tools keine Selbstverständlichkeit, und es liegt vor allem daran, dass der Mandant nichts Neues lernen muss: Er bekommt eine Frage, tippt die Antwort, fertig.

Die Technik dahinter: hmd.netarchiv

Möglich macht das Ganze das neue hmd.netarchiv. Für Dich als Anwender heißt das vor allem: vollintegriert, aus einer Hand. Kein Systemwechsel, kein Extra-Tool, kein Export-Import-Spiel, ein Klick aus der hmd.fibu, und es läuft.

Ein ehrlicher Hinweis dazu: Die Nachfrage nach dem Umstieg ist gerade enorm, entsprechend gibt es Wartezeit. Wer wechseln möchte, meldet sich also am besten früh bei der hmd, es lohnt sich, vorne in der Reihe zu stehen.

Für wen sich das besonders lohnt

• Kanzleien mit vielen Klärfällen: Jede Frage, die direkt an der Buchung geklärt wird, ist ein Fall, den Du nicht dreimal anfasst.
• Mandanten, die unterwegs sind: Handwerk, Gastronomie, Handel, überall dort, wo niemand am Schreibtisch auf Fragenlisten wartet, spielt die mobile Antwort ihre Stärke aus.
• Alle, die Belege hinterherlaufen: Der Upload an der Frage beendet die Nachreich-Schleife aus Mail, Ablage und Zuordnung.

Vom Medienbruch zum Kreislauf

Wenn Du den #FunctionMonday länger liest, erkennst Du das Muster: Erst wurden die Belege digital, dann kam die digitale Mandantenanbindung, und über Rückfragen zu Buchungen haben wir hier auch schon gesprochen. Der Infobriefkommentar online schließt jetzt den Kreis: Frage, Antwort und Beleg bleiben an einem Ort, an der Buchung. Genau so sieht Digitalisierung aus, die man im Alltag wirklich merkt.

Welche Funktion soll ich als Nächstes zeigen?

Arbeitest Du schon mit dem hmd.netarchiv, oder steht der Umstieg an? Schreib mir Deine Erfahrungen und Fragen in die Kommentare auf Instagram oder LinkedIn, daraus entstehen die nächsten #FunctionMonday-Folgen.

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