// hmd-modul · elektronisches kassenbuch
hmd.onlinekasse,
Dein digitales Kassenbuch,
das mit der Kanzlei spricht.
Ein revisionssicheres, GoBD-konformes Kassenbuch zur Erfassung von Bargeldbewegungen. Kein Kassensystem nach § 146a AO: also keine TSE, keine DSFinV-K, keine Meldepflicht. Genau das, was viele Mandate brauchen, ohne den Aufwand, den keiner braucht.
// worum geht's
Kassenbuch, nicht Kasse: und das ist gut so
hmd.onlinekasse ist ein elektronisches Kassenbuch, kein elektronisches Aufzeichnungssystem nach § 146a AO. Heißt: Du dokumentierst hier Bargeldbewegungen revisionssicher, nicht den einzelnen Verkaufsvorgang am Tresen. Das ist genau die Kategorie, die viele Mandate tatsächlich brauchen: GmbHs mit gelegentlichen Barvorgängen, Handwerker, Dienstleister, Freiberufler mit Barkasse.
Wie alle aktuellen Mandantenlösungen der hmd software AG läuft sie über den asp.client (Windows). Mandant und Steuerkanzlei arbeiten in derselben Datenbasis: kein Import/Export, kein CSV-Pingpong, keine Versionsverluste. Die Festschreibung sorgt dafür, dass die Aufzeichnungen unveränderbar bleiben, und genau das macht die hmd.onlinekasse ordnungsgemäß im Sinne der Finanzverwaltung.
// rechtliche einordnung
Drei Welten der Finanzverwaltung: und wo hmd.onlinekasse zu Hause ist
Im Sprachgebrauch wird das oft vermischt. Steuerrechtlich sind es drei klar getrennte Kategorien:
// 01
Elektronisches Aufzeichnungssystem
§ 146a AO i.V.m. § 1 KassenSichV
- TSE-Pflicht
- DSFinV-K-Export
- Belegausgabepflicht
- Meldepflicht beim Finanzamt
Pflicht für POS-Kassen. Wer hier landet, braucht ein TSE-zertifiziertes Kassensystem.
// 02
Offene Ladenkasse
manuell, ohne elektronisches System
- Mechanische Schubladenkasse
- Täglicher handschriftlicher Kassenbericht
- Retrograde Ermittlung der Tageslosung
- Zählprotokoll zum Kassenbestand
Bewusst analog. Kassenbericht ist ein eigenes Dokument, nicht durch ein Kassenbuch ersetzbar.
// 03
Elektronisches Kassenbuch
GoBD-konformes Dokumentationsmedium
- Festschreibung & Änderungsprotokoll
- Revisionssicher dokumentierte Barvorgänge
- Keine TSE, keine DSFinV-K
- Keine Meldepflicht nach § 146a AO
Das ist hmd.onlinekasse. Dokumentation statt POS-Erfassung, aber genauso prüfungsfest.
// wofür
Fünf typische Einsatzfälle
Wenn einer dieser Fälle bei Dir oder Deinem Mandat zutrifft, ist die hmd.onlinekasse die richtige Wahl.
- Tageslosungen ohne CSV-Pingpong in der hmd.fibu. Wenn Dein Mandant schon ein TSE-Kassensystem im Laden stehen hat, willst Du die Tageslosungen sauber in der Buchhaltung haben, ohne dass jemand Z-Bons abtippt oder Exporte hin- und herschickt.
- Kassenbuch ohne TSE-Aufwand. Wenn Dein Mandant gelegentlich bar kassiert oder ausgibt, aber keinen Verkaufstresen hat (GmbH, Handwerker, Kfz-Werkstatt, Dienstleister), willst Du die Bargeldbewegungen revisionssicher dokumentiert haben, ohne in die § 146a-Falle zu tappen.
- Bargeldkasse, die sich tagesaktuell selbst führt. Wenn am Quartalsende sonst ein Schuhkarton mit Porto-, Tank- und Bürobedarf-Quittungen ankommt, willst Du das nicht mehr rückwärts aufrollen. Der Mandant erfasst Tag für Tag, Du buchst sauber dazu.
- Freiwillige Kassenbuchführung als Versicherung. Wenn Du unsicher bist, ob Dein Mandant überhaupt Kassenbuch-pflichtig ist, willst Du im Zweifel auf der sicheren Seite stehen, ohne ihn mit zusätzlichem Aufwand zu nerven. Ob die Pflicht wirklich gilt, klärt sich danach mit dem Steuerberater im Detail.
- Brücke vom TSE-Kassensystem zur hmd.fibu. Wenn der TSE-Kassen-Export bei Dir landet, willst Du einen sauberen Übergang in die Buchhaltung, ohne dass jemand Beträge doppelt erfasst oder Tagesabschlüsse manuell überträgt. Die hmd.onlinekasse ist das Bindeglied.
// nicht geeignet für
Bargeldintensive Branchen mit POS-Kassieren (Friseur, Café, Bäcker, Einzelhandel, Imbiss, Kiosk). Hier greift § 146a AO. Pflicht ist ein TSE-zertifiziertes Kassensystem mit DSFinV-K-Export, nicht ein elektronisches Kassenbuch.
// funktionen
Acht Funktionen, die in der Praxis zählen
- Tastatureingabe ohne Maus. Schnellerfassung wie auf der Tastenkasse vor dem Bildschirm.
- Belege direkt anheften. Bon, Quittung, Rechnung: ein Klick und das PDF liegt am Buchungssatz.
- Kassenminusprüfung. Verhindert die GoBD-Falle automatisch: keine Buchung mehr, die das Kassenkonto in den Minus-Bereich bringt.
- Zählprotokoll mit Festschreibung. Periodischer Abschluss in definierbaren Intervallen: täglich, wöchentlich, monatlich.
- Daten ohne Import/Export in die hmd.fibu. Mandant und Kanzlei in derselben Datenbasis: kein DATEV-CSV, kein manuelles Tippen.
- Erfassung mit oder ohne Sachkonto. Mandant erfasst Einnahmen und Ausgaben, die Kanzlei vervollständigt die Konten danach. Ein "unklare Buchungen"-Konto als Hilfe lässt sich hinterlegen.
- Personenkonten und Kostenstellen. Für Mandanten mit mehreren Bereichen, Filialen oder Projekten: sauber getrennt auswertbar.
- Dokumentenpool-Anbindung. Belege per Drag-and-Drop, Übernahmeordner oder Daten-Transfer in den Pool. Mehr dazu unten.
// ordnungsgemäßheit
Warum Excel als Kassenbuch nicht reicht
Am Markt erhältliche Software wird vom Finanzamt nur dann als ordnungsgemäß anerkannt, wenn nachträgliche Änderungen entweder unmöglich sind oder automatisch protokolliert werden. Genau dafür sorgen Festschreibung und Änderungsprotokoll in der hmd.onlinekasse.
Ein in Excel geführtes Kassenbuch erfüllt das nicht und wird nach ständiger Rechtsprechung des BFH nicht anerkannt: mit dem Risiko von Hinzuschätzungen nach § 162 AO. Wer digital Kassenbuch führen will, braucht zwingend ein System, das Unveränderbarkeit technisch sicherstellt. Die hmd.onlinekasse tut das.
// integration
Der Dokumentenpool als Knotenpunkt
Belege landen nicht direkt im Kassenbuch, sie wandern in den Dokumentenpool und werden von dort an die Buchung gehängt. Drei Wege, wie der Beleg in den Pool kommt:
// weg 01
Drag & Drop
PDF oder Bilddatei direkt in den Dokumentenpool ziehen. Funktioniert auch aus dem E-Mail-Programm.
// weg 02
Übernahmeordner
Einmal eingerichtet: Scanner oder Handy-Foto landet automatisch in der Kategorie "Kasse". Der Pool prüft den Ordner beim Start, Belege werden optional nach Übernahme gelöscht.
// weg 03
Daten-Transfer
Mandant sendet Belege via Daten- und Dokumententransfer unter der Kategorie "Kasse" und landen automatisch im richtigen Pool der Kanzlei.
Bonus, wenn Deine Kanzlei die Digitale Belegverarbeitung freigeschaltet hat: Bei der Erfassung werden Betrag und Text aus dem Beleg automatisch vorausgefüllt. Beides lässt sich noch ändern oder ergänzen, es soll Dich bei der Erfassung unterstützen, nicht ersetzen. Frag bei Deiner Kanzlei nach, ob die Funktion für Dich aktiviert ist.
// faq
Häufige Fragen
Brauche ich für die hmd.onlinekasse eine TSE?
Nein. Die hmd.onlinekasse ist ein elektronisches Kassenbuch, kein Aufzeichnungssystem nach § 146a AO. TSE-Pflicht und DSFinV-K-Export gelten für POS-Kassensysteme. Wenn Du eines davon brauchst, ist die hmd.onlinekasse nicht das richtige Modul.
Was unterscheidet ein elektronisches Kassenbuch von einem Kassensystem?
Ein Kassensystem erfasst den einzelnen Verkaufsvorgang im Moment des Kassierens am Tresen, mit TSE, Bondrucker, DSFinV-K-Export und Meldepflicht. Ein elektronisches Kassenbuch dokumentiert Bargeldbewegungen nachgelagert und revisionssicher: Tageslosungen, Bareinlagen, Barausgaben, OPOS-Zahlungen. Beide sind GoBD-relevant, aber rechtlich klar getrennte Kategorien.
Muss ich alle Daten vom Beleg abtippen?
Nein. Wenn Deine Kanzlei die Digitale Belegverarbeitung für die Kasse freigeschaltet hat, werden Betrag und Text aus dem Beleg automatisch vorausgefüllt. Beides lässt sich bei Bedarf noch ändern oder ergänzen. Frag bei Deiner Kanzlei oder Deinem Buchhaltungsbüro nach, ob die Funktion für Dich aktiviert ist.
Darf ich EC- und Kartenzahlungen ins Kassenbuch erfassen?
Eigentlich nein. Im Kassenbuch werden ausschließlich Barzahlungen erfasst. EC- und Kartenumsätze gehören auf das Bank- oder Geldtransit-Konto, nicht in die Kasse.
Nach aktuellem Stand (bitte Rücksprache mit Deinem Steuerberater halten) ist es aber nicht zu beanstanden, wenn unbare Vorgänge als Ausgabe wieder abgezogen werden, sodass der Barbestand am Ende stimmt. Wichtig: das ist eine Notlösung, nicht der Idealweg. Sauber bleibt: bar in die Kasse, unbar auf die Bank.
Wie kommen die Daten zur Steuerkanzlei?
Mandant und Kanzlei arbeiten in derselben Datenbasis. Die Übernahme in die hmd.fibu erfolgt ohne Import/Export, ohne DATEV-CSV, ohne manuelles Tippen. Die Kanzlei kontrolliert vor der Übernahme, gibt frei, und die Buchungen landen direkt in der Finanzbuchhaltung.
Kann der Mandant die hmd.onlinekasse alleine bedienen?
Ja. Die Einrichtung übernimmt die Steuerkanzlei (Konten, Stammdaten, Erfassungssteuerung), die tägliche Erfassung macht der Mandant: Tastenkasse ohne Maus, einfache Einnahmen-/Ausgaben-Eingabe. Kein Buchhalter-Vokabular nötig.
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