// hmd-modul · digitale eingangsrechnung
hmd.onlineworkflow,
Eingangsrechnungen digital von Anfang bis Ende.
Die Mandantenlösung für Eingangsrechnungen: Der Mandant erfasst oder leitet Rechnungen ein, das System extrahiert die Daten automatisch, und alles landet in Echtzeit in der Buchhaltung der Steuerkanzlei. ZUGFeRD und XRechnung werden nativ verarbeitet, die E-Rechnungspflicht 2025 ist eingebaut, nicht aufgesetzt.
// worum geht's
Die Mandanten-Brücke für Eingangsrechnungen
Die hmd.onlineworkflow ist die Mandantenlösung der hmd software AG für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Der Mandant erfasst Belege selbst, per Upload, Foto oder als E-Rechnung, und die Steuerkanzlei bekommt die Daten ohne Umweg, ohne Versionsverluste, ohne Schuhkarton-Pingpong.
Wie alle aktuellen Mandantenlösungen läuft sie über den asp.client (Windows). Mandant und Kanzlei arbeiten in derselben Datenbasis: Was der Mandant erfasst, sieht die Kanzlei in Echtzeit. Rechnungsbetrag, Lieferant und Fälligkeitsdatum werden automatisch ausgelesen, eine manuelle Erfassung in der Kanzlei entfällt weitgehend.
// einordnung
Drei Wege, wie Eingangsrechnungen heute reinkommen
Die meisten Mandate stecken in Weg 01 oder 02 fest. Weg 03 ist das, wofür die hmd.onlineworkflow da ist.
// 01
Papier-Stapel
analog, manueller Transport
- Pinnwand, Ablage, Schuhkarton
- Monatliche Übergabe an die Kanzlei
- Manuelle Erfassung in der Buchhaltung
- Doppelte Wege bei Rückfragen
Funktioniert, aber langsam. Verzögert die Buchhaltung um Wochen.
// 02
PDFs per Mail-Weiterleitung
digital, aber unstrukturiert
- Mandant leitet Rechnungen per Mail weiter
- Kanzlei sammelt im Mail-Postfach
- Manuelle Sortierung, Erfassung, Ablage
- Kein gemeinsames Archiv, keine Datenstruktur
Halbwegs digital. Aber Mail ist kein Workflow-System.
// 03
Strukturierter Echtzeit-Workflow
automatisiert, gemeinsam, sofort
- Belegerfassung beim Mandanten
- Automatische Datenextraktion (Betrag, Lieferant, Fälligkeit)
- Echtzeit-Übermittlung an die hmd.fibu
- Gemeinsames, GoBD-konformes Archiv
Das ist hmd.onlineworkflow. Mandanten-Erfassung trifft Kanzlei-Buchhaltung, ohne Bruch.
// wofür
Fünf typische Einsatzfälle
Trifft einer dieser Fälle bei Dir oder Deinem Mandat zu, ist die hmd.onlineworkflow der richtige Baustein.
- KMU mit regelmäßigen Eingangsrechnungen. Der Mandant erfasst Belege selbst, die Kanzlei sieht sie in Echtzeit und kann sofort buchen, keine wochenlange Verzögerung mehr.
- E-Rechnungspflicht ab 2025 erfüllen. ZUGFeRD und XRechnung werden nativ entgegengenommen und verarbeitet. Mandanten, die jetzt umstellen, müssen sich nicht später korrigieren.
- Schluss mit Mail-Anhängen als „Workflow". Belege landen strukturiert in einem System, mit Volltextsuche und Filter und nicht versteckt in 30 Mail-Threads beim Sachbearbeiter.
- Echtzeit-Buchhaltung als Ziel. Wer die laufenden Auswertungen aktuell halten will, braucht den schnellsten Übergang von „Rechnung kommt an" zu „Buchung steht". Genau das liefert hmd.onlineworkflow.
- Zahlungslauf vorbereiten. Über die Direktanbindung an hmd.onlinezahlungsverkehr kann eine geprüfte Rechnung mit einem Klick zur Bezahlung freigegeben werden.
// funktionen
Acht Funktionen, die in der Praxis zählen
- Automatische Datenextraktion. Betrag, Lieferant, Fälligkeitsdatum werden aus PDF, Bild oder strukturierter E-Rechnung automatisch erkannt.
- E-Rechnungs-Empfang nativ. ZUGFeRD und XRechnung, die zwei Pflicht-Formate ab 2025, werden direkt verarbeitet, ohne Konverter.
- Echtzeit-Übermittlung an die hmd.fibu. Sobald der Mandant erfasst, ist der Beleg in der Kanzlei sichtbar. Keine Import/Export-Schritte, kein DATEV-CSV.
- Booking-Kommentare zwischen Mandant und Kanzlei. Rückfragen direkt am Beleg, ohne Mail-Hin-und-Her. „Was war das für eine Position?" → Antwort hängt am Buchungssatz.
- Mobile-Zugriff via hmd.app. Belege unterwegs fotografieren, in den Workflow stellen, nicht erst warten bis abends am Rechner.
- Auto-Import aus externen Quellen. GetMyInvoices und InvoiceFetcher können Rechnungen direkt einsammeln und in den Workflow einliefern. [ANNAHME · Detail-Logik zu verifizieren]
- Digitales Archiv mit Filter und Volltextsuche. Belege bleiben permanent zugreifbar, auch nach drei Jahren noch in unter zehn Sekunden gefunden.
- Direktanbindung an hmd.onlinezahlungsverkehr. Geprüfte Rechnung → Klick → Überweisung. Kein Mediumwechsel zwischen Buchhaltung und Online-Banking.
// ordnungsgemäßheit
GoBD im Workflow eingebaut
Eingangsrechnungen sind 10 Jahre aufbewahrungspflichtig (§ 147 AO), und müssen während dieser Zeit unveränderbar bleiben. Wer Rechnungen nur als PDF auf der Festplatte lagert, bekommt bei der Betriebsprüfung Probleme: weil sich PDF-Dateien jederzeit ersetzen lassen.
Die hmd.onlineworkflow erfüllt das technisch: Belege landen im digitalen Archiv, sind nach der Übernahme festgeschrieben und alle Änderungen werden automatisch protokolliert. Bei einer Kassen- oder Betriebsprüfung kannst Du jeden Beleg in Sekunden vorzeigen: inklusive Buchungs-Historie. [ANNAHME · Festschreibung+Protokoll-Details zu verifizieren]
// integration
Ein Knoten im hmd-Netz, kein Insel-Tool
Die hmd.onlineworkflow ist eng mit anderen Modulen verzahnt. Das macht den Mehrwert aus, nicht das einzelne Feature.
// zur kanzlei
hmd.fibu
Echtzeit-Übermittlung der Belegdaten direkt in die Buchhaltung der Kanzlei. Gemeinsame Datenbasis, keine Import-Schritte.
// dokumente
hmd.dts
Daten- und Dokumententransfer als Backbone für den Beleg-Austausch zwischen Mandant und Kanzlei.
// bezahlen
hmd.onlinezahlungsverkehr
Geprüfte Rechnungen mit einem Klick zur Überweisung freigeben: kein Wechsel ins Online-Banking nötig.
// mobile
hmd.app
Belege unterwegs fotografieren, hochladen, in den Workflow stellen, ohne PC, ohne Verzögerung.
// auto-input
GetMyInvoices / InvoiceFetcher
Externe Tools können Rechnungen automatisch einsammeln (Lieferanten-Portale, Mail-Inbox) und direkt in den Workflow einliefern.
// archiv
hmd.netarchiv
Langfristige Archivierung über die 10-Jahres-Pflicht hinaus, gemeinsam zugreifbar für Mandant und Kanzlei. [ANNAHME · prüfen]
// faq
Häufige Fragen
Was unterscheidet hmd.onlineworkflow von hmd.onlinekasse?
Die hmd.onlinekasse ist das digitale Kassenbuch für Barbewegungen, Bareinlagen, Barausgaben. Die hmd.onlineworkflow kümmert sich um Eingangsrechnungen, also Belege, die der Mandant von außen bekommt (Lieferanten, Dienstleister, Energieversorger). Beide sind Mandantenlösungen, laufen über den asp.client und übermitteln Daten in Echtzeit an die hmd.fibu.
Welche Rechnungsformate werden verarbeitet?
PDF, Bild (Foto/Scan) und strukturierte E-Rechnung in den Formaten ZUGFeRD und XRechnung. Damit erfüllt das Modul die E-Rechnungspflicht ab 2025 nativ, ohne zusätzliche Konverter.
Wie kommt eine Eingangsrechnung ins System?
Drei Wege: direkt im asp.client hochladen, mobil per hmd.app fotografieren, oder über externe Tools wie GetMyInvoices oder InvoiceFetcher automatisch einsammeln lassen (Lieferanten-Portale, Mail-Postfächer). [ANNAHME · Email-Postfach-Direkt-Einspeisung von User zu bestätigen]
Brauche ich eine eigene Lizenz oder läuft das über die Kanzlei?
Die Aktivierung erfolgt typischerweise durch die Steuerkanzlei: Sie richtet das Modul für den Mandanten ein, vergibt Web-Account und stellt den Portal-Zugang bereit. Voraussetzung ist eine bestehende hmd.fibu-Lizenz in der Kanzlei. [ANNAHME · konkrete Lizenz-Modalitäten von User zu bestätigen]
Kann der Mandant die hmd.onlineworkflow mobil bedienen?
Ja, über die hmd.app. Rechnung fotografieren, in den Workflow stellen, fertig. Praktisch für unterwegs (Tankquittung, Geschäftsessen, Werkstattrechnung).
Was passiert mit den Belegen nach 10 Jahren?
Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Eingangsrechnungen liegt bei 10 Jahren (§ 147 AO). Das digitale Archiv hält die Belege mindestens so lange, in der Praxis länger, ohne Speicherproblem. Für besonders kritische Belege bietet das Schwester-Modul hmd.netarchiv eine separate Langzeit-Archivierung. [ANNAHME · prüfen]
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