Rechnungsworkflow: was das ist und wie er wirklich abläuft

Ein Rechnungsworkflow ist der festgelegte Weg, den eine Rechnung im Unternehmen nimmt: vom Eingang über die Prüfung und die Freigabe bis in die Buchhaltung. Entscheidend ist nicht, welche Software dahintersteht. Entscheidend ist, dass dieser Weg vorher definiert wurde und dass jede Rechnung ihn tatsächlich nimmt.

Klingt banal. Ist es in der Praxis aber selten. In vielen Unternehmen liegt der Rechnungseingang auf drei bis fünf Wegen verteilt: ein Sammelpostfach, das persönliche Postfach vom Einkauf, der Briefkasten, der Lieferantenordner auf dem Server und die Rechnung, die jemand aus dem Portal des Lieferanten herunterlädt. Wenn dann jemand fragt, wo eine bestimmte Rechnung gerade liegt, beginnt die Suche.

Die fünf Schritte eines Rechnungseingangsworkflows

Egal wie groß das Unternehmen ist und egal welches System im Einsatz ist: Der Ablauf besteht immer aus denselben fünf Schritten. Was sich unterscheidet, ist nur, wie viel davon automatisch passiert.

1. Eingang — Alle Rechnungen laufen über einen einzigen Kanal in einen zentralen Pool. Egal ob E-Rechnung, PDF oder abfotografierter Papierbeleg. Dieser Schritt allein ist schon der halbe Gewinn.

2. Erkennung — Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Betrag und Steuersatz werden ausgelesen und dem Vorgang zugeordnet. Bei einer E-Rechnung entfällt das Raten: Die Daten liegen bereits strukturiert vor.

3. Prüfung — Jemand schaut sich die Rechnung sachlich an. Stimmt die Leistung, stimmt der Preis, war das überhaupt bestellt? Bei E-Rechnungen kommt hier ein zweiter Prüfschritt dazu, der oft vergessen wird: die technische Validierung.

4. Freigabe — Die zuständige Person gibt frei. Wer das ist, sollte nicht pro Rechnung entschieden werden, sondern vorher als Regel feststehen.

5. Buchung — Übergabe an die Buchhaltung. Oder, wenn die Buchhaltung Teil des Ablaufs ist, direkt das Verbuchen selbst.

Warum die E-Rechnung das Thema dringend macht

Ein sauberer Rechnungsworkflow war schon immer eine gute Idee. Mit der E-Rechnung wird er zur Voraussetzung dafür, dass die Prozesse überhaupt noch funktionieren. Und dabei gibt es zwei Punkte, die in der Praxis bei erschreckend vielen noch nicht angekommen sind.

Eine E-Rechnung wird nicht ausgedruckt

Das ist der Punkt, an dem die meisten Prozesse still und leise kaputtgehen. Wer eine E-Rechnung ausdruckt und den Ausdruck durch die Freigabe schickt, arbeitet ab diesem Moment nicht mehr mit dem Original.

Das hat zwei Folgen, die beide unangenehm sind:

Erstens lässt sich die Rechnung nicht mehr validieren. Eine technische Prüfung braucht den strukturierten Datensatz. Auf einem Ausdruck ist der weg. Ein Check ist damit schlicht nicht mehr möglich.

Zweitens verlierst Du genau das, wofür die E-Rechnung überhaupt eingeführt wurde: die maschinelle Weiterverarbeitung. Wer ausdruckt, tippt danach wieder ab. Das ist Rückschritt mit zusätzlichem Papierverbrauch.

Maßgeblich ist das XML, nicht das PDF

Der zweite blinde Fleck betrifft vor allem ZUGFeRD. Dort stecken zwei Ebenen in einer einzigen Datei: das sichtbare PDF und der eingebettete XML-Datensatz. Bequem, weil man die Rechnung einfach aufmachen und ansehen kann.

Genau daraus entsteht das Problem. Für die Finanzverwaltung ist der XML-Teil maßgeblich. Das PDF ist nur die Ansicht. Beide Ebenen können inhaltlich auseinanderlaufen, ohne dass man es sieht. Wer nur prüft, was im PDF steht, prüft die falsche Hälfte der Rechnung.

Genau hier liegt der Beratungsanlass für Kanzleien. Viele Mandanten verlassen sich selbstverständlich auf die PDF-Ansicht, weil sie es nie anders gemacht haben. Das ist kein Vorwurf, das hat ihnen nur nie jemand erklärt. Mehr zum Thema steht im E-Rechnung Guide.

Was schon die einfachste Stufe bringt

Ein Rechnungsworkflow lohnt sich auch völlig ohne E-Rechnung. Er hätte sich vorher genauso gelohnt. In der einfachsten Ausbaustufe stellt er nur eines sicher: dass jede Rechnung wenigstens einmal kurz gesichtet und abgenickt wurde. Ein zentraler Sammelpool, mehr nicht.

Der Effekt davon wird regelmäßig unterschätzt. Allein die Zentralisierung verkürzt die Durchlaufzeiten im Unternehmen erheblich, weil Rechnungen nicht mehr tagelang in einzelnen Postfächern liegen. Und kürzere Durchlaufzeiten heißen: Skontofristen sind wieder erreichbar.

Ausbaustufe: Regeln statt Einzelfallentscheidung

Wer mehr will als den zentralen Pool, kann den Weg der Rechnung an Regeln knüpfen. Denn nicht jeder Chef will jede Rechnung sehen, und das ist auch gut so.

Die 50-Euro-Rechnung vom Discounter für Reinigungsmittel muss niemand freigeben. Die Rechnung über 10.000 Euro vom Hauptlieferanten dagegen schon. Genau diese Unterscheidung lässt sich abbilden:

Wertabhängig — ab einem bestimmten Betrag kommt eine zusätzliche Freigabestufe dazu.

Lieferanten- oder kundenabhängig — bestimmte Geschäftspartner laufen immer über eine feste Zuständigkeit.

Bereichsabhängig — Rechnungen aus Einkauf, Marketing oder IT nehmen von vornherein unterschiedliche Wege.

Wenn diese Regeln stehen, nehmen die Rechnungen im Unternehmen von ganz allein den richtigen Weg. Niemand muss mehr entscheiden, wer jetzt eigentlich zuständig ist. Ein Workflow wird übrigens nicht dadurch besser, dass möglichst viele Prüfungen darin stecken, sondern dadurch, dass genau die drin sind, die nötig sind.

Freigabe oder direkt verbuchen?

Der letzte Schritt hängt davon ab, wer den Workflow einsetzt und wo die Buchhaltung sitzt.

Liegt die Buchhaltung außerhalb, etwa in der Steuerkanzlei, endet der Workflow mit der Freigabe und der Übergabe der Belege. Ist die Buchhaltung dagegen Teil des Ablaufs, kann der letzte Schritt das aktive Verbuchen sein statt einer bloßen Weiterleitung. Aus dem Freigabeprozess wird dann ein durchgehender Prozess bis in die Finanzbuchhaltung.

Digital, elektronisch, Rechnungsmanagement: die Begriffe sortiert

Die Begriffe werden in der Praxis wild durcheinander benutzt. Wenn man genau sein will:

Ein digitaler Rechnungsworkflow läuft ohne Papier. Ein elektronischer Rechnungsworkflow arbeitet zusätzlich mit strukturierten Daten, die maschinell weiterverarbeitet werden können, also mit E-Rechnungen im Sinne der Norm EN 16931. Digitales Rechnungsmanagement ist der Oberbegriff und umfasst neben dem Ablauf auch Archivierung, Auswertungen, Zahlungsplanung und Stammdaten.

Der Workflow ist davon das Herzstück. Ohne ihn ist das Rechnungsmanagement nur ein Ablageort.

Aus der Praxis: warum manche Einführungen funktionieren

Ich sehe in meinem Alltag viele Einführungen, gelungene und gescheiterte. Der Unterschied liegt fast nie an der Software.

Die Kanzleien, bei denen der Workflow beim Mandanten wirklich Standard geworden ist, haben eines gemeinsam: Sie haben sich vorher die Zeit genommen, sich die Prozesse beim Mandanten tatsächlich anzusehen. Wie kommen die Rechnungen rein? Wer schaut sie an? Wer entscheidet? Erst danach wurde der Ablauf in der Software abgebildet, und dann wurde er gemeinsam eingeführt.

Klare Ansprechpartner auf beiden Seiten, beide wussten, wie es läuft. Ergebnis: Fehlende Belege gibt es dort praktisch nicht mehr. Das ist eine echte Win-win-Situation, weil die Kanzlei nicht mehr hinterhertelefoniert und der Mandant nicht mehr im Ungewissen ist.

Der ehrliche Gegenbefund: Oft wissen Kanzleien und Buchhaltungsbüros gar nicht genau, wie die Prozesse beim Mandanten laufen, und fragen auch nicht danach. Der Rechnungsworkflow ist ein hervorragender Anlass, genau dieses Gespräch endlich zu führen. Auch dann, wenn am Ende gar keine neue Software dabei herauskommt.

Wann ein Workflow nicht das Richtige ist

Ein Rechnungsworkflow ist nicht für jeden etwas, und das offen zu sagen gehört zu einer ehrlichen Beratung dazu.

Manche Mandanten haben ihren Rechnungsprozess längst in ihrem eigenen Dokumenten- managementsystem abgebildet. Dort läuft die Freigabe bereits sauber, die Zuständigkeiten sind geklärt, und niemand hat Lust, das ein zweites Mal woanders zu bauen. In diesem Fall wäre ein zusätzlicher Workflow keine Verbesserung, sondern ein zweiter Ablageort.

Dann bleibt der Belegtransfer in die Kanzlei der richtige Weg, und die Bearbeitung erfolgt wie gewohnt dort. Wichtig ist nur, dass diese Entscheidung bewusst getroffen wird und nicht daran scheitert, dass niemand nachgefragt hat.

Wie das in der Praxis aussieht

Wie so ein Ablauf konkret in einer Software aussieht, zeige ich regelmäßig im #functionmonday. In meinem Arbeitsalltag bei der hmd software AG haben wir mit hmd.workflow und vor allem mit hmd.onlineworkflow inzwischen sehr unterschiedliche Szenarien abgebildet, von der einfachen Sichtung bis zum mehrstufigen, regelbasierten Prozess mit Buchung am Ende.

Den detaillierten Durchlauf für Eingangsrechnungen findest Du hier: Digitaler Workflow für Eingangsrechnungen. Die Grundgedanken auf dieser Seite gelten allerdings unabhängig vom Hersteller. Ein guter Prozess ist erst ein Prozess und dann eine Software.

Häufige Fragen zum Rechnungsworkflow

Was ist ein Rechnungsworkflow?

Ein Rechnungsworkflow ist der festgelegte Weg, den eine Rechnung im Unternehmen nimmt: vom Eingang über die sachliche Prüfung und die Freigabe bis in die Buchhaltung. Entscheidend ist nicht die Software, sondern dass der Weg vorher definiert ist und jede Rechnung ihn nimmt.

Was ist der Unterschied zwischen digitalem und elektronischem Rechnungsworkflow?

In der Praxis werden beide Begriffe synonym benutzt. Wenn man genau sein will: „digital“ beschreibt, dass der Prozess ohne Papier läuft. „Elektronisch“ meint zusätzlich, dass die Rechnungsdaten strukturiert vorliegen und maschinell weiterverarbeitet werden können, also im Sinne der E-Rechnung nach EN 16931.

Ist ein Rechnungsworkflow dasselbe wie Rechnungsmanagement?

Nein. Der Workflow ist der Ablauf, also die Abfolge von Schritten und Zuständigkeiten. Rechnungsmanagement ist der Oberbegriff und umfasst zusätzlich Themen wie Archivierung, Auswertungen, Zahlungsplanung und Lieferantenstammdaten. Der Workflow ist das Herzstück davon.

Darf ich eine E-Rechnung ausdrucken und den Ausdruck weiterverarbeiten?

Technisch kannst Du das, sinnvoll ist es nicht. Der Ausdruck ist nicht das Original. Sobald nur noch der Ausdruck durch den Prozess läuft, lässt sich die E-Rechnung nicht mehr technisch validieren und der strukturierte Datensatz ist für die weitere Verarbeitung verloren. Aufbewahrungspflichtig ist ohnehin die Originaldatei.

Warum reicht es nicht, das PDF einer ZUGFeRD-Rechnung zu prüfen?

Bei ZUGFeRD sind zwei Ebenen in einer Datei: das sichtbare PDF und der eingebettete XML-Datensatz. Für die Finanzverwaltung ist der XML-Teil maßgeblich. Beide Ebenen können auseinanderlaufen. Wer nur auf das PDF schaut, prüft die falsche Hälfte.

Lohnt sich ein Rechnungsworkflow auch ohne E-Rechnung?

Ja, und zwar schon lange. Der größte Effekt kommt nicht aus der Technik, sondern aus der Zentralisierung: Wenn alle Rechnungen an einer Stelle landen, sinkt die Durchlaufzeit deutlich. Damit werden Skontofristen wieder erreichbar, und das rechnet sich oft schneller als jede Softwarelizenz.

Muss jede Rechnung durch eine Freigabe?

Nein, und genau das ist der Sinn von Regeln. Sinnvoll ist es, den Weg vom Betrag, vom Lieferanten oder vom Bereich abhängig zu machen. Die 50-Euro-Rechnung für Reinigungsmittel braucht keine Chef-Freigabe, die 10.000-Euro-Rechnung vom Hauptlieferanten schon.

Endet der Workflow mit der Freigabe oder mit der Buchung?

Das hängt davon ab, wer ihn einsetzt. Läuft die Buchhaltung außerhalb, endet der Workflow mit der Freigabe und der Übergabe. Ist die Buchhaltung Teil des Ablaufs, kann der letzte Schritt das aktive Verbuchen sein statt einer Weiterleitung.