Den Staubsauger lässt Du fahren. Die Rechnungen tippst Du selbst?

In Austin fahren inzwischen Autos ohne Fahrer durch die Stadt. Tesla zeigt einen humanoiden Roboter, der Wäsche faltet. Und in vielen Wohnungen dreht abends ein flacher Roboter seine Runden und saugt, während niemand hinschaut.

Frag mal in die Runde, wer daheim einen Staubsaugerroboter hat. Und dann, wer den Staubsauger vermisst. Ich kenne niemanden, der wehmütig an die Zeit zurückdenkt, in der er samstags selbst geschoben hat.

Das ist der Punkt, um den es hier geht: Wir sind längst bereit, Dinge abzugeben, die wir nicht gerne tun. Und wir werden in den nächsten Monaten und Jahren noch deutlich mehr abgeben, ob Rasen, Fenster oder Wäsche.

Nur an einer Stelle hakt es.

Die Rechnung vom Telefonanbieter, zum 84. Mal

Jeden Monat kommt die gleiche Rechnung vom gleichen Lieferanten. Gleicher Absender, gleiches Konto, fast gleicher Betrag. Und jeden Monat wird sie von Hand erfasst: Datum abtippen, Betrag abtippen, Konto raussuchen, Kostenstelle, buchen. Dann die nächste. Bei 30 Lieferanten sind das 360 Mal im Jahr die gleiche Handbewegung.

Das ist genau die Art von Arbeit, die wir daheim ohne Zögern an den Roboter geben würden. Wiederkehrend, regelbasiert, ohne kreative Entscheidung, und niemand vermisst sie hinterher.

Trotzdem wollen das viele in Kanzleien und Unternehmen immer noch selbst machen. Ich habe versucht zu sortieren, warum, und komme auf drei Gründe.

Grund 1: „Ich will wissen, was drinsteht”

Verständlich. Aber schau Dir an, wie Du mit dem Staubsaugerroboter umgehst: Du läufst nicht hinterher. Du prüfst das Ergebnis. Ist der Boden sauber, ist er sauber. Hat er sich unter der Kommode verkeilt, greifst Du ein.

Für die Buchhaltung heißt das: Kontrolle heißt nicht, jede Zeile selbst zu tippen. Kontrolle heißt, die Ausnahmen zu sehen. Die 340 Standardrechnungen im Jahr brauchen keinen Blick, die 20 mit abweichendem Betrag, neuem Lieferanten oder fehlendem Beleg brauchen ihn umso mehr. Wer alles selbst tippt, hat für die 20 weniger Aufmerksamkeit, nicht mehr.

Grund 2: „Das macht doch Fehler”

Ja, am Anfang. Die ersten Wochen mit dem Roboter sind ein Beobachtungskurs: Kabel weg, Teppichfransen weg, die eine Türschwelle markieren. Danach läuft er. Niemand gibt den Roboter nach der ersten verkeilten Fahrt zurück.

In der Buchhaltung ist es genau so. Die ersten Buchungsvorschläge für einen neuen Lieferanten prüfst Du, korrigierst einmal, und ab dann sitzt die Regel. Der Standardfall bucht sich, und Du hast die Fehlerquelle Nummer eins eingedämmt: den Zahlendreher beim Abtippen.

Grund 3: „Haben wir immer so gemacht”

Der ehrlichste Grund, und der schwerste. Gewohnheit fühlt sich nicht an wie Gewohnheit, sondern wie Sorgfalt. Deshalb hilft der Blick von außen: Würdest Du heute, auf der grünen Wiese, eine Buchhaltung aufbauen, in der die gleiche Rechnung 84 Mal von Hand erfasst wird? Nein. Also gibt es auch keinen guten Grund, sie so weiterzuführen.

Die Ironie dabei

Ein Roboter, der Wäsche faltet, muss die physische Welt bewältigen: greifen, sehen, balancieren. Das ist technisch enorm schwer, und deshalb dauert es noch.

Eine Rechnung ist schon digital. Sie kommt als E-Rechnung oder PDF, der Kontoumsatz kommt als Datensatz von der Bank, das Buchungsschema steht in einer Regel. Der „Buchungsroboter” braucht keine Hände und keine Kamera. Er existiert seit Jahren.

Wir warten also gespannt auf den Roboter, der das schwere Problem löst, und lassen den liegen, der das leichte längst gelöst hat.

Wo Du anfängst

Nicht mit der ganzen Buchhaltung. Beim Roboter räumst Du auch erst ein Zimmer frei. Drei Schritte, die in fast jeder Buchhaltung gehen:

1. Die Bank kommt digital. Kontoumsätze laufen automatisch ein, wiederkehrende Umsätze bekommen eine Regel. Kein Abtippen mehr. Wie das aussieht: automatisierte Kontoumsätze.
2. Die zehn Dauerlieferanten. Nimm die Rechnungen, die jeden Monat gleich aussehen: Telefon, Miete, Leasing, Software, Versicherung. Erkennung plus Regel, der Standardfall ist damit erledigt. Für die Beträge, die sich nie ändern, reicht sogar eine Dauerbuchung.
3. Belege kommen von selbst. Rechnungsabruf und E-Rechnung statt Pendelordner. Der Beleg hängt direkt an der Buchung, niemand sucht mehr.

Der Hebel sitzt vor und bei der Buchung: vor der Buchung bei Bank und Belegeingang, bei der Buchung bei Vorkontierung und Regeln. Was danach kommt, Prüfung und Abschluss, bleibt Kopfarbeit. Und dafür hast Du dann auch wieder den Kopf frei.

Wie sich das in einer Kanzlei auf Team und Stimmung auswirkt, habe ich im Beitrag über den Teufelskreis in der Steuerkanzlei beschrieben.

Und bei hmd?

Ich bin Produktmanager bei der hmd software AG, deshalb der Hinweis in eigener Sache: Genau diese drei Schritte sind bei uns die Digitale Belegverarbeitung und die automatisierten Kontoumsätze. Was KI dabei heute wirklich kann und was nicht, habe ich hier aufgeschrieben.

Der Staubsaugerroboter hat sich durchgesetzt, weil niemand das Saugen vermisst. Bei der Buchhaltung wird es genauso laufen. Die Frage ist nur, ob Du zu den ersten gehörst, die wieder Zeit haben, oder zu den letzten, die noch tippen.

Deine Meinung dazu gerne auf LinkedIn: Was lässt Du daheim schon machen, was Du in der Buchhaltung noch selbst tust?