Der Teufelskreis in der Steuerkanzlei, und wie er sich rückwärts dreht

Fast jede Kanzlei kennt dieses Gefühl: Es ist zu viel, es wird eher mehr, und es gibt keinen offensichtlichen Anfang, an dem man das Problem packen könnte. Dahinter steckt kein Schicksal, sondern ein Kreislauf. Und das ist eine gute Nachricht. Denn ein Kreislauf hat eine Mechanik, und eine Mechanik kann man umdrehen.

Sechs Stationen abwärts

So sieht der Kreis aus, wenn er in die falsche Richtung läuft:

1. Zu viel Handarbeit. Kontoauszüge abtippen, Belege hinterhertelefonieren, Papier sortieren, dieselbe Rückfrage zum dritten Mal stellen.
2. Das Team ist ständig am Limit. Nicht wegen der anspruchsvollen Arbeit, sondern wegen der Masse an Routine, die sich davor stapelt.
3. Hektik statt Sorgfalt. Unter Dauerdruck rutschen Fehler durch, Fristen werden zum Nervenspiel.
4. Antworten dauern. Der Mandant fragt, die Antwort kommt Tage später, weil vorher dreißig andere Dinge brennen.
5. Mandanten zweifeln. Wer lange wartet, fragt sich irgendwann, wofür er eigentlich zahlt.
6. Gute Leute gehen. Und wer geht, hinterlässt noch mehr Handarbeit pro Kopf. Damit beginnt die Runde von vorn, nur eine Stufe tiefer.

Das Tückische daran: Jede Station verstärkt die nächste. Deshalb fühlt es sich von innen so an, als könnte man nirgends anfangen. Bei der Stimmung ansetzen? Die ist eine Folge. Beim Recruiting? Auf einen leergefegten Markt zu hoffen ist kein Plan. Beim Druck? Der lässt sich nicht wegmoderieren.

Die eine Größe, die Du direkt steuerst

Von den sechs Stationen ist genau eine direkt steuerbar: die Arbeit pro Mandat. Alles andere (Stimmung, Stress, Kündigungen) hängt an ihr dran.

Und hier lohnt sich ein genauer Blick, wo diese Arbeit eigentlich steckt. Die Antwort: vor der Buchung und bei der Buchung.

Vor der Buchung liegt der größte Brocken. Drei Beispiele:

• Die Bank kommt digital. Kontoauszüge laufen automatisch ein, statt abgetippt zu werden. Wie das aussieht, habe ich im Beitrag über automatisierte Kontoumsätze beschrieben.
• Belege kommen von selbst. Rechnungsabruf und E-Rechnung statt Pendelordner. Die Grundlagen dazu stehen im Überblick zum digitalen Rechnungsworkflow.
• Rückfragen werden gebündelt. Eine Liste pro Mandat statt zwanzig einzelner Mails, die alle beantwortet, gesucht und wiedergefunden werden wollen.

Bei der Buchung liegt der zweite Hebel, und der wird gern unterschätzt: Wenn Vorkontierung und Regeln den Standardfall automatisch verbuchen, spart das bei jedem einzelnen Beleg. Die Digitale Belegverarbeitung ist genau dafür gebaut: Der Mensch entscheidet die Ausnahmen, die Maschine erledigt die Regel.

Sieben Stationen aufwärts

Dreht man den Kreis um, sieht er so aus:

1. Routine läuft digital. Bank, Belege, Rückfragen, Standardbuchungen.
2. Weniger Arbeit je Mandat. Nicht durch schnelleres Arbeiten, sondern durch weniger Arbeit.
3. Luft im Team. Zum ersten Mal seit langem ist der Stapel abends kleiner als morgens.
4. Schnelle Antworten. Wer nicht mehr in Routine ertrinkt, antwortet am selben Tag.
5. Zufriedene Mandanten. Sie merken den Unterschied zuerst.
6. Die Stimmung steigt. Erfolg macht mehr Spaß als Feuerwehr.
7. Gute Leute bleiben. Und wer bleibt, kennt Mandat und Prozess, und digitalisiert das nächste Stück. Zurück zu Station 1, eine Stufe höher.

Die ehrliche Einschränkung

Damit das nicht wie ein Werbeprospekt klingt: Digitalisierung wirkt an drei dieser sieben Stationen direkt. Sie macht die Routine digital, sie senkt die Arbeit pro Mandat, und sie verbessert die Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Luft im Team, steigende Stimmung und bleibende Mitarbeiter kann keine Software herstellen. Die zieht der Kreis von selbst nach, wenn die ersten Stationen laufen.

Genauso ehrlich: Software ersetzt keine Fachkraft. Aber sie entscheidet mit, ob Deine guten Leute bleiben. Weniger stumpfes Abtippen heißt mehr Zeit für die Arbeit, für die Deine Leute mal Steuerfachangestellte geworden sind: beraten statt erfassen. Und dokumentierte, digitale Prozesse halten das Wissen in der Kanzlei, auch wenn doch mal jemand geht.

Wo anfangen?

Nicht mit dem großen Projekt. Mit der Station, die bei Euch am meisten Handarbeit frisst. In den meisten Kanzleien ist das die Bank oder der Belegweg. Eine Station, ein Mandantensegment, vier Wochen laufen lassen, dann die nächste. Der Kreis nimmt ab da selbst Fahrt auf, nur eben in die richtige Richtung.

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Transparenz: Ich bin hauptberuflich Produktmanager bei der hmd software AG. Die Beispiele oben sind bewusst herstellerneutral gehalten, die verlinkten Beiträge zeigen die Umsetzung mit hmd-Werkzeugen.