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Belegtransfer automatisieren: E-Rechnungen unversehrt in die Kanzlei
Der beste Belegtransfer ist der, den der Mandant gar nicht mehr selber anstoßen muss
E-Rechnungen sollen Prozesse vereinfachen. In der Praxis entsteht aber häufig ein neues Problem: Mandanten versuchen, die verschiedenen Rechnungsdateien vor dem Transfer zur Kanzlei selber aufzubereiten.
PDF-Rechnungen werden zusammengeführt. ZUGFeRD-Rechnungen werden mit anderen Dateien kombiniert. Dokumente werden umbenannt, ausgedruckt, erneut eingescannt oder in irgendeiner Form „optimiert”.
Das ist meistens gut gemeint. Es kann bei einer E-Rechnung aber genau die Informationen zerstören, die eine automatische Weiterverarbeitung ermöglichen.
Eine E-Rechnung ist mehr als eine sichtbare PDF-Datei
Seit dem 1. Januar 2025 ist nicht mehr jedes elektronisch übermittelte Rechnungsdokument automatisch eine E-Rechnung.
Eine einfache PDF-Rechnung ist eine sonstige Rechnung. Eine E-Rechnung muss dagegen strukturierte Daten enthalten, die elektronisch verarbeitet werden können.
Bei einer XRechnung liegen diese Daten in einer XML-Datei vor. Bei ZUGFeRD sind die strukturierten XML-Daten in eine PDF-Datei eingebettet.
Gerade ZUGFeRD führt deshalb schnell zu einem Missverständnis: Die Rechnung sieht wie eine ganz normale PDF-Datei aus. Technisch enthält sie aber zusätzlich einen strukturierten Datensatz.
Wer mehrere ZUGFeRD-Rechnungen mit einem gewöhnlichen PDF-Programm zusammenführt, riskiert, dass die eingebetteten XML-Daten verloren gehen. Übrig bleibt dann möglicherweise nur noch das sichtbare Rechnungsbild.
Die Rechnung lässt sich zwar weiterhin lesen. Die für eine automatisierte Verarbeitung benötigten Daten sind aber nicht mehr vorhanden.
Der strukturierte Teil muss unversehrt bleiben
Das Bundesministerium der Finanzen stellt klar, dass bei einer E-Rechnung zumindest der strukturierte Teil so aufbewahrt werden muss, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt.
Bei einer ZUGFeRD-Rechnung ist seit 2025 außerdem der strukturierte XML-Teil führend. Weichen der sichtbare PDF-Teil und die strukturierten Daten voneinander ab, sind grundsätzlich die Daten des strukturierten Teils maßgebend.
Das Ziel muss deshalb sein, die empfangene Originaldatei möglichst ohne manuelle Zwischenschritte bis in die Buchhaltung oder den Rechnungsworkflow zu transportieren.
Die sicheren Wege über hmd.dts
Mit hmd.dts stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, Dokumente digital an die Kanzlei zu übertragen:
- über den asp.client
- über die hmd.mykanzlei App
- über das neue hmd.netarchiv
Diese Wege sorgen dafür, dass die Dokumente digital bereitgestellt und an die Kanzlei übertragen werden können.
Das löst bereits einen wichtigen Teil des Problems. Der Mandant muss die Rechnung aber weiterhin finden, auswählen und aktiv übertragen.
Noch besser ist deshalb ein Prozess, bei dem der Mandant den Transfer gar nicht mehr selber anstoßen muss.
Rechnungen automatisch abholen und weiterleiten
Viele Rechnungen werden heute nicht mehr per Post oder E-Mail zugestellt. Sie liegen in Kundenportalen, Shops, Cloud-Diensten oder Benutzerkonten zum Download bereit.
Der Mandant muss sich regelmäßig anmelden, die Rechnung suchen, herunterladen und anschließend an die Kanzlei weitergeben.
Genau dieser Prozess lässt sich automatisieren.
Eine mögliche Lösung ist invoicefetcher. Das Tool holt Rechnungen aus zahlreichen Online-Portalen ab und sammelt sie zentral. Auch Rechnungsanhänge aus E-Mails können automatisch extrahiert und weiterverarbeitet werden.
Über einen API-Schlüssel lässt sich invoicefetcher mit hmd.dts verbinden.
Anschließend werden die Rechnungen automatisch an hmd übertragen. invoicefetcher gibt an, die Dokumente alle 30 Minuten an hmd weiterzuleiten.
Mehrere Ziele innerhalb von hmd.dts
Spannend ist dabei nicht nur die grundsätzliche Anbindung.
Für die Weiterleitung stehen inzwischen verschiedene hmd.dts-Kategorien zur Verfügung:
- Dokumente für das Rechnungswesen
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Kostenrechnungen
- Workflow
Damit können Dokumente nicht nur automatisiert abgeholt werden. Sie lassen sich auch gezielt an den Bereich übergeben, in dem sie anschließend benötigt werden.
Eine Eingangsrechnung kann direkt im vorgesehenen Prozess landen. Eine Rechnung für den Workflow steht dort zur Prüfung und Freigabe bereit. Andere Dokumente können gezielt für das Rechnungswesen bereitgestellt werden.
Der manuelle Zwischenschritt beim Mandanten entfällt.
So sieht der automatisierte Belegfluss aus
Der Prozess kann dann sehr einfach aussehen:
- Eine Rechnung wird in einem Online-Portal oder per E-Mail bereitgestellt.
- invoicefetcher holt die Rechnung automatisch ab.
- Die Originaldatei bleibt digital erhalten.
- invoicefetcher überträgt sie über hmd.dts.
- Das Dokument landet in der ausgewählten Kategorie.
- Buchhaltung oder Workflow können direkt weiterarbeiten.
Der Mandant muss keine Dateien herunterladen, sammeln, umbenennen oder zusammenführen.
Die Kanzlei erhält die Originaldokumente strukturiert und über einen festgelegten Weg.
Warum Automatisierung auch ein Qualitätsmerkmal ist
Automatisierung spart nicht nur Zeit.
Sie verhindert auch, dass Mandanten Rechnungen auf eine Weise bearbeiten, die eine spätere Verarbeitung erschwert.
Das wird in den kommenden Jahren immer wichtiger. Mandanten werden zunehmend versuchen, Dokumente mit eigenen Tools oder KI-Lösungen für die Kanzlei vorzubereiten.
Das Ergebnis sind dann möglicherweise Excel- oder CSV-Dateien, deren Qualität niemand zuverlässig beurteilen kann. Trotzdem entsteht auf Mandantenseite die Erwartung, dass diese Vorbereitung das Honorar der Kanzlei reduzieren müsste.
Der bessere Weg ist, Mandanten frühzeitig in funktionierende und kontrollierte Prozesse einzubinden.
Nicht jede neue KI-Lösung verbessert automatisch die Zusammenarbeit. Ein sauber eingerichteter Belegtransfer kann wesentlich mehr bewirken.
Mein Fazit
Der beste Belegtransfer ist der, den der Mandant gar nicht mehr selber anstoßen muss.
Genau dort liegt der eigentliche Nutzen der Verbindung aus invoicefetcher und hmd.dts:
- Rechnungen werden automatisch abgeholt.
- E-Rechnungen bleiben digital erhalten.
- E-Mail-Anhänge werden automatisch verarbeitet.
- Dokumente landen im richtigen Zielbereich.
- Mandanten müssen keine Dateien mehr zusammensuchen.
- Die Kanzlei erhält einen verlässlichen und wiederholbaren Prozess.
Die Digitale Belegverarbeitung beginnt nicht erst bei der Buchung. Sie beginnt dort, wo die Rechnung empfangen wird.
Wer diesen ersten Schritt automatisiert, verhindert viele Probleme, bevor sie überhaupt entstehen.
Wie kommen E-Rechnungen bei Deinen Mandanten heute in die Kanzlei?
Häufige Fragen
Warum sollten ZUGFeRD-Rechnungen nicht mit anderen PDFs zusammengeführt werden?
ZUGFeRD enthält neben dem sichtbaren PDF-Teil strukturierte XML-Daten. Beim Zusammenführen mit einem gewöhnlichen PDF-Programm können diese eingebetteten Daten verloren gehen. Die automatische Verarbeitung der E-Rechnung ist dann möglicherweise nicht mehr möglich.
Wie können Mandanten Dokumente über hmd.dts bereitstellen?
Mögliche Wege sind der asp.client, die hmd.mykanzlei App und das neue hmd.netarchiv. Zusätzlich können angebundene Lösungen Dokumente automatisiert an hmd.dts übergeben.
Was macht invoicefetcher?
invoicefetcher holt Rechnungen automatisch aus Online-Portalen ab. Auch Rechnungsanhänge aus E-Mails können extrahiert und weiterverarbeitet werden.
Wie gelangen die Rechnungen von invoicefetcher zu hmd?
Die Verbindung wird über einen API-Schlüssel eingerichtet. Anschließend überträgt invoicefetcher die Originalrechnungen regelmäßig an hmd.
Quellen:
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