Kassenbuch ohne Tipparbeit: Digitale Belegverarbeitung für die Kasse

Die Frage, die mir gerade am häufigsten gestellt wird

Seit dem letzten Onlineseminar bekomme ich immer wieder dieselbe Frage: „Wie fange ich mit der Digitalen Belegverarbeitung eigentlich an?” Die Antwort darauf habe ich in der Anleitung in 6 Schritten aufgeschrieben, und sie beginnt nicht bei einer bestimmten Kategorie, sondern beim Freischalten.

In diesem Beitrag geht es um eine Kategorie, die dabei gerne übersehen wird, obwohl dort Tag für Tag kleine Belege anfallen, die niemand abtippen will: die Kasse. Der Nutzen ist sofort spürbar, beim Mandanten wie in der Kanzlei. Und das Aktivieren lohnt sich gerade doppelt. Dazu gleich mehr.

Das Szenario: der Bon vom Baumarkt

Dein Mandant kauft morgens Kleinmaterial für 47,90 €, Kassenbon in der Hand. Der klassische Weg: Bon in die Hosentasche, irgendwann in einen Ordner, am Monatsende in die Kanzlei. Der digitale Weg: myKanzlei App auf, Foto, fertig. Der Beleg landet direkt im Dokumentenpool der Kasse. Wie das genau funktioniert, habe ich im Beitrag „Dein Kassenbuch ist digital. Aber wo sind die Belege?” gezeigt.

Eine Abgrenzung gehört an diese Stelle: Wir reden hier vom klassischen Kassenbon, also der Kleinbetragsrechnung bis 250 € nach § 33 UStDV. Solche Belege sind auch von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Kauft Dein Mandant für mehr als 250 € ein, ist das keine Kleinbetragsrechnung mehr: Dann gehört eine vollständige Rechnung dazu, im B2B-Fall perspektivisch eine E-Rechnung, und die läuft besser über den Eingangsrechnungs-Workflow als über die Kasse. Die Details dazu stehen im E-Rechnungs-Guide.

Für alles unter dieser Grenze gilt: Bis hierher ist das Ablage. Interessant wird es, wenn die Digitale Belegverarbeitung für die Kategorie Kasse aktiviert ist. Denn dann fängt der Beleg an zu arbeiten.

Was heute schon passiert, wenn die Kategorie Kasse aktiv ist

Ist die Digitale Belegverarbeitung für die Kasse freigeschaltet, wird jeder Beleg in Echtzeit analysiert:

• Der Betrag steht automatisch in der Erfassung.
• Der Erfassungstext ist vorbelegt und kann jederzeit angepasst werden.
• Der Beleg hängt automatisch an der Erfassung, revisionssicher und ohne extra Klick.

Der Mandant erfasst nicht mehr. Er prüft und bestätigt. Das ist der Unterschied zwischen einem digitalen Kassenbuch, das genauso viel Arbeit macht wie ein analoges, und einem, das wirklich Zeit spart. Die Grundlagen dazu stehen im Beitrag zur Digitalen Belegverarbeitung in der hmd.onlinekasse.

Und jetzt kommt die Kanzlei-Seite dazu

Bisher endete dieser Komfort an einer bestimmten Stelle: bei der Übernahme der Kassenbuchungen in die Buchhaltung. Der Mandant hat sauber erfasst, aber in der Kanzlei wurden Konto und Steuerschlüssel weiterhin von Hand ergänzt, spätestens dann, wenn der Mandant ohne Konto erfasst hat.

Genau daran arbeiten wir gerade mit Hochdruck: Die Digitale Belegverarbeitung für die Kasse soll künftig auch Buchungsvorschläge liefern. Bei der Übernahme der Kassenbuchungen werden dann Konten und Steuerschlüssel vorgeschlagen, auch wenn der Mandant ohne Konto erfasst hat. Die Kassenbuchübernahme haben wir in diesem Zug komplett neu gestaltet, Du wirst den Aufbau aus dem Importmanager sofort wiedererkennen.

Damit wird die Digitale Belegverarbeitung in der Kasse rund: nicht nur Belege auslesen, sondern Buchungsvorschläge liefern. In Echtzeit. Weniger Eingaben, mehr Kontrolle, effizienteres Arbeiten, auf beiden Seiten.

Wann genau das Update kommt, sage ich hier, sobald es fix ist.

Warum Du trotzdem nicht warten solltest

Das ist der Punkt, an dem sich das Aktivieren doppelt auszahlt:

1. Der Mandant profitiert sofort. Betrag und Erfassungstext automatisch, Beleg dran, weniger Rückfragen. Das gibt es heute, nicht erst mit dem Update.
2. Mandanten einstimmen braucht Vorlauf. Wer seine Mandanten jetzt an den Foto-Workflow gewöhnt, hat zum Update einen sauber gefüllten, digitalen Kassen-Workflow statt einer Umstellungs-Baustelle.
3. Ab dem Update bist Du ab Tag eins dabei. Die Buchungsvorschläge setzen genau auf dem Prozess auf, den Du heute aktivierst. Es gibt keinen zweiten Einrichtungsschritt, auf den es sich zu warten lohnt.

So aktivierst Du die Kategorie Kasse

Die Freischaltung läuft wie bei den anderen Kategorien über die Onlineanbindungen:

hmd.stammdaten › Mandant › Onlineanbindungen › Kassenbelege aktivieren

Danach heißt es für den Mandanten nur noch: Beleg anfällt, Foto mit der myKanzlei App, weiterarbeiten. Alles Weitere übernimmt die Digitale Belegverarbeitung.

Für wen sich das lohnt

Für jede Kanzlei, die Mandanten mit Kassenbuchführung betreut, vom Einzelhändler bis zur Gastronomie. Und für jeden Mandanten, der seine Kasse selbst führt und das Abtippen leid ist. Je mehr Belege pro Monat anfallen, desto schneller summieren sich die eingesparten Minuten zu Stunden.

Mein Fazit

Die Kasse wird bei der Digitalen Belegverarbeitung gerne unterschätzt: viele kleine Belege, sofort spürbarer Nutzen, klarer Prozess. Und sie ist gerade der Bereich, in dem als Nächstes am meisten passiert. Wer heute aktiviert, tut seinen Mandanten sofort etwas Gutes und steht am Tag des Updates schon fertig da.

Quellen

• § 33 UStDV, Rechnungen über Kleinbeträge (gesetze-im-internet.de)

Hinweis: Die Beschreibung bezieht sich auf Produkte der hmd software AG. Wenn Dir dieser Beitrag geholfen hat, schau doch auch nach meinen anderen #functionmonday-Beiträgen oder den Tipps und Tricks zur Buchhaltung.