Digitale Belegverarbeitung starten:
die Anleitung in 6 Schritten.

Vorab: das hier ist kein Ersatz für eine Schulung

Aber auf der anderen Seite: Die Basisfunktion ist wirklich an vielen Stellen so selbsterklärend und so einfach, dass Du auch einfach so starten kannst. Genau darum geht es hier. Nicht um die Theorie, sondern um die Reihenfolge, in der Du klickst.

Trotzdem hier auch noch mal der Tipp: Online-Seminare von der hmd software AG gibt es unter Schulungsangebote › Online-Seminare, und die Filme zu hmd.fibu · Digitale Belegverarbeitung liegen unter Schulungsangebote › Schulungsfilme.

Wenn Du Dich fragst, warum so viele die Digitale Belegverarbeitung kennen und trotzdem nicht nutzen: Darüber habe ich in Digitale Belegverarbeitung – wo bleibt der große Durchbruch? geschrieben. Dieser Beitrag hier ist die Antwort auf die Frage, die dort offen bleibt: Wie komme ich ins Tun?

Die Schritte für OPOS-Buchhaltungen

1) Freischalten in den hmd.stammdaten

In den hmd.stammdaten unter Mandant / Onlineanbindungen die Digitale Belegverarbeitung freischalten, und zwar für die Kategorien, die Du nutzen willst. In der Regel wird das Eingangsrechnungen sein und ggf. auch Ausgangsrechnungen.

Bitte daran denken: Ausgangsrechnungen besser importieren, wenn möglich.

Aktivieren können das Sachbearbeiter mit Admin-Rechten. Kein Lizenzvertrag, kein Update, nur ein Haken, und es geht los.

2) Kategorie umstellen, und schon läuft es

Sobald die Haken gesetzt sind, bedeutet das: Belege mit der jeweiligen Kategorie werden automatisch ausgelesen, erkannt, und es wird ein Buchungsvorschlag erstellt.

Wenn Du aber noch Belege im Dokumentenpool hast, die z.B. die Kategorie Rechnungswesen haben, dann einfach die entsprechenden markieren (oder auch erst alle und ein paar demarkieren, oft einfacher) und die Kategorie wechseln, z.B. in Eingangsrechnungen.

Und jetzt startet genau all das, was wir wollen.

3) Stammdatenpflege: der eine Zwischenschritt

In den allermeisten Fällen steht jetzt zwischen angenehmem und unterstütztem Arbeiten noch die Stammdatenpflege. Aber keine Angst, das ist mit der Digitalen Belegverarbeitung wirklich easy.

Wenn Du ein Dokument ausgewählt hast, dann auf Daten gehen und hier das passende Personenkonto raussuchen und mit den neuen Daten ergänzen. Oder, wenn schon das passende Personenkonto gefunden wurde, nur die Daten ergänzen.

Am Anfang kann es auch noch öfter sein, dass neue Personenkonten anzulegen sind, weil Du bisher auf Diverse A, B, C gebucht hast. Das ist jetzt vorbei, und es wird Dein Vorteil sein. Warum Sammelkreditoren mehr kosten als sie sparen, steht in Sammelkreditoren waren gestern.

Beim Anlegen schlägt das System die erste freie Nummer im entsprechenden Nummernkreis vor. Auch hier bitte nicht in den A-, B-, C-Nummernkreisen denken, nimm die erste freie Nummer. Die OPOS-Liste kann auch alphabetisch sortiert werden!

Wenn Du beim Anlegen sauber bleiben willst, hilft Personenkonten eindeutig zuordnen.

4) Buchungsvorschläge: prüfen und buchen

Sobald das System weiß, auf welches Konto gebucht wird, und auf dem Personenkonto auch schon Buchungen liegen, werden Dir automatisch Buchungsvorschläge angezeigt.

Ich sag nur: prüfen und buchen.

5) Dafür sorgen, dass es so bleibt

Nicht vergessen: Wenn die Belege direkt vom Mandanten kommen, also über hmd.DTS, dann dafür sorgen, dass in Zukunft nicht mehr „Rechnungswesen” als Kategorie genutzt wird, sondern Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung. Oder Workflow, wenn der im Einsatz ist, das geht nämlich auch. Wie das bei Ausgangsrechnungen aussieht, zeigt hmd.workflow für Ausgangsrechnungen.

Falls Du Ordner importierst, das ist vor allem bei der hmd.onlinefibu so, dann die Importkategorie prüfen und ggf. ändern. Wie sich Importordner überhaupt einrichten lassen, steht in hmd.transferpool: der Autoimport.

6) Bonus: den Kontoauszugsmanager gleich mitnehmen

Auch wenn es nicht direkt was mit der Digitalen Belegverarbeitung zu tun hat: Durch die besser gepflegten Stammdaten werden auch die Buchungsvorschläge, also die Matches im Kontoauszugsmanager, besser.

Also wenn Du schon dabei bist, dann schau auch gleich, dass Du dort die Umsätze ohne Verweis zum Verrechnen freigibst. Denn dann kann er alle die OPOS-Matches schon verrechnen, ohne dass Du in den Kontoauszugsmanager reingehst, z.B. beim Schließen vom Dokumentenpool.

Was dabei NICHT passiert

Die meisten Bremsen im Kopf sind gar keine.

Und jetzt?

Also, wie cool ist das denn. Das waren gerade nur 5 Schritte, und mit Nummer 6 macht es noch mehr Spaß. Und Du kannst sofort profitieren.

Dadurch, dass die hmd.fibu nicht irgendeinen extra Lauf braucht oder irgendwas über Nacht erst greift, wirst Du unmittelbar schon Fortschritte sehen. Wenn Du also mehrere Rechnungen von einem Lieferanten hast, dann werden die gepflegten Daten und die Buchungen unmittelbar schon auf die nächste Rechnung angewendet.

Deshalb viel Spaß bei der Anwendung, ja, Arbeit darf auch Spaß machen. Und wenn die erste Zeit eingespart ist, dann auch an die Schulung denken, damit man für Sonderfälle gewappnet ist.

Ansonsten kann ich auch den hmd.assistent empfehlen. Dort kannst Du Deine Fragen auch einfach stellen.

Die Checkliste zum Abhaken