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hmd.workflow jetzt auch für Ausgangsrechnungen
Digitale Workflows rund um Eingangsrechnungen sind inzwischen in vielen Unternehmen und Steuerkanzleien angekommen.
Die Rechnung wird digital bereitgestellt, die relevanten Informationen werden erkannt, der Vorgang wird geprüft und freigegeben und anschließend steht der Beleg für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung zur Verfügung. Warum dabei der Prozess wichtiger ist als die Technik, habe ich hier schon einmal ausführlich beschrieben.
Doch der Rechnungsprozess eines Unternehmens besteht natürlich nicht nur aus Eingangsrechnungen.
Auf vielfachen Wunsch wurde hmd.workflow deshalb jetzt erweitert:
Neben Eingangsrechnungen können auch Ausgangsrechnungen über den Workflow verarbeitet werden.
Auch der Standardworkflow wurde entsprechend ergänzt.
Damit kann ein deutlich größerer Teil des gesamten Rechnungsprozesses über einen einheitlichen digitalen Ablauf organisiert werden.
Wie kommt die Rechnung in hmd.workflow?
Der Einstieg in den Prozess soll möglichst einfach sein.
Rechnungen können beispielsweise
- automatisch aus definierten Ordnern übernommen,
- per Drag & Drop hinzugefügt oder
- über hmd.dts bereitgestellt werden.
Anschließend beginnt die eigentliche Verarbeitung.
Das System analysiert das Dokument und erkennt bei bereits vorhandenen Stammdaten den entsprechenden Geschäftspartner.
Bei einer Eingangsrechnung ist das beispielsweise der Lieferant, bei einer Ausgangsrechnung der Kunde.
Die für den jeweiligen Workflow notwendigen Rechnungsinformationen werden erkannt und für die weitere Bearbeitung vorbereitet.
Danach folgt die Kontrolle und Freigabe.
Bei einem einfachen Standardfall kann der Vorgang damit bereits abgeschlossen sein und der Beleg steht anschließend für die weitere Verarbeitung in der Buchhaltung bereit.
Ein besonders großer Vorteil bei E-Rechnungen
Mit der zunehmenden Verbreitung von E-Rechnungen entsteht in vielen Unternehmen eine zusätzliche Frage:
Wie kann der Anwender den Inhalt einer E-Rechnung eigentlich vernünftig prüfen?
Denn insbesondere bei strukturierten E-Rechnungsformaten besteht die eigentliche Rechnung nicht einfach nur aus einem bekannten PDF-Dokument. Bei ZUGFeRD entscheidet im Zweifel die XML, nicht das, was das Auge im PDF sieht.
Genau hier bietet der Workflow einen aus meiner Sicht sehr wichtigen Vorteil:
Der Mandant bekommt den relevanten Inhalt der E-Rechnung direkt im hmd.workflow angezeigt.
Damit muss für die Prüfung nicht noch eine zusätzliche Anwendung oder eine separate E-Rechnungslösung geöffnet werden.
Der Inhalt der E-Rechnung wird direkt dort sichtbar, wo ohnehin die weitere Bearbeitung stattfindet.
Prüfen.
Freigeben.
Weiterverarbeiten.
Die E-Rechnung wird damit Bestandteil des normalen Rechnungsprozesses und nicht zu einem zusätzlichen Prozess neben dem eigentlichen Workflow.
Gerade im Alltag halte ich das für einen erheblichen Vorteil.
Denn Digitalisierung wird nicht besser, wenn für jeden neuen technischen Standard eine weitere Anwendung geöffnet werden muss.
Sie wird besser, wenn neue Anforderungen möglichst unauffällig in bereits bestehende Prozesse integriert werden.
Ein Standardworkflow muss nicht kompliziert sein
Ein guter Workflow braucht nicht möglichst viele Schritte.
Für viele Rechnungen kann der Standardprozess sehr einfach aussehen:
- Die Rechnung wird bereitgestellt.
- hmd.workflow analysiert das Dokument.
- Lieferant beziehungsweise Kunde und die notwendigen Rechnungsinformationen werden erkannt.
- Die Informationen werden kontrolliert.
- Die Rechnung wird freigegeben.
- Der Beleg steht für den weiteren Buchhaltungsprozess zur Verfügung.
Das reicht in vielen Fällen bereits aus.
Ein Workflow wird schließlich nicht dadurch besser, dass möglichst viele Prüfungen eingebaut werden.
Er sollte genau die Schritte enthalten, die tatsächlich notwendig sind.
Und wenn der Standard nicht reicht?
Natürlich unterscheiden sich Unternehmen und Mandanten.
Deshalb lässt sich der Workflow individuell an den jeweiligen Prozess anpassen.
So kann beispielsweise definiert werden, dass ab einem bestimmten Rechnungsbetrag eine weitere Prüfung notwendig wird.
Ebenso können unterschiedliche Zuständigkeiten berücksichtigt werden.
Bestimmte Lieferanten oder Unternehmensbereiche können von anderen Mitarbeitern oder Abteilungen geprüft werden.
Auch mehrstufige Freigabeprozesse sind möglich.
Der Vorteil dabei:
Man kann mit einem einfachen Standard beginnen und nur dort zusätzliche Regeln ergänzen, wo sie tatsächlich benötigt werden.
Ausgangsrechnungen im Workflow sind gut. Der Import bleibt trotzdem oft der bessere Weg.
Bei aller Begeisterung über die Erweiterung ist mir bei Ausgangsrechnungen eine Sache besonders wichtig.
Nur weil sie jetzt über hmd.workflow verarbeitet werden können, bedeutet das nicht, dass der Workflow für jede Ausgangsrechnung automatisch der optimale Weg in die Buchhaltung ist.
Ausgangsrechnungen entstehen normalerweise bereits in einem Vorsystem.
Und dort sind viele Informationen schon strukturiert vorhanden.
Zum Beispiel:
- Kunde
- Rechnungsnummer
- Rechnungsdatum
- Betrag
- Steuerinformationen
- gegebenenfalls weitere Buchungsinformationen
Wenn dieses Vorsystem brauchbare Daten für einen direkten Import in die Buchhaltung liefern kann, würde ich diesen Weg weiterhin bevorzugen. Wie gut das aussehen kann, zeigt zum Beispiel hmd.onlinefaktura: dort werden Rechnungen geschrieben und direkt in die Buchhaltung übergeben, ganz ohne Zwischenschritt.
Denn die Daten wurden bereits einmal erfasst.
Warum sollte man sie anschließend wieder aus dem Rechnungsdokument erkennen, wenn sie strukturiert zur Verfügung stehen?
Deshalb lautet meine erste Empfehlung bei Ausgangsrechnungen weiterhin:
Importieren, wenn es sinnvoll möglich ist.
Und dann gibt es die Realität der Vorsysteme
In der Praxis sieht es allerdings nicht immer so schön aus.
Nicht jedes Vorsystem stellt einen brauchbaren Export bereit.
Manchmal gibt es überhaupt keine geeignete Schnittstelle.
Manchmal existiert zwar eine Datei, sie lässt sich aber nicht ohne Weiteres importieren.
Und manchmal läuft der angeblich automatisierte Prozess ungefähr so:
Datei exportieren.
Excel öffnen.
Spalten verschieben.
Werte ersetzen.
Formate anpassen.
Datei speichern.
Importieren.
Und das jeden Monat wieder.
Vorsystem lässt grüßen.
Spätestens dann sollte man sich fragen:
Ist das eigentlich noch ein sinnvoller Importprozess?
Wenn der Import nicht funktioniert, wird der Workflow interessant
Genau für diese Fälle ist die Erweiterung um Ausgangsrechnungen besonders spannend.
Wenn aus dem Vorsystem keine vernünftigen Buchungsdaten übernommen werden können, muss die Ausgangsrechnung trotzdem irgendwie ihren Weg in die Buchhaltung finden.
Und bevor dafür wieder manuell erfasst, mit unterschiedlichen Dateien gearbeitet oder ein komplizierter Zwischenprozess aufgebaut wird, kann hmd.workflow eine sehr gute Alternative sein.
Die Rechnung wird digital bereitgestellt.
Das System bereitet die Informationen auf.
Der Anwender kontrolliert den Vorgang.
Die Rechnung wird freigegeben.
Anschließend steht der Beleg für den Buchhaltungsprozess zur Verfügung.
Meine Reihenfolge lautet deshalb:
1. Direkten Import prüfen
Liefert das Vorsystem strukturierte und sinnvoll nutzbare Daten?
Dann sollten diese nach Möglichkeit direkt verwendet werden.
2. Den tatsächlichen Aufwand betrachten
Ein Import, bei dem jeden Monat umfangreiche manuelle Anpassungen notwendig sind, ist möglicherweise technisch ein Import.
Ein guter automatisierter Prozess ist er deshalb noch lange nicht.
3. Workflow als Alternative nutzen
Wenn kein sinnvoller Import möglich ist oder der bisherige Prozess dauerhaft zu viel manuelle Arbeit verursacht, kann hmd.workflow die bessere Lösung sein.
Kurz gesagt:
Vorhandene Daten direkt nutzen, wo es geht.
Den Workflow einsetzen, wo er den besseren Prozess schafft.
Die Technik allein reicht aber nicht
Für mich liegt ein mindestens genauso wichtiger Punkt in der Einführung beim Mandanten.
In der Praxis sehe ich immer wieder, dass Kanzleien ihren Mandanten möglichst viele Möglichkeiten offenlassen.
Belege können per E-Mail kommen.
Oder über einen Ordner.
Oder über eine Plattform.
Oder auf dem bisherigen Weg.
Das klingt zunächst besonders kundenfreundlich.
Für einen effizienten Prozess kann es aber genau das Gegenteil bedeuten.
Denn jede zusätzliche Variante erzeugt neue Ausnahmen.
Für den Mandanten.
Für den Sachbearbeiter.
Und für die Kanzlei.
Die Kanzlei sollte einen Standard vorgeben
Meine Erfahrung ist deshalb:
Ein guter Standard ist häufig wichtiger als möglichst viele Wahlmöglichkeiten.
Nicht:
„Hier sind fünf Möglichkeiten. Such Dir aus, was Dir gefällt.”
Sondern:
„So organisieren wir Deinen Rechnungsprozess.”
Damit weiß der Mandant genau, was zu tun ist.
Und die Kanzlei kann denselben funktionierenden Prozess anschließend auch auf weitere Mandanten übertragen.
Natürlich wird es immer begründete Ausnahmen geben.
Aber eine Ausnahme sollte eben eine Ausnahme bleiben und nicht zum Normalfall werden.
Persönliches Onboarding funktioniert besonders gut
Auch bei der Einführung würde ich nicht nur Zugangsdaten und eine PDF-Anleitung verschicken.
Gerade bei einem neuen Workflow hat sich ein kurzes persönliches Onboarding sehr bewährt. Wie Du daraus einen wiederholbaren Ablauf machst, habe ich im Beitrag über das Mandanten-Onboarding beschrieben.
Einmal gemeinsam eine echte Rechnung durchlaufen:
- Wo kommt die Rechnung in den Prozess?
- Welche Informationen erkennt das System?
- Wie wird eine E-Rechnung dargestellt?
- Was muss kontrolliert werden?
- Wo erfolgt die Freigabe?
- Und was passiert anschließend?
Der Mandant erlebt den kompletten Prozess einmal selbst.
Fragen können sofort geklärt werden.
Und aus einer neuen Software wird sehr schnell ein nachvollziehbarer Arbeitsablauf.
Die Erfahrung zeigt:
Wenn die Kanzlei den Standard vorgibt und den Einstieg persönlich begleitet, ziehen viele Mandanten sehr gut mit.
Davon profitieren alle
Ein sauber aufgebauter Workflow bringt nicht nur dem Mandanten Vorteile.
Der Mandant
Er hat einen klar definierten Rechnungsprozess und sieht auch den Inhalt von E-Rechnungen direkt innerhalb seiner gewohnten Bearbeitung.
Der Sachbearbeiter
Er erhält Rechnungen über einen nachvollziehbaren Prozess, statt Belege und Informationen über unterschiedliche Kanäle zusammensuchen zu müssen.
Die Kanzlei
Sie schafft Standards, die sich auf weitere Mandanten übertragen lassen.
Und genau diese Standards sind eine wichtige Voraussetzung dafür, Digitalisierung wirklich skalierbar zu machen.
Denn wenn jeder Mandant vollkommen individuell arbeitet, entsteht irgendwann trotz digitaler Werkzeuge wieder ein kaum beherrschbarer Wildwuchs.
Mein Fazit
Die Erweiterung von hmd.workflow um Ausgangsrechnungen ist ein sinnvoller Schritt.
Der Workflow kann damit einen wesentlich größeren Teil des Rechnungsprozesses beim Mandanten abbilden.
Besonders interessant finde ich dabei die integrierte Verarbeitung von E-Rechnungen:
Der Mandant kann den relevanten Inhalt direkt im Workflow sehen und prüfen, ohne dafür eine zusätzliche Lösung verwenden zu müssen.
Trotzdem sollte man gerade bei Ausgangsrechnungen immer zuerst überlegen, ob bereits strukturierte Daten aus dem Vorsystem vorhanden sind.
Wenn ein sauberer Import möglich ist, bleibt dieser aus meiner Sicht der bessere Weg.
Wenn das Vorsystem dagegen keine brauchbaren Daten liefert, der Import regelmäßig scheitert oder jeden Monat wieder manuelle Nacharbeit notwendig wird, bietet hmd.workflow eine sehr gute Alternative.
Und unabhängig davon, welcher technische Weg am Ende gewählt wird:
Der größte Effekt entsteht, wenn daraus ein klarer Standardprozess wird.
Die Kanzlei definiert den Weg.
Der Mandant wird einmal sauber onboardet.
Und anschließend wissen alle Beteiligten:
So funktioniert unser Rechnungsprozess.
Genau dann hilft Digitalisierung nicht nur dabei, Papier durch Software zu ersetzen.
Sie macht den Prozess tatsächlich einfacher.
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Dann schreib mir gerne, zum Beispiel über LinkedIn oder direkt eine Nachricht.
Natürlich kannst Du Dich auch direkt an die hmd software AG wenden.
Wenn Du die E-Rechnungen darüber hinaus automatisch abholen lassen möchtest, statt sie einzeln bereitzustellen, findest Du hier den passenden Weg zum automatisierten Belegtransfer.
Hinweis: Die konkrete Einrichtung sowie notwendige Prüf- und Freigabeschritte hängen vom jeweiligen Unternehmen, Mandanten und den dort definierten Prozessen ab.
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