Grüße aus Italien: wo die E-Rechnung seit sieben Jahren Alltag ist

Ein Eis am Strand, ein Handy, kein Bargeld

Dieser Beitrag entsteht nicht am Schreibtisch, sondern im Urlaub in Italien. Das Eis am Strand: mit dem Handy bezahlt. Der Aperol Spritz: genauso. Dass der Espresso an der Bar oder das Eis in der Stadt bargeldlos gehen, war völlig ok und keine Überraschung. Aber was mich wirklich fasziniert hat: Sogar am Strand brauche ich hier kein Bargeld.

Und das zieht sich durch den ganzen Tag: Espresso, Parkschein, Strandbar. Niemand verdreht die Augen, wenn für 1,20 € die Karte oder das Handy kommt.

Das ist keine Kulanz, sondern Gesetz. In Italien müssen Händler und Freiberufler Kartenzahlungen annehmen, ab dem ersten Cent. Wer eine gewünschte Kartenzahlung verweigert, riskiert seit dem 30. Juni 2022 ein Bußgeld: 30 € plus 4 % des verweigerten Betrags. Das gilt für den Marktstand genauso wie für das Taxi und die Arztpraxis.

Und weil heute Montag ist, gibt es den ersten Urlaubs-functionmonday: heute keine hmd-Funktion, dafür ein Blick darauf, wie unser Nachbarland die Themen längst lebt, über die wir in Deutschland noch diskutieren. Denn funktionieren tut hier eine ganze Menge.

E-Rechnung? Läuft hier seit 2019.

Während bei uns die E-Rechnungspflicht 2027 näher rückt, ist sie in Italien seit dem 1. Januar 2019 Alltag, im B2B- wie im B2C-Geschäft. Und zwar konsequenter, als wir es planen: Jede Rechnung läuft als XML über eine zentrale Plattform der Finanzverwaltung, das Sistema di Interscambio. Die Behörde prüft die Rechnung und stellt sie erst dann dem Empfänger zu. Eine Rechnung, die nicht über diese Plattform gelaufen ist, gilt rechtlich als nicht ausgestellt.

Die Wirkung lässt sich beziffern: Die EU-Kommission nennt ca. 1,7 bis 2 Milliarden Euro zusätzliche Umsatzsteuer-Einnahmen, und Italiens Mehrwertsteuerlücke, lange die größte in der EU, ist seit der Einführung deutlich geschrumpft.

Fairerweise: Auch in Italien kamen die Kleinunternehmer erst stufenweise dazu, flächendeckend gilt die Pflicht erst seit 2024. Sieben Jahre nach dem Start.

Die Kasse meldet ihre Umsätze selbst

Der Teil, der mich als Buchhaltungs-Menschen am meisten fasziniert: die Kassen. Seit 2020 ist in Italien die telematische Registrierkasse Pflicht. Sie speichert die Tageseinnahmen unveränderbar, versiegelt sie elektronisch und übermittelt sie an die Finanzverwaltung, in der Regel automatisch beim Kassenabschluss, spätestens binnen zwölf Tagen.

Zum Vergleich: Bei uns gilt seit 2020 die TSE-Pflicht und die Belegausgabepflicht, und seit 2025 müssen Kassen über ELSTER gemeldet werden. Aber gemeldet wird nur das Gerät, also Seriennummer und Stammdaten. Die Umsätze erfährt das Finanzamt weiterhin erst mit der Steuererklärung. In Italien kennt die Behörde die Tagesumsätze jedes Ladens praktisch tagesaktuell.

Und seit dem 1. Januar 2026 geht Italien noch einen Schritt weiter: Die Kartenterminals müssen mit der Registrierkasse verknüpft sein, damit die Finanzverwaltung Kartenumsätze maschinell gegen die gemeldeten Kassenumsätze abgleichen kann.

Zwei Kuriositäten am Rand

Damit niemand denkt, hier regiere nur der Zwang: Italien arbeitet auch mit Zuckerbrot. Seit 2021 gibt es die Kassenbon-Lotterie. Wer an der Kasse seinen persönlichen Lotterie-Code vorzeigt, spielt mit jedem Euro Einkaufswert um Gewinne bis fünf Millionen Euro, und der Händler gewinnt gleich mit. Teilnehmen kann nur, wer bargeldlos zahlt.

Außerdem gilt eine Bargeld-Obergrenze von 5.000 € pro Zahlung. Mit einer Ausnahme, die man sich auf der Zunge zergehen lassen muss: Bei ausländischen Touristen darf der Einzelhandel bis zu 15.000 € bar annehmen. Das Steuersystem ist streng, aber man ist ja nicht verrückt.

Der ehrliche Twist

Jetzt könnte man meinen, die Italiener zahlten längst alle nur noch digital. Das Gegenteil ist der Fall: An der Ladenkasse liegt der Bargeldanteil in Italien laut EZB noch über 60 %, in Deutschland bei ca. 51 %. Italien hat also die Prozesse konsequenter digitalisiert als wir, die Gewohnheiten der Menschen aber nicht.

Genau das ist die Lektion für unsere E-Rechnungs-Diskussion: Digitale Pflichten und digitale Gewohnheiten sind zwei verschiedene Baustellen. Die erste lässt sich per Gesetz erledigen, die zweite braucht Zeit, gute Werkzeuge und Menschen, die sie erklären.

Was das für Dich heißt

Was in Italien seit sieben Jahren Alltag ist, beginnt bei uns am 1. Januar 2027 mit der Ausstellungspflicht. Kein Grund zur Panik, aber ein guter Grund, nicht bis Dezember 2026 zu warten. Wenn Du wissen willst, wo Du stehst: Im E-Rechnungs-Guide habe ich die Fristen und Formate zusammengefasst, und mit dem E-Rechnungs-Prüfer kannst Du jede XRechnung oder ZUGFeRD-Datei sofort testen. Jeden Freitag zählt außerdem der E-Rechnungs-Freitag auf Instagram die verbleibenden Freitage bis zur Pflicht herunter.

Nächsten Montag geht es wieder ganz normal weiter, mit einer konkreten hmd-Funktion. Bis dahin: saluti dall’Italia.