hmd.onlinefaktura: Startklar für die E-Rechnungspflicht 2027

Die Beiträge zur E-Rechnung häufen sich, die Deadline rückt näher, und trotzdem haben viele noch keine Lösung, wie sie ab Januar E-Rechnungen ausstellen. Deshalb greife ich das Thema im #FunctionMonday noch einmal auf. Wer dieses Jahr mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, braucht ab Januar für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland die E-Rechnung. Alle anderen haben ein Jahr länger Zeit.

Für Kanzleien, die mit hmd arbeiten, gibt es dafür einen naheliegenden Weg: Sie können ihren Mandanten hmd.onlinefaktura anbieten. Der Mandant schreibt seine Rechnungen einfach und schnell in hmd.onlinefaktura, aufgerufen über den asp.client. Die Rechnung im ZUGFeRD-Format entsteht dabei laut hmd automatisch. Was dafür vor dem Januar zu tun ist, steht in der Checkliste weiter unten.

Wer ab 01.01.2027 E-Rechnungen ausstellen muss

Empfangen können müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen schon seit 01.01.2025. Beim Ausstellen gibt es eine Übergangsregel, und die läuft in zwei Stufen aus (§ 27 Abs. 38 UStG):

• Umsätze bis 31.12.2026: Papier oder ein anderes elektronisches Format (mit Zustimmung des Empfängers) geht noch für alle, wenn die Rechnung bis 31.12.2026 übermittelt wird.
• Umsätze im Jahr 2027: Papier oder ein anderes elektronisches Format geht nur noch, wenn der Gesamtumsatz (§ 19 Abs. 2 UStG, nach vereinnahmten Entgelten) des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat. Auch hier muss die Rechnung bis 31.12.2027 übermittelt sein. Für Umsätze 2027 entscheidet also der Gesamtumsatz 2026, also das Jahr, das gerade läuft, und nicht 2025. Daneben gibt es eine Sonderregel für bestehende EDI-Verfahren. Die betrifft nur Rechnungen, die per elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt werden, und hilft einer Word- oder PDF-Rechnung nicht.
• Ab 01.01.2028: Die Übergangsregel endet, dann gilt die Pflicht zur E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft für alle.

Achtung bei Leistungen im Dezember 2026: Wird die Rechnung erst im Januar 2027 übermittelt, greift nach dem Gesetzeswortlaut keine der beiden Übergangsregeln, auch nicht bei einem Gesamtumsatz unter 800.000 Euro. Die erste gilt nur bei Übermittlung bis 31.12.2026, die zweite nur für Umsätze ab 01.01.2027. Auch das BMF formuliert so: Bis zum Ablauf des Kalenderjahres 2026 kann eine Rechnung für einen bis dahin ausgeführten Umsatz als sonstige Rechnung „ausgestellt und übermittelt“ werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rn. 63). Den Januar-Fall regelt die Verwaltung nicht ausdrücklich. Sicher ist: Dezember-Leistungen noch im Dezember abrechnen oder gleich als E-Rechnung.

Und was ist eine E-Rechnung? Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entspricht oder, wenn vereinbart, mit ihr interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 UStG). Eine Word-Datei ist das nicht. Eine daraus gedruckte PDF auch nicht. Ausnahmen gibt es, etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer. Welche genau, steht in den FAQ des BMF zur E-Rechnung. Wichtig für die Einordnung: Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für Leistungen an andere Unternehmer, wenn beide im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). Rechnungen an Privatkunden betrifft sie nicht, ebenso wenig bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Für Deinen Mandanten mit der Word-Vorlage zählt vor allem: Sein Gesamtumsatz 2026 entscheidet, ob er bei Rechnungen an Geschäftskunden ab Januar umstellen muss oder noch ein Jahr Zeit hat.

Ein Alltags-Szenario: die Word-Vorlage im Elektrobetrieb

Ein Elektromeister mit zwölf Mitarbeitenden, Gewerbe- und Wohnungsbau, Kunden fast nur Unternehmen, Umsatz 2026 voraussichtlich knapp über einer Million Euro. Die Rechnungen schreibt seine Frau abends in einer Word-Vorlage. Rechnungsnummer aus dem Kopf bzw. aus der letzten Datei, Positionen per Kopieren und Einfügen, dann als PDF per Mail an den Kunden. Am Monatsende landet ein Ordner mit PDFs in der Kanzlei, und dort wird jede Rechnung noch einmal erfasst.

Das Beispiel ist ausgedacht, aber Du kennst diesen Mandanten. Für ihn ist die Frage nicht mehr, ob er umstellt, sondern wann. Und „Ende Dezember, zwischen den Jahren“ ist die schlechteste Antwort: Dann muss gleichzeitig die Jahresabschlussarbeit laufen, die Kundendaten müssen neu angelegt werden, und die erste Rechnung im Januar wird zum Experiment.

Im #FunctionMonday vom Februar 2025 ging es schon darum, warum die Word-Rechnung in der Buchhaltung Arbeit macht. Diesmal geht es um den Termin.

Was hmd.onlinefaktura dabei macht

hmd.onlinefaktura ist die Rechnungsschreibung für Mandanten in myKanzlei. Der Mandant ruft sie über den asp.client auf. Rechnungsnummern, Artikel und Kunden (Debitoren) werden dort geführt, und die Rechnungen gehen direkt an die Finanzbuchhaltung, ohne manuelle Exporte oder doppelte Datenbestände (hmd: Mandantenlösungen).

Beim Speichern einer finalen Rechnung in hmd.onlinefaktura entsteht laut hmd automatisch eine Rechnung im Format ZUGFeRD 2.3 enhanced. Die strukturierten XML-Daten sind direkt in die PDF eingebettet, ausgegeben wird eine PDF/A, ohne zusätzliche Einstellungen (hmd: E-Rechnung). Im Detail verstehen muss der Mandant die XML nicht. Es hilft aber, grob zu wissen, wie eine E-Rechnung funktioniert und aufgebaut ist. Seine Rechnung schreibt er wie bisher, nur eben nicht mehr in Word.

Wichtig für die Einordnung: Nicht jede ZUGFeRD-Rechnung ist eine E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC WL reichen nicht, das stellt das BMF in seinen FAQ zur E-Rechnung klar.

Zwei Fragen kommen in der Praxis immer wieder. Der Bezahl-QR-Code steht im PDF der ZUGFeRD-Rechnung. Und XRechnung ist als Alternative zum Standard-ZUGFeRD möglich.

Und auf der Kanzleiseite? Kanzlei und Mandant arbeiten bei myKanzlei auf demselben Datenbestand. hmd beschreibt das so: Eine Rechnung, die der Mandant um 9 Uhr in der OnlineFaktura schreibt, steht der Kanzlei um 9 Uhr in der Finanzbuchhaltung zur Verfügung, ohne Übertragungslauf, ohne Datei und ohne Zeitversatz (hmd: myKanzlei). Mehr zu hmd.onlinefaktura im Alltag steht im Beitrag hmd.onlinefaktura ready für VoP.

Freigeschaltet wird hmd.onlinefaktura über die Kanzlei.

Checkliste: Was Dein Mandant vor dem 01.01. einrichtet

Die eigentliche Arbeit ist nicht die erste E-Rechnung. Die eigentliche Arbeit sind die Stammdaten. Wer die im November und Dezember anlegt, schreibt im Januar einfach seine Rechnung.

1. Zugang klären: Die Kanzlei schaltet hmd.onlinefaktura für den Mandanten frei. Der Mandant meldet sich über den asp.client an und findet dort alle Mandantenlösungen, die für ihn freigeschaltet sind. Einmal anmelden und in Ruhe umschauen.
2. Kunden (Debitoren) anlegen: Zuerst die Kunden, die regelmäßig Rechnungen bekommen. Vollständige Anschrift, und bei Geschäftskunden auch gleich prüfen, an welche Adresse bzw. E-Mail-Adresse die Rechnung künftig gehen soll.
3. Artikel anlegen: Die Positionen, die immer wieder vorkommen, also Stundensätze, Anfahrt, Standardmaterial. Dann muss im Januar niemand Positionen aus alten Word-Dateien kopieren.
4. Rechnungsnummern mit der Kanzlei festlegen: Die Startnummer für die erste Rechnung aus hmd.onlinefaktura legt die Kanzlei mit dem Mandanten fest. Dabei kann man z. B. darauf achten, dass die Jahreszahl vorne steht, dann lassen sich Zahlungen im Kontoauszugsmanager besser zuordnen. Ein sauberer Übergang von der Word-Nummerierung spart später Rückfragen.
5. Firmendaten und Pflichtangaben prüfen: Name und Anschrift, Steuernummer bzw. USt-IdNr., Bankverbindung. Was auf der Word-Vorlage stand, muss auch auf der neuen Rechnung stimmen.
6. Eine Probe-Rechnung im Dezember: Eine echte Rechnung im Dezember aus hmd.onlinefaktura schreiben und gemeinsam mit der Kanzlei anschauen, wie sie in der Buchhaltung ankommt. Für Umsätze bis 31.12.2026, deren Rechnung bis 31.12.2026 übermittelt wird, ist die E-Rechnung noch nicht Pflicht, aber erlaubt. Ideal zum Üben.

Was hmd.onlinefaktura Dir nicht abnimmt

Ehrlich bleiben gehört dazu. hmd schreibt selbst: Eine formale inhaltliche Validierung nach § 14 UStG erfolgt durch hmd nicht, die Prüfung rechtlicher Anforderungen liegt beim Anwender (hmd: E-Rechnung, Abschnitt „Rechtliche Vorgaben und Voraussetzungen“). hmd.onlinefaktura erzeugt also das strukturierte Format. Ob alle Pflichtangaben auf der Rechnung stimmen, prüft weiter der Mandant bzw. die Kanzlei. Genau deshalb steht Punkt 5 auf der Checkliste.

Und auf der Eingangsseite hilft ein anderer Baustein: Wie die Digitale Belegverarbeitung eingehende E-Rechnungen prüft, steht im Beitrag E-Rechnungen automatisch validieren.

Für wen ist das wichtig?

• Kanzleien mit Mandanten, die Rechnungen in Word oder Excel schreiben: Jetzt ist der Moment, diese Mandanten anzusprechen. Zuerst die mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026, dann alle anderen, die ab 2028 ohnehin umstellen müssen.
• Kleine Betriebe mit wenigen Rechnungen im Monat: Wer keine große Lösung braucht und überschaubar viele Rechnungen schreibt, für den passt hmd.onlinefaktura gut: Jede endgültige Rechnung landet automatisch in der Buchhaltung, ohne weiteres Zutun.
• Mandanten knapp unter der Grenze: Ob 2026 über oder unter 800.000 Euro, steht erst nach Jahresende fest. Wer jetzt schon umstellt, muss im Januar nicht rechnen.
• Kanzleien, die mit hmd arbeiten: Ihr könnt Euren Mandanten hmd.onlinefaktura anbieten. Die Rechnungen landen dann auf demselben Datenbestand, auf dem Ihr ohnehin bucht.

Mein Fazit: Stammdaten im November, Rechnung im Januar

Die E-Rechnungspflicht kommt nicht über Nacht, aber der Januar kommt schneller als gedacht. Für Mandanten mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz 2026 ist die Word-Vorlage bei Rechnungen an Geschäftskunden ab Januar Geschichte, für alle anderen ein Jahr später. Wer jetzt Kunden, Artikel und Nummernkreis in hmd.onlinefaktura anlegt, hat im Januar keinen Umstieg, sondern einfach eine neue Rechnung. Und die Kanzlei hat sie in dem Moment in der Buchhaltung, in dem der Mandant sie schreibt.

Welche Funktion soll ich als Nächstes zeigen?

Wie viele Deiner Mandanten schreiben ihre Rechnungen noch in Word, und wie sprichst Du sie auf die E-Rechnung an? Schreib mir Deine Erfahrungen und Fragen in die Kommentare auf Instagram oder LinkedIn, daraus entstehen die nächsten #FunctionMonday-Folgen.

Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt Funktionen aus der Praxis und ersetzt keine individuelle Beratung, insbesondere keine Steuerberatung. Stand: 01.11.2026. Ich bin Produktmanager bei der hmd software AG, einem Anbieter von Software für Kanzleien und Buchhaltung. hmd.onlinefaktura ist ein Produkt meines Arbeitgebers. Kein Marketing, nur Praxis.

Quellen

• § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsregelung E-Rechnung), gesetze-im-internet.de
• § 14 UStG (Ausstellung von Rechnungen, Definition E-Rechnung), gesetze-im-internet.de
• BMF-Schreiben vom 15.10.2024, BStBl I S. 1320, Rn. 62 bis 65 (Übergangsregelungen). Auf bundesfinanzministerium.de nicht mehr abrufbar, Verweis darauf in der Anwendungsregelung des BMF-Schreibens vom 15.10.2026 (PDF auf der verlinkten Seite)
• Bundesfinanzministerium: FAQ zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung
• hmd: E-Rechnung in hmd, Abschnitte „Funktionen der E-Rechnung“ und „Rechtliche Vorgaben und Voraussetzungen“
• hmd: Cloudbasierte Mandantenlösungen, Abschnitt „OnlineFaktura mit myKanzlei“
• hmd: myKanzlei, FAQ „Was bedeutet gemeinsamer Datenbestand bei myKanzlei?“
• hmd: Faktura, Abschnitt „Mandantenlösungen in Echtzeit: OnlineFaktura“