Drei Buchungsvorschläge für einen Lieferanten?

Wenn neue Funktionen die Bedeutung von Stammdaten verändern

Digitale Lösungen können viele wiederkehrende Arbeitsschritte erleichtern. Damit sie zuverlässig funktionieren, benötigen sie jedoch eindeutige Informationen. Ein Praxisbeispiel aus der Digitalen Belegverarbeitung zeigt, warum eine kurze Stammdatenpflege nicht einfach mehr Arbeit bedeutet, sondern mehrere Prozesse nachhaltig verbessern kann.

Drei Treffer statt eines Buchungsvorschlags

Die Digitale Belegverarbeitung war bereits seit mehreren Wochen im Einsatz. Bei den Belegen eines bestimmten Lieferanten trat jedoch regelmäßig dieselbe Situation auf: Das System zeigte drei mögliche Personenkonten als Treffer an.

Da keine eindeutige Zuordnung möglich war, musste das richtige Personenkonto bei jedem Beleg manuell ausgewählt werden.

Auf den ersten Blick schien die Lösung einfach zu sein. Wenn zwei der drei Personenkonten nicht mehr benötigt würden, ließen sie sich über ein „Gültig bis”-Datum von der weiteren Auswahl ausschließen.

Im gemeinsamen Gespräch zeigte sich allerdings, dass die Anfrage anders gelagert war: Alle drei Lieferanten waren weiterhin aktuell. Sie trugen denselben Namen, gehörten jedoch zu unterschiedlichen Standorten.

Nicht jede Dublette ist eine Dublette

Genau an dieser Stelle lohnt sich der zweite Blick. Bei echten Doppelanlagen ist das Stilllegen der richtige Weg, wie Du doppelte Personenkonten sauber bereinigst, habe ich an anderer Stelle beschrieben.

Hier lag der Fall anders. Was auf dem Bildschirm wie eine Dublette aussah, waren drei berechtigte Konten. Wären zwei davon stillgelegt worden, hätte die Buchhaltung anschließend ein Problem gehabt, das vorher nicht existierte.

Kundennummer und IBAN schaffen Eindeutigkeit

Entscheidend waren in diesem Fall zwei Informationen, durch die sich die Lieferanten voneinander unterscheiden ließen: die jeweilige Kundennummer und die IBAN.

Nach einer kurzen, einmaligen Ergänzung der Stammdaten standen der Digitalen Belegverarbeitung zusätzliche Merkmale für die Zuordnung zur Verfügung. Dadurch können gleich benannte Lieferanten besser unterschieden und passendere Buchungsvorschläge erzeugt werden.

Von der Pflege profitiert nicht nur die Digitale Belegverarbeitung. Auch andere Funktionen des Systems können dieselben Informationen nutzen. Für den Kontoauszugsmanager ist insbesondere die IBAN ein wichtiges Merkmal, um Zahlungen und Personenkonten besser einander zuzuordnen.

Eine Ergänzung an einer Stelle kann somit mehrere nachgelagerte Prozesse verbessern.

Anforderungen an Stammdaten verändern sich

Der Fall macht deutlich, dass sich mit neuen digitalen Funktionen auch die Bedeutung von Stammdaten verändert.

Eine IBAN wurde in der Vergangenheit möglicherweise vor allem dann gepflegt, wenn auch der Zahlungsverkehr genutzt wurde. Heute kann sie zusätzlich das automatische Matching im Kontoauszugsmanager unterstützen.

Auch Sammelbezeichnungen wie „Diverse A bis Z” mögen für bestimmte bisherige Arbeitsweisen ausreichend gewesen sein. Für eine möglichst eindeutige automatische Zuordnung liefern sie jedoch nur wenige verwertbare Informationen.

Das bedeutet nicht, dass frühere Vorgehensweisen grundsätzlich falsch waren. Die Anforderungen haben sich verändert, weil vorhandene Daten heute von mehr Funktionen genutzt werden können.

Für wen das relevant ist

Besonders häufig tritt der Fall dort auf, wo ein Geschäftspartner mehrfach vorkommt, aber tatsächlich mehrfach gebraucht wird:

• Lieferanten mit mehreren Standorten, Filialen oder Niederlassungen, die unter demselben Namen abrechnen
• Ketten und Franchise-Betriebe, bei denen jede Einheit eine eigene Kundennummer führt
• Konzernstrukturen, in denen mehrere Gesellschaften unter einer gemeinsamen Marke auftreten
• Kanzleien, die für ihre Mandanten Stammdaten anlegen und später mit den Buchungsvorschlägen arbeiten müssen

Wer diese Konstellation kennt, kann die Pflege gleich beim Anlegen mitdenken, statt später jeden Beleg einzeln zuzuordnen.

Einmal pflegen, dauerhaft profitieren

Veränderung wird häufig zunächst mit zusätzlichem Aufwand verbunden. In diesem Beispiel war tatsächlich eine Anpassung notwendig – allerdings nur einmal.

Ohne diese Anpassung wäre bei jedem neuen Beleg erneut eine manuelle Auswahl erforderlich gewesen. Die kurze Pflege der Stammdaten kann dagegen wiederkehrende Arbeit reduzieren und gleichzeitig die Grundlage für bessere Treffer in weiteren Anwendungen schaffen.

Je vollständiger und eindeutiger die vorhandenen Informationen sind, desto besser können digitale Funktionen passende Buchungsvorschläge erzeugen und Zusammenhänge erkennen.

Gute Stammdaten sind deshalb keine reine Verwaltungsaufgabe. Sie sind ein wichtiger Bestandteil funktionierender digitaler Prozesse.

Anders zu arbeiten bedeutet somit nicht automatisch mehr Arbeit. Manchmal ist nur eine kurze Veränderung nötig, damit es anschließend dauerhaft einfacher wird.

Du hast so einen Fall vor Dir?

Wenn bei Dir regelmäßig mehrere Treffer im Buchungsvorschlag auftauchen, schreib mir gerne, zum Beispiel über LinkedIn. Häufig steckt dahinter kein Fehler in der Software, sondern eine Information, die dem System schlicht noch fehlt.

Natürlich kannst Du Dich auch direkt an die hmd software AG wenden.