// #FUNCTIONMONDAY

hmd.onlinekontoblatt: Mandanten schauen selbst nach, statt anzurufen

// 26. Oktober 2026 ·6 min Lesezeit ·Kanzlei & Mandant

Malermeisterin sitzt im Büro ihres Malerbetriebs am Schreibtisch vor einem Laptop mit Buchungszeilen, in der Hand ein Beleg, daneben eine Tasse, sie lächelt erkennend

Es gibt sie wirklich: Mandanten, die ihre BWA nicht ungelesen abheften, sondern sich die Zahlen anschauen. Eigentlich sind das die besten Mandanten. Nur entstehen genau dort auch die Fragen. Und die ganz Genauen rufen dann gleich in der Kanzlei an: Was wurde denn genau auf diesem Konto erfasst, und wieso ist das überhaupt so hoch?

Mir hat die Erfahrung gezeigt, da ist dann meist kein einzelner Anruf im Jahr, sondern Monat für Monat ähnliche Fragen und dann auch gleich mehrere Konten. Heute im #FunctionMonday deshalb zwei Mandantenlösungen, die genau an dieser Stelle ansetzen: hmd.onlineauswertungen und hmd.onlinekontoblatt. Einzeln oder zusammen.

Kontoblatt drucken, mailen oder online freischalten?

Die Frage ist alt. Ein Mandant will ein Kontoblatt sehen, um seine Buchungen zu prüfen. Früher hieß das: Kontoblatt drucken, als PDF oder Excel per Mail schicken oder am Telefon Zeile für Zeile vorlesen. Und nächsten Monat das Ganze wieder.

Schon in einem früheren #functionmonday auf LinkedIn hatte ich dazu eine klare Meinung: Wenn ich an den ständigen Mehraufwand denke, würde das ja bedeuten, dass ich jeden Monat das Kontoblatt ausdrucken müsste. Die Alternative ist, das Kontoblatt online bereitzustellen. Also volle Transparenz und Zugriff in Echtzeit, mit der Chance, dass sich Rückfragen erst gar nicht ergeben.

Ein Alltags-Szenario: „Warum ist das Konto so hoch?“

Eine Malermeisterin mit sechs Mitarbeitenden. Sie liest ihre BWA jeden Monat, gründlich. Im September fällt ihr auf: Die Kosten für Werkzeuge und Kleingeräte sind deutlich höher als in den Monaten davor. Also greift sie zum Telefon und ruft in der Kanzlei an.

In der Kanzlei unterbricht die Sachbearbeiterin ihre Arbeit, öffnet die Buchhaltung, sucht das Konto, geht die Buchungen durch und liest sie vor. Am Ende des Gesprächs kommt der Satz, den jede Kanzlei kennt: „Ach ja, genau, stimmt, da hab ich das gekauft.“ Die neuen Farbspritzgeräte für die Baustellen. Alles korrekt erfasst. Gekostet hat es trotzdem zwei Leuten Zeit, und die Sachbearbeiterin muss sich danach wieder in ihre eigentliche Aufgabe hineindenken.

Mit freigeschaltetem hmd.onlinekontoblatt sieht derselbe Moment anders aus: Die Malermeisterin öffnet das Konto selbst, sieht die Buchungen online und live. Weil die Kanzlei den Lieferantennamen im Buchungstext hinterlegt hat, erkennt sie sofort, wer dahintersteht, erinnert sich an den Kauf, und das Thema ist erledigt. Niemand in der Kanzlei wurde unterbrochen.

Was hmd.onlineauswertungen leistet

hmd.onlineauswertungen ist ein Modul von myKanzlei, der cloudbasierten Mandantenlösung der hmd. Laut Herstellerseite erhalten Mandanten damit jederzeit Zugriff auf aktuelle Finanzkennzahlen direkt aus der Finanzbuchhaltung, in Echtzeit und ohne manuelle Bereitstellung durch Kanzlei oder Buchhaltungsbüro (hmd: Auswertungen in der Finanzbuchhaltung).

Dazu gehören nicht nur Saldenlisten und betriebswirtschaftliche Auswertungen, sondern auch offene Posten, Debitoren, Kreditoren und das Zahlungsverhalten, mit flexiblen Zeiträumen. Der Mandant muss also nicht warten, bis die Kanzlei ihm die BWA schickt. Er schaut nach, wann er will.

Die Grundlage dafür ist der gemeinsame Datenbestand: Kanzlei und Mandant arbeiten bei myKanzlei auf denselben Daten, Import und Export entfallen (hmd: myKanzlei). Wie viel das im Alltag ausmacht, steht im Beitrag Buchhaltung in Echtzeit: vom Rückspiegel zur Live-Steuerung.

Was das hmd.onlinekontoblatt zusätzlich bringt

Die BWA sagt dem Mandanten, dass ein Konto hoch ist. Das Kontoblatt sagt ihm, warum. Genau deshalb ist das hmd.onlinekontoblatt für die ganz Genauen der eigentliche Hebel.

Der Mandant sieht seine Kontoblätter online und live, statt monatlicher Ausdrucke oder Excel-Auswertungen. Mit den hmd.onlineauswertungen und vor allem mit dem hmd.onlinekontoblatt bleiben für den Mandanten keine Fragen in dieser Hinsicht mehr offen. Er kann ganz einfach selber nachschauen und sich vergewissern, dass auch alles korrekt erfasst wurde.

Einzeln oder zusammen

Die hmd-Mandantenlösungen sind modular. Man kann natürlich auch nur die hmd.onlineauswertungen haben oder auch nur das hmd.onlinekontoblatt, oder zusammen, und dann hat der Mandant wirklich alle Optionen offen. Ein grober Anhaltspunkt:

Nur hmd.onlineauswertungen: für Mandanten, die vor allem den Überblick wollen. BWA, Saldenliste, offene Posten, jederzeit aktuell.
Nur hmd.onlinekontoblatt: für Mandanten, die ihre Zahlen schon kennen, aber bei einzelnen Konten genau wissen wollen, was dahintersteckt.
Beides zusammen: für die ganz Genauen. Erst sehen, dass ein Konto auffällt, dann selbst nachschauen, woran es liegt.

Die myKanzlei-Module wie hmd.onlineauswertungen schaltet laut Herstellerseite die Kanzlei frei, danach meldet sich der Mandant über das Portal bzw. die Online-Anwendung an (hmd: Mandantenlösungen). Wer die offenen Posten ebenfalls beim Mandanten sehen will, findet das passende Modul im Beitrag hmd.onlineopos: Offene-Posten-Buchhaltung live und transparent. Und wie modular die Mandantenlösungen gedacht sind, zeigt auch hmd.onlinemahnwesen: Unbezahlte Rechnungen mahnen ohne Excel-Liste.

Mein Tipp: Das Kontoblatt muss lesbar sein

Ein Online-Kontoblatt hilft nur, wenn der Mandant versteht, was er sieht. Buchungen ganz ohne Text sind für ihn ein Rätsel, dann ruft er trotzdem an. Deshalb lohnt sich eine einmalige Einrichtung in der Kanzlei: den Kreditorennamen per Textbaustein fest in den Buchungstext legen. Dann erkennt der Mandant im Kontoblatt sofort, wer hinter einer Buchung steht. Oder, wie ich es damals auf LinkedIn geschrieben habe: Buchungen ohne Text nur im Notfall.

Für wen ist das wichtig?

Kanzleien mit Mandanten, die Monat für Monat anrufen: Jede Rückfrage zum Konto ist eine Unterbrechung. Wenn diese Mandanten selbst nachschauen können, bleibt die Kanzlei bei ihrer eigentlichen Arbeit.
Buchhaltungsbüros: Wer monatlich Auswertungen verschickt, spart sich das Bereitstellen, wenn der Mandant ohnehin selbst hineinschauen kann.
Unternehmerinnen und Unternehmer, die ihre Zahlen ernst nehmen: Du musst nicht auf die nächste BWA oder einen Rückruf warten. Du siehst den aktuellen Stand und kannst Dich selbst vergewissern, dass alles korrekt erfasst wurde.
Kanzleien, die schon mit myKanzlei arbeiten: Die Auswertungen liegen auf demselben Datenbestand wie der Rest. Freischalten kannst Du hmd.onlineauswertungen als Kanzlei selbst.

Mein Fazit: Prozess verändern statt Telefon abnehmen

Rückfragen sind ein gutes Zeichen. Der Mandant beschäftigt sich mit seinen Zahlen. Aber jede Rückfrage kostet eine Unterbrechung, und meist ist es ja eh ein „Ach ja, genau, stimmt, da hab ich das gekauft.“ Oder so ähnlich.

Also warum diesen Mandanten nicht einfach die Option geben, dass sie das nutzen können und nicht in der Kanzlei den Arbeitsprozess unterbrechen und in dem Fall „nur Zeit kosten“. Auch das sind Möglichkeiten, wie man Prozesse verändern oder optimieren kann. Mehr Freiheit und mehr Einsicht ganz ohne Bereitstellen und Export und Import. Direkten Zugriff auf die gebuchten Sachverhalte in ECHTZEIT.

Welche Funktion soll ich als Nächstes zeigen?

Wie oft rufen Deine Mandanten wegen einzelner Konten an, und wie beantwortest Du das heute? Schreib mir Deine Erfahrungen und Fragen in die Kommentare auf Instagram oder LinkedIn, daraus entstehen die nächsten #FunctionMonday-Folgen.

Hinweis: Dieser Beitrag beschreibt Funktionen aus der Praxis und ersetzt keine individuelle Beratung. Stand: 25.10.2026. Ich bin Produktmanager bei der hmd software AG, einem Anbieter von Software für Kanzleien und Buchhaltung. hmd.onlineauswertungen und hmd.onlinekontoblatt sind Produkte meines Arbeitgebers. Kein Marketing, nur Praxis.