hmd.onlinemahnwesen: Unbezahlte Rechnungen mahnen ohne Excel-Liste

Die Anforderungen an eine Buchhaltung ändern sich, und zwar gerne mitten im Jahr. Ein Mandat wächst, die Anzahl offener Rechnungen steigt, und plötzlich stellt sich die Frage nach einem Mahnwesen. Genau für diesen Moment sind die hmd-Mandantenlösungen gedacht: Sie sind modular. Jede Funktion ist für sich buchbar, und wenn der Alltag etwas Neues braucht, schaltest Du sie dazu. Heute im #FunctionMonday: hmd.onlinemahnwesen, das Mahnwesen für Deinen Mandanten, direkt auf demselben Datenbestand wie Deine Fibu.

Zwei Wahrheiten für denselben Bestand

Ein Beispiel, so oder ähnlich kennt es jede Kanzlei. Ein Mandant führt neben der Buchhaltung seine eigene Liste der offenen Kundenrechnungen, meist in Excel. Die Liste sagt: Metallbau Kunz GmbH, Rechnung 2026-047, seit 14 Tagen überfällig. Die erste Mahnung geht raus. Drei Tage später der Anruf des Geschäftsführers, nicht unfreundlich, aber verständlich irritiert: Diese Rechnung sei bereits vor drei Wochen bezahlt, das Zahlungseingang liege längst auf dem Bankkonto.

Was war passiert? Die Zahlung war gebucht worden, aber nur in der Fibu. In der Excel-Liste stand sie noch offen, weil dort niemand den Zahlungsstatus nachgeführt hatte. Die Liste war nicht falsch gemeint, sie war nur alt. Und genau das ist das Grundproblem: Es gibt zwei Wahrheiten für denselben Bestand. Die Fibu weiß etwas, die Liste weiß etwas anderes, und wer zuletzt speichert, gewinnt.

Was hmd.onlinemahnwesen anders macht

Das hmd.onlinemahnwesen baut vollständig auf der offenen-Posten-Buchhaltung der hmd.fibu auf. Es rät also nicht, welche Rechnungen noch offen sind, es liest die OPOS. Ein Zahlungseingang, der gebucht wird, verschwindet automatisch aus der Mahngrundlage. Einen zweiten Bestand gibt es schlicht nicht.

Der Mandant arbeitet dabei online über myKanzlei, also über dieselbe digitale Anbindung, über die auch Belege und Rückfragen laufen. Beide Seiten greifen auf einen zentralen Datenbestand zu: Kanzlei und Mandant sehen dieselben offenen Posten. Wer schon mit dem OPOS-Klären im Abschluss arbeitet, kennt diese Basis, das Mahnwesen setzt genau dort an.

Der Mahnlauf: kontrolliert statt automatisch drauflos

Automatisch heißt hier nicht unbeaufsichtigt. Vor jedem Mahnlauf entscheidest Du, was gemahnt wird:

• Bis zu vier Mahnstufen plus Saldenbestätigung, frei kombinierbar pro Personenkonto und Mahnlauf
• Frei wählbare Intervalle zwischen den Stufen, Mindestmahnbetrag je Stufe
• Mahngebühren und Zinssätze pro Stufe, die Zinsen werden taggenau berechnet
• Frei gestaltbare Mahnbriefe: eigene Texte, Kanzlei- oder Firmenlogo, individuelle Bemerkungen direkt während der Erstellung
• Gezielte Selektion vor dem Lauf, etwa nach Zahlungsdatum, Kontenkreisen oder Personenkonten, einzelne OPOS lassen sich abwählen
• Ausschlusskennzeichen in Stammdaten oder OPOS verhindern, dass bestimmte Kunden oder Rechnungen versehentlich gemahnt werden
• Prüfung am Bildschirm vor dem Versand, danach Versand per Druck, PDF oder Mail
• Eine Mahnliste dokumentiert den Status aller versendeten Mahnungen, und ein Mahnlauf lässt sich bei Bedarf zurücksetzen

Der OPOS-Liste zum Jahresabschluss hast Du entnommen, wie viel Zeit saubere Auswertungen aus den offenen Posten holen. Beim Mahnwesen funktioniert dasselbe Prinzip, nur laufend statt einmal im Jahr.

Selbstbucher und Monats-Bucher

Bei Selbstbuchern ist es ohnehin einfach: Bucht der Mandant selbst, etwa in der online-Fibu, sind die OPOS immer aktuell, und das Mahnwesen läuft in Echtzeit. Gar kein Thema.

Interessant ist der zweite Fall: Der Mandant bucht nicht selbst, die Kanzlei bucht, vielleicht einmal im Monat. Reicht da ein Online-Mahnwesen? Ja, denn der Vorteil verschwindet nicht mit der Echtzeit. Entscheidend ist, dass keine zweite Liste entsteht. Früher öffnete der Mandant seine Excel-Tabelle, kontrollierte, hakte ab und arbeitete an einem Bestand, den niemand sonst sah. Jetzt führen beide Seiten denselben Bestand: die OPOS. Der Stand ist so aktuell wie die Buchhaltung, nicht aktueller, aber niemals widersprüchlich.

Für wen sich das besonders lohnt

• Selbstbucher-Mandate: Echtzeit pur, jede gebuchte Zahlung ist sofort aus dem Mahnzugriff raus.
• Kanzleien mit monatlicher Buchführung: derselbe Bestand statt paralleler Listen, ohne dass der Mandant selbst buchen muss.
• Unternehmen und Buchhaltungsservices ohne eigenes Mahnmodul: kein zusätzliches Insellayout kaufen, die Funktion liegt auf den vorhandenen Daten.
• Wer schon hmd.onlineopos nutzt: Das Mahnwesen rundet die Verwaltung der offenen Posten genau dort ab, wo der Überblick schon steht.

Kurz zum rechtlichen Rahmen

Zwei Sätze zum Umfeld, damit die Einordnung stimmt: Verzug tritt ein, wenn der Kunde auf eine Mahnung nach Fälligkeit nicht zahlt; bei Entgeltforderungen gegen Unternehmer kommt er spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug. Verzugszinsen betragen fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei B2B-Forderungen neun Prozentpunkte, nach § 288 BGB. Die Software setzt natürlich keine Fristen, aber sie berechnet die Zinsen taggenau und dokumentiert jeden Schritt nachvollziehbar.

Welche Funktion soll ich als Nächstes zeigen?

Mahnst Du heute noch aus einer Nebenliste, oder läuft das Mahnwesen bei Deinen Mandaten direkt aus den OPOS? Schreib mir Deine Erfahrungen und Fragen in die Kommentare auf Instagram oder LinkedIn, daraus entstehen die nächsten #FunctionMonday-Folgen.

Und wenn Du keinen Montag verpassen willst: Der #FunctionMonday-Newsletter bringt Dir jede Folge direkt ins Postfach, eine E-Mail pro Woche, ca. 2 Minuten Lesezeit.

Quellen

• § 286 BGB, Verzug des Schuldners
• § 288 BGB, Verzugszinsen
• Produktseite Mahnwesen, hmd software AG: https://hmd-software.com/software/rechnungswesen/mahnwesen/