// TOOL · EIGENBELEG
Eigenbeleg erstellen, vollständig beim ersten Mal.
Kassenbon verloren, Parkautomat ohne Quittung, Kauf von privat: Dann brauchst Du einen Eigenbeleg. Dieser Generator prüft beim Ausfüllen, ob alle Angaben drauf sind, warnt vor den typischen Fallen und liefert ein PDF, das digital fertig ist: kein Ausdruck, keine Unterschrift, kein Einscannen. Alles lokal in Deinem Browser.
Pflichtangaben live geprüft Digital fertig, ohne Unterschrift Ohne Anmeldung Keine Datenübertragung
// WISSEN
Eigenbeleg: was gilt, was reicht, was nicht
Wann brauche ich einen Eigenbeleg?
Immer dann, wenn eine betriebliche Ausgabe feststeht, aber kein Fremdbeleg da ist. Die GoBD sind hier eindeutig: Jeder Geschäftsvorfall braucht einen Beleg, und wenn kein Fremdbeleg vorhanden ist, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (BMF-Schreiben vom 28.11.2019, Rz. 61).
Typische Fälle: Parkautomat oder Fahrkartenautomat ohne Quittung, Trinkgeld, verlorener oder verblasster Kassenbon, Kauf von einer Privatperson ohne Quittung.
Was muss auf einen Eigenbeleg?
- eindeutige Belegnummer
- Datum der Ausgabe und Ausstellungsdatum
- Zahlungsempfänger, mit Anschrift wenn bekannt
- Art und Menge der Aufwendung, am besten mit Anlass
- Betrag (brutto) und Zahlungsart
- Grund, warum kein Originalbeleg vorliegt
- Name der Person, die den Beleg erstellt
Grundlage sind die Mindestangaben für Belege aus den GoBD (Rz. 77). Eine Unterschrift gehört nicht dazu, verlangt wird der verantwortliche Aussteller. Der Generator prüft genau diese Liste und lässt das PDF erst zu, wenn alles drin ist.
Gibt es eine Höchstgrenze?
Nein. Weder Abgabenordnung noch GoBD nennen einen Höchstbetrag für Eigenbelege. Was im Netz als Grenze kursiert, ist meist die 250-Euro-Grenze der Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV. Die regelt aber, wann ein Kassenbon als Rechnung für den Vorsteuerabzug genügt, und hat mit Eigenbelegen nichts zu tun.
In der Praxis zählen Glaubwürdigkeit und Häufigkeit. Ein Eigenbeleg für 4 € Parken fällt niemandem auf, eine Serie von Eigenbelegen über hohe Beträge schon.
Eigenbeleg und Vorsteuer
Aus einem Eigenbeleg gibt es keinen Vorsteuerabzug. § 15 Abs. 1 UStG verlangt dafür eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG, und die stellt nur der Verkäufer aus. Der Eigenbeleg wird deshalb mit dem Bruttobetrag gebucht.
Bei 119 € mit 19 % Umsatzsteuer sind das 19 € Vorsteuer, die Du verschenkst. Bei größeren Beträgen lohnt sich deshalb fast immer die Bitte um ein Rechnungsduplikat, das auch die höhere Beweiskraft hat.
Wann ein Eigenbeleg nicht reicht
Bei Bewirtungen in der Gaststätte verlangt die Finanzverwaltung grundsätzlich die Rechnung der Gaststätte (R 4.10 Abs. 8 EStR). Auch bei regelmäßigen Ausgaben beim selben Händler wirkt ein Eigenbeleg schnell wie eine Ausrede, denn dort ist ein Duplikat leicht zu bekommen.
Faustregel: Der Eigenbeleg ist die letzte Stufe. Erst Duplikat anfragen, dann Zahlungsnachweis sichern, dann Eigenbeleg.
So wird er wasserdicht
Zeitnah erstellen, nicht erst beim Jahresabschluss. Bei unbarer Zahlung den Kontoauszug oder die Kartenabrechnung dazulegen, das ist der stärkste Beweis. Den betrieblichen Anlass konkret benennen. Und Eigenbelege in einem eigenen Nummernkreis führen.
Aufbewahrt wird der Eigenbeleg wie jeder Buchungsbeleg acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Wer Belege ohnehin per Digitaler Belegverarbeitung erfasst, legt das PDF einfach dort mit ab.
// FAQ
Kurze Antworten auf häufige Fragen
Was ist ein Eigenbeleg?
Ein Eigenbeleg ist ein Beleg, den Du selbst ausstellst, wenn für eine betriebliche Ausgabe kein Fremdbeleg wie Rechnung oder Quittung vorliegt. Er ersetzt den fehlenden Beleg in der Buchhaltung, denn nach den GoBD braucht jede Buchung einen Beleg. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden (GoBD, Rz. 61).
Bis zu welcher Höhe ist ein Eigenbeleg erlaubt?
Eine gesetzliche Höchstgrenze gibt es nicht, weder in der Abgabenordnung noch in den GoBD. Entscheidend sind Glaubwürdigkeit und Häufigkeit: Ein Eigenbeleg über 4 € Parkgebühr ist unauffällig, viele oder hohe Eigenbelege ziehen bei einer Betriebsprüfung Fragen nach sich. Bei größeren Beträgen lieber ein Rechnungsduplikat beim Verkäufer anfordern.
Was muss auf einen Eigenbeleg?
Belegnummer, Datum der Ausgabe und Ausstellungsdatum, Zahlungsempfänger (mit Anschrift, wenn bekannt), Art und Menge der Aufwendung, Bruttobetrag, Zahlungsart, Grund für den Eigenbeleg und der Name der Person, die ihn erstellt hat. Die GoBD nennen für Belege eine eindeutige Belegnummer, Belegaussteller und -empfänger, Betrag, Belegdatum, eine hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls und den verantwortlichen Aussteller (Rz. 77).
Kann ich aus einem Eigenbeleg die Vorsteuer abziehen?
Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine Rechnung nach §§ 14, 14a UStG voraus (§ 15 Abs. 1 UStG), und ein Eigenbeleg ist keine Rechnung. Der Betrag wird deshalb brutto als Aufwand gebucht. Steckt in der Ausgabe nennenswert Umsatzsteuer, lohnt sich die Bitte um ein Rechnungsduplikat.
Ist die 250-Euro-Grenze eine Grenze für Eigenbelege?
Nein, das wird oft verwechselt. 250 € ist die Grenze für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV: Bis zu diesem Gesamtbetrag reicht eine Rechnung mit vereinfachten Angaben, etwa ein Kassenbon mit Steuersatz, für den Vorsteuerabzug. Mit Eigenbelegen hat diese Grenze nichts zu tun.
Muss ein Eigenbeleg unterschrieben werden?
Nein. Die GoBD verlangen in Rz. 77 den verantwortlichen Aussteller, also einen Namen. Das Wort Unterschrift kommt im ganzen BMF-Schreiben nicht vor, und selbst beim Scannen von Papierbelegen ist laut Rz. 138 keine elektronische Signatur nötig. Wichtig ist, dass erkennbar ist, wer den Beleg wann erstellt hat. Ausdrucken, unterschreiben und wieder einscannen kannst Du Dir sparen.
Reicht ein Eigenbeleg für Bewirtungskosten?
In der Regel nicht. Für Bewirtungen in einer Gaststätte verlangt die Finanzverwaltung grundsätzlich die Rechnung der Gaststätte (R 4.10 Abs. 8 EStR), dazu Anlass und Teilnehmer. Geht der Bewirtungsbeleg verloren, ist ein Duplikat vom Restaurant der bessere Weg. Der Generator weist Dich darauf hin, wenn Deine Beschreibung nach Bewirtung klingt.
Wie lange muss ich einen Eigenbeleg aufbewahren?
Wie jeden anderen Buchungsbeleg: acht Jahre nach § 147 Abs. 3 AO. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Leg den Zahlungsnachweis, etwa den Kontoauszug, direkt mit ab.
Werden meine Eingaben an raffi² rechnet übertragen?
Nein. Formular, Prüfung und PDF laufen vollständig in Deinem Browser, es gibt keinen Server, an den die Daten gehen. Nur wenn Du es ausdrücklich ankreuzt, merkt sich Dein Browser den Aussteller für den nächsten Beleg, auch das bleibt auf Deinem Gerät.
Fachlicher Hinweis: Der Generator ist eine Ausfüllhilfe und ersetzt keine steuerliche Beratung. Ob ein Eigenbeleg im Einzelfall anerkannt wird, entscheidet am Ende das Finanzamt. Im Zweifel klärt das Deine Steuerkanzlei.