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Drittes BMF-Schreiben zur E-Rechnung 2026: Was sich jetzt ändert

// 21. Oktober 2026 ·7 min Lesezeit

Buchhalterin prüft am Schreibtisch eine E-Rechnung mit Validierungsbericht auf dem Bildschirm, daneben das ausgedruckte BMF-Schreiben mit Klebezettel bis 31.12.

Das BMF-Schreiben zur E-Rechnung 2026 ist da: Am 15. Oktober 2026 hat das Bundesfinanzministerium zum dritten Mal nachgelegt, nach 2024 und 2025 jeweils am selben Datum. Für Kanzleien und Buchhaltung zählen vor allem drei Punkte:

Bis 31.12.2026 bleibt eine E-Rechnung nach den alten Schreiben unbeanstandet, auch beim Vorsteuerabzug.
Ein Geschäftsregelfehler ohne Formatfehler macht aus der Datei keine Nicht-E-Rechnung. Relevant wird er nur, wenn er eine Pflichtangabe betrifft.
Ergänzende Dokumente müssen in die E-Rechnung eingebettet sein. Ein Anhang an der Mail reicht nach Lesart von Fachleuten nicht.

Hier erkläre ich Dir, was dahintersteckt, so dass Du es auch ohne Umsatzsteuer-Kommentar im Regal verstehst. Und am Ende gibt es eine kurze Checkliste für die Zeit bis Jahresende.

Erst mal einordnen: Wo stehen wir bei der E-Rechnung?

Kurz zur Erinnerung, laut den FAQ des BMF zur E-Rechnung:

Seit 01.01.2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausnahmen gibt es keine, auch nicht für Kleinunternehmer.
Ab 01.01.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im Geschäft mit anderen inländischen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Bis Ende 2026 dürfen alle noch Papier oder (mit Zustimmung des Empfängers) PDF verschicken.
Ab 01.01.2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle, ausgenommen sind zum Beispiel Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro.
Danach soll ein Meldesystem kommen, über das bestimmte Rechnungsdaten an die Finanzverwaltung gehen. Laut Michael Schrodi, Parlamentarischer Staatssekretär beim Bundesminister der Finanzen, ist der Start nach aktueller Planung am 01.07.2030 vorgesehen, ein freiwilliger Pilot Anfang 2029 (Verband elektronische Rechnung, 22.09.2026). Das ist eine Planung, noch kein Gesetz.

Die Spielregeln dazu stehen nicht nur im Gesetz, sondern vor allem in den BMF-Schreiben. Die sagen, wie die Finanzämter das Gesetz auslegen. Und genau da gibt es jetzt ein Update. Die Grundlagen zu Fristen und Formaten findest Du im Wissensbeitrag zur E-Rechnung.

Was ist das dritte BMF-Schreiben überhaupt?

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2026 (GZ III C 5 - S 7287-a/00019/021/017) ergänzt die beiden Vorgänger vom 15.10.2024 und 15.10.2025. Außerdem ändert es den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE). Das ist das Regelwerk, nach dem die Finanzämter das Umsatzsteuergesetz anwenden. Ein neues Gesetz ist das Schreiben also nicht, sondern eine Konkretisierung, an die sich die Finanzverwaltung bindet.

Kurz übersetzt: die Fachbegriffe

Bevor es ins Detail geht, vier Begriffe, ohne die das Schreiben schwer zu lesen ist:

XRechnung und ZUGFeRD sind die beiden in Deutschland üblichen Formate. Eine XRechnung ist eine reine XML-Datei, also strukturierte Daten ohne schönes Layout. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ein PDF, in dem zusätzlich eine XML-Datei steckt. Steuerlich zählt die XML, das PDF ist nur die Lesehilfe. Warum das so wichtig ist, habe ich in Rechnungsprüfung bei E-Rechnungen: Warum bei ZUGFeRD die XML entscheidet aufgeschrieben.
Business Terms (BT) sind die nummerierten Felder einer E-Rechnung nach der europäischen Norm EN 16931. Stell Dir ein Formular vor, bei dem jedes Kästchen eine feste Nummer hat: BT-1 ist zum Beispiel die Rechnungsnummer.
Validierung ist die automatische Prüfung, ob eine Datei technisch sauber ist. Ein Prüfprogramm schaut, ob das Format stimmt und ob die Angaben logisch zusammenpassen. Was eine automatische Validierung im Rechnungseingang leisten soll, habe ich in E-Rechnungen automatisch validieren beschrieben.
Formatfehler vs. Geschäftsregelfehler: Ein Formatfehler heißt, die Datei passt gar nicht zum Format, die Maschine kann sie nicht richtig lesen. Ein Geschäftsregelfehler heißt, die Datei ist lesbar, aber eine Logikregel ist verletzt, etwa wenn ein Pflichtfeld leer ist oder der Steuerbetrag nicht zum Steuersatz passt (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 6a und 6b).

Die drei wichtigsten Klarstellungen im BMF-Schreiben

1. Übergangsregel: Zeit bis 31.12.2026

Ganz am Ende des Schreibens steht der Satz, der für die Praxis am meisten Druck rausnimmt: Wer bis 31.12.2026 eine E-Rechnung ausstellt, die den Schreiben von 2024 und 2025 entspricht, aber noch nicht den neuen Vorgaben, bekommt keinen Ärger. Das gilt laut BMF ausdrücklich auch für den Vorsteuerabzug beim Empfänger. Das bestätigt auch PwC (16.10.2026). Für Kanzleien heißt das: Die Vorsteuer Deiner Mandanten hängt bis Jahresende nicht an den neuen Details. Die Zeit solltest Du aber nutzen, um Rechnungsvorlagen nachzuziehen.

2. Fehler ist nicht gleich Fehler

Für den Rechnungseingang ist das der wichtigste Punkt. Laut neuem Schreiben (Rn. 22 und 23) gilt: Hat eine Datei nur einen Geschäftsregelfehler, aber keinen Formatfehler, ist sie umsatzsteuerlich trotzdem eine E-Rechnung. Problematisch wird der Fehler nur, wenn er eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betrifft, also etwa Steuerbetrag, Leistungsdatum oder Leistungsbeschreibung. Die strengere technische Sicht, nach der schon jede verletzte Regel dazu führt, dass die Datei keine E-Rechnung mehr ist, ist für die Umsatzsteuer ausdrücklich nicht maßgebend.

Ein Formatfehler bleibt dagegen hart: Dann ist die Datei keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“.

Die Beratungsgesellschaft Baker Tilly empfiehlt trotzdem, technisch fehlerfreie Dateien zu verschicken, um Diskussionen über die Bedeutung einzelner Fehler gar nicht erst aufkommen zu lassen (Baker Tilly, 16.10.2026). Sehe ich genauso.

3. Anhänge müssen eingebettet sein

Klingt nach Wortklauberei, kann aber Folgen haben: Im UStAE ersetzt das BMF an mehreren Stellen das Wort „enthalten“ durch „eingebettet“. Gemeint sind ergänzende Dokumente wie Stundennachweise, Leistungsverzeichnisse oder Verträge. Das BMF ändert dabei nur das Wort. Die Folgerung ziehen Fachleute: Laut Baker Tilly müssen solche Dokumente technisch in der XML-Datei selbst stecken. Ein separater Anhang in der Mail reicht danach nicht, eine nur ans PDF angehängte Datei auch nicht. Ein Link auf eine externe Ablage hat nach bisheriger BMF-Auffassung ohnehin nicht gereicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35).

Hier eine Praxisfalle aus der Digitalen Belegverarbeitung: ZUGFeRD-PDFs nicht mergen. Wer mehrere Rechnungen oder Rechnung plus Anhang mit einem normalen PDF-Tool zu einer Datei zusammenfasst, verliert dabei die eingebettete XML. Und damit die eigentliche Rechnung.

Was sonst noch drinsteht

Feldnummern: Bei Schlussrechnungen nach Abschlagszahlungen dürfen die schon gezahlten Teilbeträge als Summe im Feld BT-113 („Paid amount“) stehen, die Details im Freitextfeld BT-22 („Invoice note“). Alternativ geht ein eingebetteter Anhang, auf den die Rechnung ausdrücklich hinweist. Beides wird bis 30.06.2030 nicht beanstandet (Rn. 3 und 4).
Zuordnungstabelle: Das BMF empfiehlt, die Tabelle von KoSIT und FeRD in der jeweils aktuellen Version zu nutzen (Rn. 8). Sie zeigt, welche Pflichtangabe aus dem Umsatzsteuergesetz in welches Feld gehört. Du findest sie bei KoSIT und beim FeRD.
Kein Bußgeld: Wer trotz Pflicht eine sonstige Rechnung verschickt, begeht laut Rn. 28 keine Ordnungswidrigkeit. Entwarnung ist das nicht: Beim Empfänger bleibt der Vorsteuerabzug grundsätzlich gefährdet, und es drohen Korrekturen und verspätete Zahlungen, weil Kunden die Rechnung zurückweisen (so Baker Tilly).
Abschlagsrechnungen, die Du stellst, bevor für Dich die Ausstellungspflicht gilt, müssen keine E-Rechnung sein, auch wenn Leistung und Zahlung erst danach kommen (Rn. 2).
Leistungsbeschreibung: Leistungsart, Umfang und ggf. Ort müssen im strukturierten Teil so klar stehen, dass man die Besteuerung daraus prüfen kann. Details wie Stundennachweise dürfen in den eingebetteten Anhang (Rn. 10 bis 12).
Bauleistungen und Bruttopreise: Bei Bauleistungen reichen im strukturierten Teil die Gewerke mit Summen (Rn. 14), bei Bruttopreisrechnungen bis 31.12.2027 die Gesamtsummen je Steuersatz (Rn. 19), jeweils mit eingebetteter Anlage.

Alltagsszenario: der rote Warnhinweis am Montagmorgen

Stell Dir vor, Du buchst in der Kanzlei für einen Handwerksbetrieb. Montagmorgen liegt eine XRechnung vom Großhändler im Eingang, und das Prüfprogramm meldet einen „Error“: Das Feld BT-10, die Käuferreferenz, ist leer. Musst Du die Rechnung zurückschicken lassen?

Nach dem neuen Schreiben: erst mal durchatmen. Das ist ein Geschäftsregelfehler, kein Formatfehler. Die Datei bleibt eine E-Rechnung. Die Käuferreferenz ist keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, ein Fehler dort ist laut BMF umsatzsteuerlich unbeachtlich (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35a). Für den Vorsteuerabzug ist er also nicht entscheidend. Anders wäre es, wenn der Steuerbetrag nicht zum Steuersatz passt. Das betrifft eine Pflichtangabe, und dann sollte Dein Mandant eine korrigierte Rechnung anfordern. Gegenüber Behörden gelten übrigens zusätzlich eigene Vorschriften wie die E-Rechnungsverordnung des Bundes, und im Zweifel die strengere Regel (Rn. 25). Dort ist BT-10 die Leitweg-ID und damit alles andere als egal.

Wenn Du so eine Datei selbst einmal aufmachen willst: Mit dem kostenlosen E-Rechnung-Prüfer hier auf raffi² rechnet kannst Du XRechnung und ZUGFeRD lesbar darstellen und nach EN 16931 prüfen.

Checkliste zur E-Rechnung: 3 Dinge bis Jahresende prüfen

Rechnungsvorlagen: Passt die Feldbelegung zur aktuellen Zuordnungstabelle von KoSIT und FeRD? Bis 31.12.2026 hast Du Luft, für ab 2027 ausgestellte E-Rechnungen gelten die neuen Vorgaben.
Fehlerlogik im Rechnungseingang: Legt fest, wie Ihr mit Validierungsmeldungen umgeht. Formatfehler: Rechnung neu anfordern. Geschäftsregelfehler: prüfen, ob eine Pflichtangabe betroffen ist.
Anhänge: Stundennachweise, Leistungsverzeichnisse oder Verträge in die E-Rechnung einbetten, nicht nur an die Mail hängen. Und ZUGFeRD-PDFs nie mergen.

Für wen ist das wichtig?

Steuerkanzleien: Ihr sichert den Vorsteuerabzug Eurer Mandanten. Die Fehlerlogik und die Zuordnungstabelle sind eine gute Grundlage für Mandanten-Checklisten, und die Fragen kommen spätestens im Dezember.
Buchhaltung und Rechnungseingang: Nicht jede rote Meldung im Validator ist ein Grund zum Zurückschicken. Ihr braucht eine klare Linie, welche Fehler Pflichtangaben betreffen.
Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz: Für Euch wird es ab Januar ernst. Prüft Rechnungsvorlagen, Feldbelegung und Anhänge jetzt, nicht im Dezember.
Kleinere Betriebe: Ihr habt bis Ende 2027 Zeit zum Ausstellen, empfangen müsst Ihr aber schon heute. Die Unterscheidung der Fehlerarten hilft Euch beim Prüfen eingehender Rechnungen.

Mein Fazit

Das dritte Schreiben bringt keine Revolution, sondern Ruhe in Detailfragen. Für die Praxis heißt das: Die XML ist und bleibt die Rechnung. Was dazugehört, muss in der XML stecken. Und eine Validierung zeigt Dir Fehler an, sagt aber noch nicht, ob die Rechnung steuerlich wackelt. Genau da wird die Digitale Belegverarbeitung spannend: Die Technik prüft, der Mensch ordnet ein.

Wie geht Ihr in der Kanzlei oder im Unternehmen mit Validierungsfehlern um? Schreib mir gern auf LinkedIn.

Hinweis: Dieser Beitrag erklärt die Verwaltungsauffassung allgemein und ersetzt keine Steuerberatung. Ich bin Produktmanager bei der hmd software AG, einem Anbieter von Software für Kanzleien und Buchhaltung, und schreibe hier aus der Praxis der Digitalen Belegverarbeitung.