Deine Vollmachten sind gültig. Die Bekanntgabeart ist weg.

Erst die Entwarnung

Wenn Du in den letzten Wochen in die Vollmachtsdatenbank geschaut hast und bei Deinen Vollmachten keine Bekanntgabeart mehr gefunden hast: Das ist kein Fehler und kein Datenverlust.

Die Vollmachten selbst sind weiterhin gültig. Was fehlt, ist nur die Angabe, auf welchem Weg Bescheide künftig zugestellt werden sollen. Die wurde zum 1. Juni 2026 zurückgesetzt, weil sich die Rechtslage geändert hat und die Datenbank entsprechend umgestellt wurde.

Betroffen sind Bestandsvollmachten mit postalischer Bekanntgabe, die vor dem 29. April 2026 angelegt wurden. Und genau die brauchen jetzt eine Entscheidung.

Warum das passiert ist

Hintergrund ist der neu gefasste § 122a AO. Er regelt die Bekanntgabe von Verwaltungsakten durch Bereitstellung zum Datenabruf, also den digitalen Bescheid.

Die entscheidende Änderung: Ab dem 1. Januar 2027 ist die elektronische Bekanntgabe der Regelfall. Sie ist dann nicht mehr die Ausnahme, in die man einwilligt, sondern der Standardweg. Wer weiterhin Papier will, muss das beantragen.

Das Jahr 2026 ist dafür das Übergangsjahr. § 122a Abs. 1 Satz 2 AO in der neuen Fassung wird erst auf Verwaltungsakte angewendet, die nach dem 31. Dezember 2026 bekannt gegeben werden. Die Umstellung war ursprünglich früher geplant und wurde um ein Jahr verschoben. Genau deshalb ist jetzt Zeit, sich zu entscheiden, und zwar aktiv.

Was bis Ende September zu tun ist

Für die betroffenen Bestandsvollmachten läuft die Bestätigung bis Ende September 2026. Der Ablauf ist überschaubar, hat aber einen Punkt, an dem viele falsch abbiegen:

1. Die betroffenen Vollmachten in der Vollmachtsdatenbank aufrufen.
2. Die Bekanntgabeart wählen, also elektronisch oder postalisch.
3. Die Vollmacht erneut an die Finanzverwaltung übermitteln.

Der dritte Schritt ist der wichtige. Es wird keine neue Vollmacht erstellt. Die bestehende wird mit der geänderten Angabe noch einmal übermittelt. Wer stattdessen neu anlegt, produziert Doppelungen und Rückfragen, und der Mandant muss unter Umständen erneut unterschreiben, obwohl das gar nicht nötig wäre.

Das gilt in beide Richtungen. Auch wer für seine Mandanten den digitalen Weg will, muss ihn aktiv setzen und erneut übermitteln. Nichtstun ist keine stille Zustimmung, sondern eine Lücke.

Ein praktischer Hinweis: Seit dem 1. Juni ändern viele Kanzleien gleichzeitig ihre Bekanntgabeart. Das führt bei der Finanzverwaltung zu erhöhtem Aufkommen, und die Verarbeitung übermittelter Änderungen kann länger dauern als gewohnt. Wer bis zur letzten Woche wartet, hat keinen Puffer.

Der Punkt, der später weh tut

Eine Sache solltest Du kennen, bevor Du auf elektronisch stellst, und zwar nicht als Warnung, sondern als Planungsgrundlage:

Ein zum Abruf bereitgestellter Bescheid gilt am vierten Tag nach der Bereitstellung als bekannt gegeben. Nicht, wenn ihn jemand abruft. Nicht, wenn ihn jemand liest. Am vierten Tag.

Daran hängt die Einspruchsfrist. Wenn der Abruf in der Kanzlei nicht geregelt ist, verstreicht Zeit, die niemand bemerkt, weil kein Briefumschlag auf dem Tisch liegt, der daran erinnert. Der digitale Weg ist schneller und bequemer, aber er verlangt einen festen Ablauf, wer wann abruft. Wer das jetzt mitdenkt, spart sich die unangenehme Variante im nächsten Frühjahr.

Ein Alltags-Szenario

Eine Kanzlei betreut 240 Mandate. 180 Vollmachten stammen aus der Zeit vor April 2026 und standen auf postalisch. Bei allen 180 ist die Bekanntgabeart seit dem 1. Juni leer.

Wenn im Oktober nichts passiert ist, passiert erst einmal weiter nichts, denn 2026 bleibt alles beim Alten. Auffallen wird es im Januar 2027, wenn die ersten Bescheide nicht mehr im Briefkasten liegen, sondern zum Abruf bereitstehen, und niemand einen Ablauf dafür hat. Dann sind es 180 offene Punkte gleichzeitig, mitten in der Jahresendarbeit.

Wer die 180 dagegen im September abarbeitet, hat drei Monate Vorlauf, um den Abruf einzuspielen und den Mandanten zu erklären, warum ihr Bescheid jetzt anders kommt.

Für wen das jetzt dringend ist

Für jede Kanzlei mit Bestandsvollmachten aus der Zeit vor April 2026. Das dürfte auf die allermeisten zutreffen. Je größer der Bestand, desto früher solltest Du anfangen, denn es ist Fleißarbeit und keine Fachfrage.

Für Kanzleien, die ihre Mandanten ohnehin digitalisieren. Das ist der Anlass, den Du sowieso gebraucht hättest. Wer den Bescheidweg umstellt, kann im selben Aufwasch die übrige Kommunikation mitnehmen. Wie Du Mandanten strukturiert in digitale Abläufe holst, steht in der digitalen Mandantenanbindung und im Mandanten-Onboarding.

Für alle, die Rückfragen an Mandanten organisiert haben wollen: Wenn der Bescheid digital kommt, kommt auch die Rückfrage dazu digital. Wie das an der Buchung selbst funktioniert, zeigt der Infobriefkommentar.

Für hmd-Anwender

Gesetzt wird die Bekanntgabeart in der Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer. Dort landet die Angabe am Ende immer, unabhängig davon, mit welcher Software Du arbeitest.

Wer mit hmd arbeitet, erledigt den Punkt direkt aus der hmd.vollmachtsdatenbank heraus, ohne das Programm zu wechseln. Die einzelnen Schritte stehen in den hmd.news vom 27.08.2026. Und wenn dabei eine Frage offenbleibt: Der hmd.assistent unter dem Fragezeichen im PersonalCockpit beantwortet sie, und eine ganze Reihe anderer gleich mit.

Mein Fazit

Das ist kein spannendes Thema und keine Funktion, über die man sich freut. Es ist Fleißarbeit mit Frist. Aber es ist die Sorte Fleißarbeit, die im Januar 2027 den Unterschied macht zwischen einer Kanzlei, bei der die Bescheide einfach ankommen, und einer, bei der 180 Vollmachten gleichzeitig hochkochen.

Und die Entwarnung vom Anfang gilt weiterhin: Deine Vollmachten sind gültig. Es fehlt nur eine Angabe, und die ist in wenigen Klicks gesetzt.

Häufige Fragen

Sind meine Vollmachten ungültig geworden?

Nein. Die Gültigkeit ist von der Umstellung nicht betroffen. Zurückgesetzt wurde nur die Bekanntgabeart, also die Angabe, auf welchem Weg Bescheide zugestellt werden sollen.

Muss ich eine neue Vollmacht erstellen lassen?

Nein, und das ist der häufigste Fehler. Die bestehende Vollmacht wird mit der gewählten Bekanntgabeart erneut übermittelt. Eine Neuerteilung mit neuer Unterschrift ist dafür nicht nötig.

Was passiert, wenn ich bis Ende September nichts mache?

2026 ändert sich zunächst nichts. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die elektronische Bekanntgabe als Regelfall, weil § 122a Abs. 1 Satz 2 AO dann angewendet wird. Wer Papier will, muss das dann beantragen.

Gilt die Frist auch für Vollmachten, die schon auf elektronisch stehen?

Die Rücksetzung betraf Bestandsvollmachten mit postalischer Bekanntgabe, die vor dem 29. April 2026 angelegt wurden. Ein Blick in den eigenen Bestand lohnt sich trotzdem, denn nur dort siehst Du, bei welchen Vollmachten die Angabe tatsächlich fehlt.

Ab wann gilt ein digitaler Bescheid als zugestellt?

Am vierten Tag nach der Bereitstellung zum Abruf. Das gilt unabhängig davon, ob und wann er tatsächlich abgerufen wird.

Wo finde ich die verbindliche Auskunft?

Bei Deiner Steuerberaterkammer und bei der Bundessteuerberaterkammer. Die Kammern kommunizieren die Umsetzung teilweise unterschiedlich detailliert, im Zweifel ist die Auskunft Deiner Kammer maßgeblich.

Quellen

• Bundessteuerberaterkammer, Vollmachtsdatenbank
• Steuerberaterkammer Hamburg, Neue Vollmachtsdatenbank ab 1. Juni 2026
• Steuerberaterkammer Schleswig-Holstein, Verschiebung der Anwendung des § 122a AO n.F.
• § 122a AO, Bekanntgabe von Verwaltungsakten durch Bereitstellung zum Datenabruf

Für hmd-Anwender zusätzlich: hmd.news vom 27.08.2026 und der hmd.assistent im PersonalCockpit.