Question 1

Ist eine Rechnung als PDF im E-Mail-Anhang eine E-Rechnung?

Accepted Answer

Nein, dafür braucht es ein strukturiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Das ist der häufigste Irrtum überhaupt, und er hält sich hartnäckig, weil er intuitiv einleuchtet: Was per Mail kommt, ist doch elektronisch. Der Gesetzgeber meint aber etwas anderes. Eine E-Rechnung ist seit dem 01.01.2025 eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Entscheidend ist das Wort strukturiert. Ein PDF ist für Menschen gemacht. Eine Software sieht darin Buchstaben an Koordinaten, aber keine Rechnungsnummer, keinen Nettobetrag, keinen Steuersatz. Sie muss raten, und genau das erledigt heute die Belegerkennung mit einer Trefferquote, die eben nicht 100 Prozent ist. Ein strukturiertes Format liefert dieselben Angaben stattdessen als eindeutig benannte Datenfelder. Der Betrag steht nicht irgendwo rechts unten, sondern in einem Feld, das ausdrücklich Gesamtbetrag heißt. Rechnungen, die diese Anforderung nicht erfüllen, heißen seit 2025 sonstige Rechnungen. Dazu gehören Papier, PDF, Bilddateien und auch die Rechnung im Fließtext einer Mail. Sie sind nicht verboten, sie sind nur keine E-Rechnung. Während der Übergangsfristen dürfen sie im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen weiter verwendet werden, danach nicht mehr.

Question 2

Wer muss seit dem 01.01.2025 E-Rechnungen empfangen können?

Accepted Answer

Alle inländischen Unternehmer, auch Kleinunternehmer. Beim Versand gibt es großzügige Übergangsfristen, beim Empfang gibt es keine. Das ist die Asymmetrie, die viele übersehen. Seit dem 01.01.2025 muss jeder inländische Unternehmer in der Lage sein, eine E-Rechnung entgegenzunehmen. Wer das nicht kann, hat kein Recht darauf, eine Papierrechnung zu bekommen. Der Rechnungssteller erfüllt seine Pflicht mit dem Versand der E-Rechnung, unabhängig davon, ob der Empfänger damit umgehen kann. Das gilt ausdrücklich auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Die sind seit dem Jahressteuergesetz 2024 zwar vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit, vom Empfang aber nicht. Ebenso betroffen: Vermieter, die steuerpflichtig vermieten, Ärzte mit steuerpflichtigen Nebenumsätzen, Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. Der Unternehmerbegriff des Umsatzsteuerrechts ist deutlich weiter, als die meisten vermuten. Technisch ist die Hürde niedriger, als der Schreck vermuten lässt. Es genügt ein E-Mail-Postfach, das die Datei annimmt, und die Fähigkeit, sie revisionssicher aufzubewahren. Ein teures System braucht es dafür nicht. Wer die Rechnung zusätzlich lesen und prüfen will, braucht ein Werkzeug dafür, aber das ist eine Frage der Bequemlichkeit, nicht der Pflichterfüllung.

Question 3

Bis wann dürfen Unternehmen im B2B-Geschäft noch Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken?

Accepted Answer

Bis Ende 2026, und bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro sogar bis Ende 2027. Die Staffelung ist der Grund für die meiste Verwirrung. Es gibt nicht einen Stichtag, sondern drei. Für Umsätze, die bis zum 31.12.2026 ausgeführt werden, darf jeder Unternehmer weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen, also Papier oder PDF. Voraussetzung ist die Zustimmung des Empfängers, die auch stillschweigend erfolgen kann. Die zweite Stufe ist eine Erleichterung für kleinere Betriebe. Wer im vorangegangenen Kalenderjahr einen Gesamtumsatz von höchstens 800.000 Euro hatte, darf auch für Umsätze des Jahres 2027 noch sonstige Rechnungen ausstellen. Maßgeblich ist dabei der Umsatz des Vorjahres, für das Jahr 2027 also der Umsatz des Jahres 2026. Wer diese Grenze überschreitet, fällt ein Jahr früher unter die Pflicht. Ab dem 01.01.2028 ist Schluss mit den Ausnahmen. Dann muss jede Rechnung über einen steuerpflichtigen B2B-Umsatz zwischen inländischen Unternehmern als E-Rechnung ausgestellt werden. Unabhängig davon bleiben einige Rechnungen dauerhaft außen vor: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise, Umsätze an Privatpersonen und steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Ein praktischer Hinweis für die Planung: Wer bis zum letzten Tag wartet, stellt gleichzeitig auf ein neues Rechnungsformat und einen neuen Prozess um, meist mitten im Jahresabschluss. Die Betriebe, bei denen es reibungslos lief, haben früh angefangen und die Umstellung über mehrere Monate laufen lassen.

Question 4

Welches dieser Formate erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung nicht?

Accepted Answer

ZUGFeRD im Profil MINIMUM Diese Frage trennt zuverlässig die Laien von den Profis, weil sie eine Ebene tiefer geht als die übliche Formatdiskussion. Es genügt nicht zu wissen, dass ZUGFeRD ein zulässiges Format ist. ZUGFeRD hat gestufte Profile, und nicht jedes davon erfüllt die Norm EN 16931. MINIMUM enthält nur Kopf- und Summendaten: wer stellt die Rechnung, über welchen Betrag, mit welcher Steuer. Keine Positionen. BASIC WL steht für ohne Positionen und enthält ebenfalls keine Rechnungszeilen. Beide Profile wurden ausdrücklich als Buchungshilfe geschaffen, damit Software Zahlungen zuordnen kann. Sie sind keine E-Rechnung. Wer eine ZUGFeRD-Datei im Profil MINIMUM verschickt und meint, damit die Pflicht zu erfüllen, irrt sich. Rechtlich gilt in diesem Fall weiterhin das sichtbare PDF als Rechnung, mit allen Folgen für die Übergangsfristen. Ab dem Profil BASIC aufwärts wird es normkonform: BASIC, EN 16931 (früher COMFORT genannt) und EXTENDED erfüllen die Anforderungen. Ebenso XRechnung, die im öffentlichen Auftragswesen vorgeschrieben ist, und das französische Pendant Factur-X, das technisch mit ZUGFeRD identisch ist. Nicht mehr zulässig sind dagegen die alten ZUGFeRD-Versionen vor 2.0.1, weil sie noch nicht auf der europäischen Norm aufsetzen. In der Praxis heißt das: Formatname allein genügt nicht als Auskunft. Wer von seinem Lieferanten hört, er verschicke ZUGFeRD, sollte nach dem Profil fragen. Wer das nicht selbst prüfen kann, sieht es einer Datei nicht an.

Question 5

Bei einer ZUGFeRD-Rechnung weichen das sichtbare PDF und die eingebetteten Daten voneinander ab. Was gilt?

Accepted Answer

Die strukturierten Daten in der XML. Ein ZUGFeRD-PDF enthält zwei Fassungen derselben Rechnung: das sichtbare Dokument für Menschen und eine eingebettete XML-Datei für Software. Im Normalfall sagen beide dasselbe. Der interessante Fall ist der, in dem sie es nicht tun. Bis 2024 war die Antwort umgekehrt, seit 2025 ist der strukturierte Teil maßgeblich. Bei Abweichungen zwischen Bild und Daten gelten die Daten. Das ist eine kleine Formulierung mit erheblichen Folgen, denn es dreht die Beweislast in der Rechnungsprüfung um. Was ein Mitarbeiter am Bildschirm liest, ist nicht mehr das, worauf es ankommt. Die praktische Gefahr liegt genau in dieser Lücke. Software bucht und zahlt nach der XML, Menschen prüfen und geben frei nach dem PDF. Weichen beide voneinander ab, fällt das niemandem auf: Der Prüfer sieht ein plausibles Dokument, die Software verarbeitet stillschweigend andere Zahlen. Das betrifft nicht nur Beträge, sondern vor allem die Kontoverbindung. Eine im PDF unveränderte Rechnung mit ausgetauschter IBAN in der XML ist ein Angriff, den kein Blick auf das Dokument entdeckt. Für den Rechnungseingang heißt das: Die Prüfung muss auf denselben Daten stattfinden, nach denen später gezahlt wird. Wer weiterhin nur das PDF ansieht, prüft die falsche Fassung. Wer beides vergleicht, findet Abweichungen sofort.

Question 6

Was muss bei einer E-Rechnung aufbewahrt werden?

Accepted Answer

Der strukturierte Teil im Original, unverändert und maschinell auswertbar. Diese Frage bringt auch erfahrene Praktiker ins Straucheln, weil die alte Antwort so lange richtig war. Bei einer Papierrechnung genügte das Papier, bei einem PDF genügte das PDF. Bei einer E-Rechnung genügt das Bild eben nicht mehr. Aufzubewahren ist der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form. Er muss unverändert, vollständig und maschinell auswertbar bleiben. Wer eine XRechnung ausdruckt und den Ausdruck abheftet, hat die Rechnung nicht aufbewahrt, sondern ein Abbild davon. Wer aus einer ZUGFeRD-Datei ein reines Bild-PDF erzeugt und die eingebetteten Daten dabei verliert, ebenso. Das ist kein formaler Spitzfindigkeit, sondern folgt daraus, dass die Daten der rechtlich maßgebliche Teil sind. Die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen als Buchungsbelege wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt. Das gilt für Belege, deren Frist am 01.01.2025 noch nicht abgelaufen war. Andere Aufbewahrungspflichten, etwa aus dem Handelsrecht oder bei laufenden Außenprüfungen, können davon abweichen und länger laufen. Praktisch bedeutet das eine Entscheidung, die viele Betriebe noch vor sich haben: Wo liegt das Original? Im Mailpostfach liegt es unsicher, denn Postfächer werden aufgeräumt, migriert und laufen über. Ein Dokumentenmanagement oder ein Belegarchiv, das die Datei unverändert übernimmt und versioniert ablegt, löst das Problem an der Wurzel. Der Ausdruck fürs Sichtprüfen darf danach gern zusätzlich existieren, nur eben nicht als Ersatz.

Sechs Fragen zur E-Rechnung. Und die Antworten, die keiner erwartet.

Wie gut kennst Du die E-Rechnung wirklich?

Die sechs Fragen, ausführlich beantwortet