Kopierer abschreiben: 7 Jahre, und der Klickvertrag daneben

Das BMF-Schreiben vom 22.02.2022 erfasst Computerhardware und deren Peripheriegeräte. Ein klassischer Kopierer ist kein Peripheriegerät der Datenverarbeitung, sondern ein eigenständiges Vervielfältigungsgerät. Das Ein-Jahres-Wahlrecht gilt für ihn deshalb nicht.

Anders sieht es aus, wenn das Gerät im Kern ein Netzwerkdrucker ist, der auch kopieren kann. Dann greift die Einordnung als Peripheriegerät mit drei Jahren und mit Wahlrecht. Entscheidend ist die überwiegende Funktion, nicht die Bezeichnung auf dem Angebot.

In den meisten Büros steht der Kopierer im Rahmen eines Miet- oder Klickvertrags: eine monatliche Grundgebühr plus ein Betrag je gedruckter Seite. Das ist laufender Aufwand und wird sofort abgezogen. Eine Abschreibung gibt es nicht, weil das Gerät Dir nicht gehört.

Genau deshalb ist die siebenjährige Nutzungsdauer für viele nie relevant geworden. Sie wird es erst, wenn Du das Gerät kaufst oder es Dir über die Vertragsgestaltung wirtschaftlich zuzurechnen ist, etwa bei einem Mietkauf mit Übergang am Ende.

Bei Leasing entscheidet der Vertrag. Führen Grundmietzeit und Kaufoption dazu, dass Du wirtschaftlicher Eigentümer bist, wird aktiviert und über sieben Jahre abgeschrieben. Bei klassischem Operating-Leasing bleibt es beim Aufwand.

Toner, Trommeln und Papier sind Betriebsstoffe und sofort abziehbar, unabhängig vom Betrag und unabhängig davon, ob Du auf Vorrat kaufst. Nur die Erstausstattung, die zum Betrieb des neuen Geräts nötig ist, kann Teil der Anschaffungskosten sein.

Wartungsverträge sind laufender Aufwand. Wird im Zuge einer Wartung eine wesentliche Komponente ersetzt, die das Gerät deutlich verbessert oder seine Nutzungsdauer erheblich verlängert, liegt nachträglicher Herstellungsaufwand vor, der die Bemessungsgrundlage erhöht.