DATEV per MCP an eine KI anbinden: was die Demo nicht löst

Diese Woche habe ich einen Podcast gesehen, in dem DATEV über MCP an Langdock angebunden wurde. Die Bedienung hat mir gefallen, ehrlich gesagt sogar sehr gut. Was dann gezeigt wurde, hat mich trotzdem irritiert, und zwar nicht wegen der Technik.

Vorab die Offenlegung, die hierhin gehört und nicht in die Fußzeile: Ich bin Produktmanager bei der hmd software AG. Ich verdiene mein Geld mit Software, die in Konkurrenz zu dem steht, was ich hier bespreche. Lies das also als die Sicht eines Beteiligten, nicht als neutrales Testurteil. Ich versuche trotzdem, fair zu bleiben, und der Anbieter kann für meinen Einwand am wenigsten.

Was zu sehen war

Der Ablauf im Video, so sachlich wie ich ihn wiedergeben kann:

1. Der Agent prüft das Konto, auf dem die Buchungen ohne Beleg liegen, im Beispiel die 1590.
2. Er prüft, ob nicht doch Belege vorhanden sind oder passende Gegenbuchungen existieren.
3. Er bucht die Vorsteuer aus und rechnet die Summe zusammen.
4. Er erzeugt eine Excel-Liste der betroffenen Buchungen und schreibt dem Mandanten eine Mail, in der steht, wie viel Vorsteuer verloren geht.
5. Die Mail kann direkt aus dem Ablauf verschickt werden.
6. Über einen weiteren Schritt landet die Excel-Datei zusätzlich in OneDrive und im DATEV DMS.
7. Zum Schluss wird der Buchungsstapel festgeschrieben.

Das ist in Summe eine ganze Menge, und der letzte Punkt gehört ausdrücklich gelobt: Die Festschreibung ist der Schritt, der die Unveränderbarkeit der Buchführung sichert, und dass er im Ablauf überhaupt vorkommt, zeigt, dass hier niemand schludrig war. Das sehe ich in vielen Demos nicht.

Warum das beeindruckt

Wer schon einmal versucht hat, so etwas zu bauen, weiß, wie viele kleine Entscheidungen da drinstecken. Der Agent liest Buchungsdaten, wägt ab, rechnet, formuliert und schreibt zurück. Vor zwei Jahren war das nicht möglich, jedenfalls nicht in dieser Geschwindigkeit und nicht ohne Entwicklungsprojekt. Dass MCP diese Anbindung so unaufwändig macht, ändert wirklich etwas.

Und die Bedienung ist wirklich gut. Das ist kein höfliches Zugeständnis, sondern der Grund, warum ich überhaupt so lange darüber nachgedacht habe.

Drei Ablagen, keine davon führend

Und dann kommt der Punkt, an dem ich hängen geblieben bin. Dieselbe Excel-Datei liegt am Ende an drei Stellen: als Anhang beim Mandanten, in OneDrive und im DATEV DMS. Kein Ablageort ist der führende. Keiner weiß vom anderen.

Herzlichen Glückwunsch, könnte man sagen. Aber das eigentliche Problem kommt erst danach: Der Mandant öffnet die Liste, schreibt in Spalte F seine Antworten hinein und schickt sie zurück. Jetzt existiert eine vierte Version, und diese vierte ist die einzige mit den Informationen, die Du brauchst. Sie liegt in Deinem Postfach.

Und dann? Dann sitzt jemand in der Kanzlei und überträgt aus Spalte F zurück in die Buchhaltung. Die Belege, die der Mandant als Anhang mitgeschickt hat, muss derselbe Mensch den Buchungen zuordnen. Genau die Arbeit, die eigentlich verschwinden sollte, ist wieder da. Sie ist nur nach hinten gerutscht, dorthin, wo sie in der Demo nicht mehr vorkommt.

Das ist keine Frage von Ordnungsliebe. Es ist die Frage, welche Datei in einem Jahr noch beantwortet, was Du dem Mandanten mitgeteilt hast und was er geantwortet hat.

Die Datei hätte nie entstehen müssen

Bei der hmd software AG gibt es den Infobrief-Kommentar seit Jahren. Der Gedanke dahinter ist so unspektakulär, dass er leicht zu unterschätzen ist: Du erfasst die Rückfrage direkt an der Buchung. Nicht in einer Liste über Buchungen, sondern an der Buchung selbst.

Früher wurde das gesammelt als PDF ausgegeben und ging mit der Buchhaltung an den Mandanten, davor wurde es gedruckt. Also im Grunde auch ein Weg über eine eigene Datei, nur ohne KI. Seit kurzem geht es anders: Die Kommentare lassen sich direkt aus der Buchhaltung heraus im hmd.netarchiv für den Mandanten bereitstellen. Er antwortet dort und lädt den fehlenden Beleg gleich mit hoch.

Und jetzt der Teil, auf den es ankommt. Die Antwort landet nicht in einem Postfach, sondern an der Buchung. Der Beleg hängt danach ebenfalls an der Buchung. In der Kanzlei setzt jemand einen Filter auf die beantworteten Infobrief-Kommentare und arbeitet sie ab. Kein Suchen, kein Zuordnen, kein Übertragen aus Spalte F.

Die Excel-Datei aus der Demo ist nicht schlecht gemacht. Sie hätte nur nie entstehen müssen. Deshalb ist die erste Frage bei so einem Ablauf für mich nicht „wie erzeuge ich die Frage automatisch”, sondern „wo landet die Antwort”. Wer mit der zweiten Frage anfängt, braucht die Datei gar nicht.

Der Unterschied heißt Prozess, nicht Werkzeug

Zwei Dinge sind mir beim Nachdenken wichtig geworden.

Erstens die Skalierung. Ein Agentenlauf pro Mandant pro Monat ist kein Prozess, sondern eine Serie von Einzelfällen. Ein Prozess ist wiederholbar, delegierbar und prüfbar. Der Agent ist keins davon, solange eine bestimmte Person ihn baut, startet und im Zweifel weiß, was er eigentlich tut. In einer Kanzlei mit vier Mitarbeitenden kann das gutgehen. In einer mit vierzig hast Du dann vierzig Varianten desselben Ablaufs, je nachdem, wer ihn gerade angestoßen hat.

Zweitens die Verfahrensdokumentation. Sobald ein Agent Schritte ausführt, die die Buchführung berühren, also Vorsteuer ausbuchen und Stapel festschreiben, gehört dieser Ablauf beschrieben: Wer löst ihn aus, was darf er selbst entscheiden, welche Fassung der Anweisung lief, wie werden Fehler bemerkt. Die Buchführung muss nachvollziehbar und nachprüfbar sein, das steht in § 146 AO, und die GoBD konkretisieren es für DV-gestützte Systeme.

Das ist kein Vorwurf, dass hier etwas unzulässig wäre. Eine Rückfrageliste an den Mandanten ist kein Buchungsbeleg, und solche Listen gehen seit Jahrzehnten raus. Es geht um den Aufwand: Bei einem Produktfeature liefert der Hersteller die Beschreibung mit und zieht sie bei Änderungen nach. Bei einem selbst gebauten Agenten machst Du das selbst, bei jeder Anpassung erneut. Das sollte man wissen, bevor man es als das schnellere Vorgehen verkauft.

Wo MCP wirklich gewinnt

Damit das nicht als Abrechnung stehen bleibt: Für einige Aufgaben kann ich mir eine direkte Anbindung sehr gut vorstellen, und zwar genau dort, wo niemand jemals ein Feature bauen wird.

„Zeig mir alle Buchungen über 5.000 Euro, bei denen der Lieferant im letzten Quartal noch nicht vorkam.” „Welche Konten haben sich gegenüber dem Vorjahr um mehr als 30 Prozent verändert?” Das sind Fragen, die einmal gestellt werden und danach nie wieder in derselben Form. Dafür ein Formular zu bauen, wäre absurd. Dafür ist eine Anbindung an ein Sprachmodell hervorragend, und ich würde sie sofort nutzen.

Der Unterschied ist die Wiederholung. Für die einmalige Frage ist der Agent das beste Werkzeug, das wir je hatten. Für den monatlich gleichen Ablauf mit dreißig Mandanten ist er das falsche.

Was ich eigentlich meine

Mein Einwand richtet sich nicht gegen Langdock und nicht gegen MCP. Das Werkzeug ist gut, und der Anbieter kann am wenigsten dafür, wofür man es einsetzt.

Was mich stört, ist der unbedingte Wille, mit diesen Lösungen jetzt etwas zu erzwingen, was aus meiner Sicht noch nicht zielführend ist. Da ist eine neue, faszinierende Fähigkeit, und sofort wird nach einer Aufgabe gesucht, an der man sie zeigen kann. Dass die gewählte Aufgabe ein Problem ist, das wir seit Jahrzehnten kennen und für das es längst gebaute Wege gibt, fällt im Applaus nicht auf.

Ich glaube, die Zukunft wird beides zeigen. Es wird Anbindungen geben, die genau richtig sind, und es wird eine Menge Agenten geben, die man wieder abschaltet, weil hinterher jemand aus Spalte F abtippen musste. Die Frage, an der sich das entscheidet, ist erfreulich altmodisch: Läuft es jeden Monat gleich, ohne dass jemand daneben stehen muss?

Wenn Du wissen willst, wie ich das bei KI-Werkzeugen für die Recherche sehe: Steuerrecht recherchieren mit KI. Und was KI in der Belegverarbeitung heute schon leistet, steht in KI-Belegverarbeitung: Was wirklich funktioniert. Den Infobrief-Kommentar im Detail habe ich hier beschrieben: Der Infobriefkommentar geht online. Wie ein Ablauf für Eingangsrechnungen grundsätzlich aussieht, unabhängig vom Hersteller, steht im Rechnungsworkflow.

Quellen

• § 146 AO, Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen
• § 147 AO, Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
• GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019, BStBl I 2019 S. 1269. Das BMF verschiebt die Ablage seiner Schreiben regelmäßig, deshalb hier ohne Deeplink: über die Suche auf bundesfinanzministerium.de nach „GoBD” die jeweils aktuelle Fassung aufrufen.