Digitalisierung ist keine Altersfrage. Stillstand übrigens auch nicht.

Für die einen ist die Vollmachtsdatenbank ein alter Hut. Für andere offenbar noch Zukunftsmusik. Und genau dazwischen steht ein Berufsstand, in dem sich jedes Jahr so vieles verändert.

Manchmal frage ich mich, wo ich eigentlich anfangen soll.

Ich spreche hier regelmäßig über neue Funktionen, digitale Prozesse und gesetzliche Änderungen. Darüber, wie Lösungen sinnvoll eingesetzt werden können und warum bestimmte Arbeitsweisen den Kanzleialltag leichter machen.

Für viele meiner Followerinnen und Follower ist das vermutlich wenig spektakulär.

Vollmachtsdatenbank? Natürlich.

Abruf der Daten für die vorausgefüllte Steuererklärung? Gehört längst zum Alltag.

Digitale Belegverarbeitung? Hoffentlich keine Nachricht mehr wert.

Und dann telefoniere ich mit einer Steuerkanzlei, die noch nicht mit der Vollmachtsdatenbank arbeitet. Oder erfahre, dass die bei der Finanzverwaltung vorhandenen Daten nicht elektronisch abgerufen werden.

Da sitze ich dann und denke:

Wo fangen wir jetzt an?

Was für die einen selbstverständlich ist, kennen andere kaum

Die Vollmachtsdatenbank ist keine experimentelle Neuerung. Steuerliche Berater können damit Vollmachten elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln und – bei entsprechender Berechtigung – auf gespeicherte Steuerdaten und Steuerkontoinformationen zugreifen. Die Vorlage einer Papiervollmacht beim Finanzamt wird dadurch grundsätzlich überflüssig. Eine Überprüfung der Vollmacht bleibt im Einzelfall möglich. Die VDB übermittelt Vollmachtsdaten und ermöglicht die entsprechenden Abrufberechtigungen. Der eigentliche Datenabruf erfolgt über die dafür eingesetzten Verfahren bzw. die Software. ELSTER beschreibt die Möglichkeiten der Vollmachtsdatenbank ausführlich.

Auch die vorausgefüllte Steuererklärung ist kein brandneues Spielzeug. Bei der Finanzverwaltung gespeicherte Informationen können abgerufen, geprüft und anschließend übernommen werden – beispielsweise Lohnsteuerbescheinigungen, Rentenleistungen sowie Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung.

Natürlich müssen diese Daten weiterhin auf Richtigkeit und Vollständigkeit geprüft werden. Aber genau darum geht es: Informationen nicht noch einmal mühsam zusammensuchen und manuell erfassen, wenn sie bereits elektronisch vorliegen. So können Fehler und späterer Korrekturaufwand reduziert werden. Weitere Informationen dazu bietet ELSTER.

Für viele Kanzleien ist das seit Jahren Alltag.

Für andere nicht.

Dabei können wir es uns angesichts knapper personeller Ressourcen eigentlich immer weniger leisten, auf solche Möglichkeiten zu verzichten. Die Anforderungen werden schließlich nicht weniger – die verfügbare Zeit im Team aber auch nicht mehr.

Gerade deshalb sollten Fachkräfte nicht mit Aufgaben beschäftigt sein, die sich längst einfacher, schneller oder digital erledigen lassen. Ihre Zeit wird dort gebraucht, wo Erfahrung, fachliches Wissen und persönlicher Austausch wirklich zählen.

Es geht also nicht darum, welche Kanzlei besonders digital wirkt.

Es geht darum, mit den vorhandenen Ressourcen sinnvoll umzugehen.

Rückstand hat nicht immer etwas mit Unwillen zu tun

Wenn eine Kanzlei bestimmte digitale Möglichkeiten noch nicht nutzt, steckt dahinter nicht automatisch Bequemlichkeit.

Vielleicht fehlte bisher die Zeit, sich gründlich damit zu beschäftigen. Vielleicht ist niemand im Team eindeutig für die Umsetzung verantwortlich. Vielleicht funktioniert das bisherige System irgendwie – jedenfalls noch.

Und manchmal ist die tägliche Arbeitsbelastung so hoch, dass jede Veränderung zunächst wie eine zusätzliche Baustelle wirkt.

Das kann ich verstehen.

Was ich allerdings schwierig finde, ist der Satz:

„Das haben wir schon immer so gemacht.“

Denn während man versucht, am Gewohnten festzuhalten, verändert sich das Umfeld trotzdem. Neue Vorschriften kommen. Prozesse werden digitaler. Mitarbeitende entwickeln andere Erwartungen. Mandantinnen und Mandanten ebenso.

Nicht zu entscheiden, ist deshalb auch eine Entscheidung.

Meistens nur keine besonders gute.

Und dann ruft eine Steuerberaterin an, die über 70 ist

Erst letzte Woche hatte ich ein Telefonat mit einer Steuerberaterin, die bereits über 70 Jahre alt ist.

Sie möchte sich jetzt mit der digitalen Belegverarbeitung beschäftigen.

Nicht irgendwann. Nicht „wenn es ruhiger wird“. Jetzt.

Ich finde das bemerkenswert – nicht, weil eine über 70-Jährige keine digitalen Prozesse verstehen könnte. Sondern weil dieses Gespräch eine der beliebtesten Ausreden entkräftet:

„Dafür bin ich zu alt.“

Nein.

Digitalisierung ist keine Altersfrage.

Sie ist eine Frage der Bereitschaft, den ersten Schritt zu machen.

Diese Steuerberaterin hätte genügend Gründe finden können, nichts mehr zu verändern. Stattdessen hat sie sich entschieden, noch einmal etwas Neues zu lernen und ihre Arbeitsweise weiterzuentwickeln.

Währenddessen gibt es Kanzleien mit deutlich jüngeren Teams, moderner Website und schickem LinkedIn-Auftritt, in denen hinter den Kulissen weiterhin ausgedruckt, abgeheftet und doppelt erfasst wird.

Das passt nicht zusammen.

Schon gar nicht in einem Berufsfeld, in dem sich Gesetze, technische Möglichkeiten und Anforderungen Jahr für Jahr verändern.

Man muss nicht alles auf einmal digitalisieren

Wer bisher kaum digital arbeitet, muss nicht am Montagmorgen sämtliche Abläufe umwerfen.

Das wäre vermutlich sogar der sicherste Weg, um das Team zu überfordern und das Projekt scheitern zu lassen.

Aber man kann anfangen:

1. Einen Prozess auswählen. Nicht gleich die gesamte Kanzlei digitalisieren. Zuerst beispielsweise Vollmachten, Datenabruf oder Belegverarbeitung betrachten.
2. Den aktuellen Ablauf ehrlich dokumentieren. Wer macht was? Wo wird etwas ausgedruckt, übertragen, gesucht oder doppelt erfasst?
3. Eine verantwortliche Person benennen. „Wir müssten mal“ ist keine Zuständigkeit.
4. Im Kleinen testen. Mit wenigen geeigneten Mandaten beginnen, Erfahrungen sammeln und den Ablauf verbessern.
5. Erst dann ausrollen. Ein funktionierender kleiner Prozess ist wertvoller als zehn gleichzeitig gestartete Digitalprojekte.

Und vor allem: Fragen stellen.

Niemand muss sich dafür schämen, eine Funktion noch nicht zu kennen. Problematisch wird es nur, wenn man aus Angst vor einer Frage jahrelang auf eine hilfreiche Lösung verzichtet.

Der beste Zeitpunkt war vielleicht vor fünf Jahren

Der zweitbeste ist heute.

Wer mit Vollmachtsdatenbank, Datenabruf oder digitaler Belegverarbeitung bisher noch nicht arbeitet, ist nicht automatisch eine schlechte Kanzlei.

Aber die Zeit, diese Themen dauerhaft zu ignorieren, ist vorbei.

Die gute Nachricht lautet: Man muss den gesamten Weg nicht heute schaffen. Man muss nur endlich losgehen.

Die über 70-jährige Steuerberaterin aus meinem Telefonat hat damit begonnen.

Was hält Ihre Kanzlei noch auf?

Quellen

• ELSTER: Vollmachtsdatenbank (VDB), abgerufen am 08.11.2026 (MEZ).
• ELSTER: Vorausgefüllte Steuererklärung für Steuerberater und Lohnsteuerhilfevereine, abgerufen am 08.11.2026 (MEZ).

Transparenzhinweis: Ich bin Produktmanager bei der hmd software AG. Dieser Beitrag gibt meine persönliche Sicht wieder und ersetzt keine individuelle steuerliche oder rechtliche Beratung.