Belegscanner abschreiben: 1 Jahr, und das ist hier der Normalfall

Ein Dokumentenscanner mit eigener Bedienung, Netzwerkanschluss und Zielordner funktioniert ohne einen bestimmten Rechner. Damit ist er selbstständig nutzbar und kann als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort abgezogen werden, wenn er höchstens 800 Euro netto kostet.

Bei einem reinen Flachbettscanner am USB-Kabel ist das weniger klar, weil er ohne Rechner nichts tut. In der Praxis wird er trotzdem regelmäßig als eigenes Wirtschaftsgut behandelt, weil er an beliebigen Rechnern einsetzbar ist. Der Monitor ist hier der Gegenfall: Er zeigt ohne Rechner nichts an.

Professionelle Belegscanner kommen häufig mit einer Erfassungs- oder Archivsoftware. Ist sie ohne den Scanner nicht nutzbar und nur mit ihm zusammen lizenziert, ist sie unselbstständiger Bestandteil und wird mitaktiviert.

Handelt es sich dagegen um eine eigenständige Lösung, etwa ein Dokumentenmanagement, das auch andere Quellen verarbeitet, ist sie ein eigenes immaterielles Wirtschaftsgut. Dann gelten für sie eigene Regeln, und geringwertiges Wirtschaftsgut kann sie gar nicht sein.

Steuerlich ist das ersetzende Scannen erlaubt, das Papier darf nach dem Digitalisieren also vernichtet werden. Voraussetzung ist eine dokumentierte Verfahrensdokumentation nach den GoBD, in der beschrieben ist, wer wann wie scannt und wie die Übereinstimmung mit dem Original sichergestellt wird.

Das ist keine Frage der Abschreibung, entscheidet aber darüber, ob die Investition ihren Zweck erreicht. Ein Scanner ohne Verfahrensdokumentation digitalisiert Belege, die Du trotzdem weiter aufbewahren musst.